Abgrenzung zum Stundenzettel
Der Stundenzettel bzw. die Arbeitszeitaufzeichnung dient dem Arbeitszeitrecht (§ 26 AZG): Er belegt gegenüber den zuständigen Behörden (wie dem Arbeitsinspektorat) Beginn, Ende und Ruhepausen der Arbeitszeit. Der Tätigkeitsnachweis dient der Abrechnung: Er belegt gegenüber dem Auftraggeber, was konkret geleistet wurde. Beide speisen sich oft aus denselben Erfassungsdaten, haben aber unterschiedliche Adressaten und unterschiedliche rechtliche Anforderungen.
Pflichtangaben
- Auftraggeber, Projekt- oder Auftragsbezeichnung, Leistungszeitraum
- je Eintrag: Datum, ausführende Person, Dauer, genaue Beschreibung der Tätigkeit
- Summe der Stunden, gegliedert nach Leistungsart oder Stundensatz
- Feld für die Gegenzeichnung bzw. Freigabe durch den Auftraggeber
Die Tätigkeitsbeschreibung entscheidet über die rechtliche und kaufmännische Belastbarkeit. »Projektarbeit« ist nicht aussagekräftig; »Abstimmung Schnittstellenspezifikation mit Fachbereich Logistik« ist für den Auftraggeber und Prüfer nachvollziehbar.
Fördermittel
Bei öffentlich geförderten Vorhaben (z. B. durch die FFG oder die aws) sowie bei der Geltendmachung der Forschungsprämie (§ 108c EStG) steigen die Anforderungen deutlich: Verlangt werden lückenlose, zeitnahe und personenbezogene Aufzeichnungen mit eindeutiger Zuordnung zum geförderten F&E-Projekt. Nachträglich erstellte oder pauschal geschätzte Aufteilungen werden bei Prüfungen durch das Finanzamt oder die Förderstellen regelmäßig aberkannt.
Aufbewahrung
Als Grundlage der Rechnungslegung gilt der Tätigkeitsnachweis als Geschäftspapier beziehungsweise Buchungsbeleg. Gemäß § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) sowie § 212 UGB unterliegt er in Österreich einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren (bei bestimmten Fördermittelprojekten können gesonderte, längere Fristen der Fördergeber gelten).
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