E-Rechnung für Behörden & Unternehmen: EN 16931, Peppol, XRechnung & ZUGFeRD mit PlainStaff

Eine E-Rechnung ist keine PDF per E-Mail, sondern ein strukturierter Datensatz, den die Buchhaltung des Empfängers maschinell einliest. Die gemeinsame Grundlage in Europa ist die Norm EN 16931; die Länder ergänzen sie um eigene Profile und Übertragungswege – Deutschland um XRechnung und ZUGFeRD, Frankreich um Factur-X, weite Teile der EU um Peppol BIS. Genau hier setzt PlainStaff an:

• Fünf Profile, ein Ablauf: EN 16931 (CII und UBL), Peppol BIS, Factur-X, XRechnung und ZUGFeRD entstehen direkt aus deiner Projektabrechnung – als Hybrid-PDF oder als XML-Datei mit lesbarer PDF daneben.
• Automatische Prüfung: Vor dem Erstellen validiert PlainStaff deine Rechnung gegen die offiziellen Prüfregeln des gewählten Profils – samt nationaler Ergänzungen wie den BR-DE-Regeln bei XRechnung – und zeigt fehlende Pflichtangaben direkt an, mit Verknüpfung zu der Stelle, an der du sie ergänzt.
• Länder-Hinweise mit Quelle: Zu jedem Kundenland siehst du, welches Format dort erwartet wird, ob der Versand per E-Mail genügt oder ein Portal vorgeschrieben ist – mit Quelle und Datum der letzten Prüfung.
• Format je Kunde: Jeder Kunde kann sein eigenes Format bekommen – in jedem Tarif unter den Formaten deines Landes, im Gold-Tarif zusätzlich alle übrigen: der belgische Kunde Peppol BIS, der französische Factur-X, der deutsche XRechnung.
• Zahlung und Mahnung: Fälligkeit, Zahlungseingang und Mahnstufe stehen in derselben Liste wie die Rechnung – überfällige Posten sind markiert, die Mahnung entsteht mit Gebühr, Zinsen und neuer Frist direkt daraus.

Vom Erstellen bis zur Zahlung behältst du alles im Blick: Das Rechnungsarchiv führt jede E-Rechnung mit Status, Format, Dokumenten, Zustellnachweis, Fälligkeit und Zahlungsstand – inklusive Mahnungen und Storno über eine automatisch erzeugte Gutschrift.

Ein einziges Rechnungsformat reicht, solange alle Kunden im selben Land sitzen. Sobald du über die Grenze fakturierst, gilt das nicht mehr: In Belgien und den Niederlanden führt der Weg über Peppol, in Frankreich über Factur-X, und XRechnung ist außerhalb Deutschlands bedeutungslos. PlainStaff löst das über ein Firmen-Standardprofil und ein abweichendes Profil je Kunde – beides in jedem Tarif.

Was dein Tarif freischaltet. Ohne Gold bekommst du genau die Formate, die im Land deiner Firma gelten: in Frankreich Factur-X, in Österreich ZUGFeRD und Peppol BIS, in den Niederlanden Peppol BIS, in Deutschland XRechnung und ZUGFeRD. Erst wenn du Kunden in anderen Ländern in deren Format abrechnen willst, brauchst du Gold – dann stehen alle Profile offen.

Länder-Hinweise direkt im Kundenstamm. PlainStaff zeigt dir zum Land deines Kunden, welches Format dort üblich ist, ob es sich um einen öffentlichen Auftraggeber, ein Unternehmen oder eine Privatperson handelt – und nennt zu jeder Empfehlung die Quelle und das Datum der letzten Prüfung. Ein Klick übernimmt das empfohlene Format; automatisch geändert wird nie etwas.

Ehrlich zur Zustellung: PlainStaff erstellt das Dokument und versendet es per E-Mail. Für Geschäftskunden genügt das in den meisten Ländern. Einige Länder schreiben zusätzlich einen bestimmten Übertragungsweg vor – das Peppol-Netzwerk, SdI in Italien, KSeF in Polen, Chorus Pro in Frankreich, die Portale ZRE und OZG-RE für Behördenrechnungen in Deutschland. Diese Wege bedient PlainStaff nicht selbst: Du lädst die fertige Datei im Portal hoch oder reichst sie bei deinem E-Rechnungs-Anbieter ein. Wo das nötig ist, sagt dir der Hinweis im Kundenstamm – bevor du die Rechnung stellst.

Eine Rechnung ist erst erledigt, wenn das Geld da ist. Deshalb hört PlainStaff nicht beim Erstellen auf: Versand, Fälligkeit, Zahlungseingang und Mahnung liegen in derselben Liste wie die Rechnung selbst – ohne Excel-Tabelle daneben.

Versand-Panel statt Blindversand. Nach dem Erstellen öffnet sich der E-Mail-Editor direkt neben der Rechnung: Empfänger sind aus der E-Rechnung-Adresse des Kunden vorbelegt und lassen sich ergänzen, Betreff, Text und Signatur kommen aus einer E-Mail-Vorlage – mit Platzhaltern für Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Kunde, Projekt und Betrag. Je Kunde lässt sich eine Standardvorlage hinterlegen; PDF und XML hängen automatisch an, weitere Anhänge (PDF, JPG, PNG bis 20 MB) zieht man per Drag-and-drop dazu.

Fällig, offen, überfällig. Das Archiv führt zu jeder Rechnung das Fälligkeitsdatum und markiert überfällige Positionen mitsamt der Anzahl der Tage. Zahlt ein Kunde, markierst du die Rechnung als bezahlt – rückgängig machen geht ebenso. Der Zahlungsstatus ist eine eigene Spalte neben dem Versandstatus, und die Filter Offen, Bezahlt, Gemahnt und Überfällig zeigen dir in zwei Klicks, wem du hinterherlaufen musst.

Mahnwesen in drei Stufen. Zahlungserinnerung, 2. und 3. Mahnung entstehen direkt aus der Rechnung heraus: mit Mahngebühr, Verzugszinsen und einer neuen Zahlungsfrist, deren Summe dir vor dem Erstellen angezeigt wird. Die Mahnung wird als PDF auf deinem Briefpapier und in der Sprache des Kunden erzeugt, im Archiv abgelegt und auf Wunsch sofort per E-Mail verschickt. Stufen lassen sich nicht überspringen, und bezahlte oder stornierte Rechnungen lassen sich gar nicht erst mahnen – die neue Frist aus der letzten Mahnung wird ab dann als Fälligkeit geführt.