Von der Zeitbuchung zur belastbaren Nachkalkulation
Wer Leistungen nach Aufwand abrechnet oder Fördermittel beantragt, braucht mehr als eine Stempeluhr: Zeiten müssen einem Projekt, einer Tätigkeit und einem Stundensatz zugeordnet sein.
Hier findest Du die Grundlagen der Projektzeiterfassung – von der Struktur aus Projekt, Aufgabe und Zuordnung über die Nachkalkulation bis zu den Nachweispflichten bei Förderungen und der Forschungsprämie (§ 108c EStG).
Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand in Österreich: Risikoverteilung, rechtliche Einordnung als Werk- oder freier Dienstvertrag nach ABGB, Budgetdeckel und Entscheidungskriterien.
4 Min. LesezeitFortgeschrittenBillable Utilization: Berechnung und Definitionsfallen, realistische Zielwerte je Rolle, Zusammenspiel mit Realization Rate und Deckungsbeitrag, typische Fehlsteuerungen.
3 Min. LesezeitFortgeschrittenZeiterfassung in Agenturen: Projektstruktur, abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten, Kulanz sichtbar machen, Retainer, Auslastung und Arbeitszeitaufzeichnung nach AZG.
4 Min. LesezeitEinsteigerZeiterfassung im Handwerk in Österreich: Aufzeichnungspflicht nach § 26 AZG, Fahrzeiten, Auftraggeberhaftung (LSD-BG), Finanzpolizei, BUAK, Schlechtwetterentschädigung und Nachkalkulation.
5 Min. LesezeitFortgeschrittenZeiterfassung im Ingenieurbüro in Österreich: Leistungsphasen (HOA/LM.VM), Zeithonorar, Stundensatzkalkulation, FFG/Forschungsprämie (§ 108c EStG) und AZG-Konformität.
4 Min. LesezeitExperteStundennachweise in Förderprojekten in Österreich: Anforderungen bei FFG, Horizon Europe und Forschungsprämie (§ 108c EStG), produktive Jahresstunden, Doppelförderungsverbot und Aufbewahrung nach BAO.
4 Min. LesezeitExperteGemeinkostenzuschlag berechnen in Österreich: Abgrenzung von Einzel- und Gemeinkosten, Wahl der Zuschlagsbasis, Kostenstellenrechnung, Verrechnungssatz und Kostenremanenz.
3 Min. LesezeitFortgeschrittenKapazitätsplanung im Projektgeschäft in Österreich: verfügbare Kapazität nach AZG/UrlG ermitteln, Bedarf aus Pipeline und Projekten ableiten, Engpässe je Skill erkennen.
4 Min. LesezeitFortgeschrittenNachkalkulation in Projekten: Datenbasis, Aufbau des Plan-Ist-Vergleichs, typische Abweichungsursachen, Deckungsbeitrag je Stunde und die Rückkopplung in die Vorkalkulation.
4 Min. LesezeitFortgeschrittenProjektbudget überwachen: Fertigstellungsgrad statt Verbrauch, Earned Value als Frühindikator, sinnvolle Schwellenwerte, Eskalationsstufen und die Rolle tagesaktueller Zeitdaten.
3 Min. LesezeitFortgeschrittenStundensatz kalkulieren in Österreich: Dienstgeber-Vollkosten ermitteln, produktive Stunden richtig ansetzen, Gemeinkostenzuschlag und Gewinnaufschlag — mit Rechenbeispiel und typischen Fehlern.
4 Min. LesezeitEinsteigerTätigkeitsnachweis in Österreich: Abgrenzung zur Arbeitszeitaufzeichnung nach AZG, Pflichtangaben, Leistungsbeschreibungen, FFG-Förderungen und Aufbewahrungsfristen (§ 132 BAO, § 212 UGB).
3 Min. LesezeitFortgeschrittenVom Zeiteintrag zur Rechnung: Buchung, Freigabe, Leistungsnachweis, Fakturierung und Export in die Buchhaltung — mit den typischen Bruchstellen und Anforderungen nach österreichischem Recht.
4 Min. LesezeitFortgeschrittenZeiterfassung in Agenturen und Beratungen nach österreichischem Recht: Projektstruktur, abrechenbare Zeiten, Deckungsprüfung, Scheinselbstständigkeit und BAO-konforme Abrechnung.
4 Min. LesezeitEinsteigerZeiterfassung im Handwerk in Österreich: Aufzeichnungspflicht nach § 26 AZG und LSD-BG am Bau, mobile Erfassung ohne Netz, Fahrzeiten, Auftragsbezug für die Nachkalkulation und Kontrollen der Finanzpolizei.
5 Min. LesezeitVom Personalvollkostensatz zum Angebotspreis
EXCELHerunterladenAbrechnungsgrundlage mit Gegenzeichnung
EXCEL · PDFBei der Aufwandsabrechnung werden die tatsächlich geleisteten Stunden zu vereinbarten Sätzen abgerechnet. Das Aufwandsrisiko trägt der Auftraggeber.
Der Auslastungsgrad gibt an, welcher Anteil der verfügbaren Arbeitszeit auf abrechenbare oder produktive Tätigkeiten entfällt. Er ist die zentrale Kennzahl im Projektgeschäft.
Der Deckungsbeitrag ist der Betrag, der nach Abzug der variablen Kosten vom Erlös übrig bleibt und zur Deckung der Fixkosten beiträgt. Im Projektgeschäft wird er meist je Projekt oder je Stunde ermittelt.
Beim Festpreis wird für einen definierten Leistungsumfang ein feststehender Preis (Pauschalpreis) vereinbart. Das Risiko des Mehraufwands trägt der Auftragnehmer, die Chance des Minderaufwands ebenso.
Der Gemeinkostenzuschlag verteilt Kosten, die keinem Projekt direkt zugerechnet werden können, prozentual auf eine Bezugsgröße — meist auf die direkten Personalkosten.
Die Kapazitätsplanung gleicht den Personalbedarf kommender Projekte mit der verfügbaren Arbeitszeit ab, um Engpässe und Leerläufe frühzeitig sichtbar zu machen.
Ein Meilenstein ist ein Ereignis im Projektverlauf mit einem definierten, überprüfbaren Ergebnis. Er hat keine Dauer und dient als Kontroll-, Abnahme- oder Zahlungspunkt.
Die Nachkalkulation vergleicht nach Abschluss eines Projekts die tatsächlich angefallenen Kosten mit der Vorkalkulation. Sie zeigt, ob die kalkulierten Annahmen trugen.
Der Stundensatz ist der Preis einer Arbeitsstunde. Zu unterscheiden sind der interne Kostensatz, der die tatsächlichen Kosten deckt, und der externe Verkaufssatz, der zusätzlich den Gewinn enthält.
Ein Tätigkeitsnachweis dokumentiert, welche Leistungen an welchem Tag in welchem Umfang für einen Auftraggeber erbracht wurden. Er dient als Abrechnungs- und Nachweisgrundlage.
