Clockodo Alternative: PlainStaff im direkten Vergleich

Wer wechseln sollte – und wer bei Clockodo bleiben kann

Die Trennlinie verläuft nicht zwischen guter und schlechter Zeiterfassung. Sie verläuft an der Frage, was passiert, nachdem die Stunde gebucht ist. Bleibt sie eine Zahl in einem Bericht, ist Clockodo ein solides Werkzeug – deutsches Produkt, sauberer Kern, nichts daran ist vorzuwerfen. Soll aus ihr eine Rechnung werden, eine Aussage über freie Kapazitäten oder ein Dokument in der Projektakte, endet der Funktionsumfang, und der Rest verteilt sich auf weitere Programme.

Für Ingenieurbüros, Kanzleien und Agenturen ist genau das der Alltag: Stunden auf Vorgänge buchen, daraus abrechnen – seit 2025 im E-Rechnungsformat – und nebenbei wissen, wer im nächsten Quartal Luft hat. Wer das mit Clockodo löst, betreibt daneben ein Buchhaltungstool, eine Planungstabelle und eine Dateiablage. PlainStaff deckt diese Kette in einem System ab: Arbeitszeit, Projektzeit, Abrechnung und Planung, gehostet in Europa.

Der Preis ist dabei kein Randargument. Die Stufe, in der die Projektzeit beginnt, kostet bei PlainStaff 4,90 € statt 10,00 € – und enthält zusätzlich Schichtplanung, Rechnungsstellung und E-Rechnung. Nachrechnen kannst du das im direkten Preisvergleich weiter unten.

Zwei Fälle sprechen klar gegen einen Wechsel. Wer allein arbeitet, ist mit Clockodo Solo Free für 0 € besser bedient – ein kostenloses Paket haben wir nicht. Und wer Gastro-Schichten, Baustellen-Einsätze oder mobile Kolonnen disponiert, greift besser zu spezialisierten Planern; das ist nicht unser Anspruch. Den breiteren DACH-Überblick findest du im Zeiterfassung Software Vergleich 2026.

Was PlainStaff abdeckt und Clockodo nicht

Die ersten vier Punkte sind kein Feinschliff, sondern eigene Arbeitsprozesse. Clockodo führt sie nicht im Produktumfang – nicht weil das Produkt schlecht wäre, sondern weil es bewusst ein Zeiterfasser ist. Wenn du sie brauchst, brauchst du sonst zusätzliche Software. Der fünfte Punkt ist anders gelagert: Terminals gibt es bei beiden, nur zu sehr unterschiedlichen Bedingungen.

E-Rechnung: XRechnung, ZUGFeRD und Peppol

Seit 2025 müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen im B2B empfangen können, und die Pflicht zum Versand rückt näher. Eine E-Rechnung ist kein PDF per Mail, sondern ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931. PlainStaff erzeugt ihn direkt aus der Projektabrechnung: in Deutschland XRechnung und ZUGFeRD ab Silver, im Gold-Paket zusätzlich Peppol BIS und Factur-X für Kunden im Ausland, jeweils je Kunde wählbar und automatisch gegen die offiziellen Prüfregeln validiert. Das Rechnungsarchiv führt Zahlungsstatus und ein dreistufiges Mahnwesen mit. Details stehen auf der E-Rechnungs-Seite. Clockodo schreibt keine Rechnungen – entsprechend gibt es dort auch kein E-Rechnungsformat.

Kapazitätsplanung statt Bauchgefühl

Zeiterfassung sagt dir, was war. Kapazitätsplanung sagt dir, was geht. PlainStaff legt beides übereinander: Ein zentrales Gantt-Chart zeigt die Auslastung aller Mitarbeiter über alle laufenden Projekte, sodass Engpässe sichtbar werden, bevor die Deadline sie sichtbar macht. Das Kapazitätsmodul liegt im Gold-Paket. Clockodo bietet keine Einsatz- oder Kapazitätsplanung.

Personal- und Projektakte im selben System

Verträge, Zeugnisse, Bescheinigungen: Die digitale Personalakte hält sie mit granularen Zugriffsrechten und Mitarbeiter-Self-Service vor, inklusive 10 GB Ablage je Nutzer bereits ab Bronze. Die digitale Projektakte archiviert Projektdokumente dort, wo sie entstehen – direkt an der Zeitbuchung. Beides fehlt in Clockodo vollständig; Dokumente leben dann im Dateiserver oder in einem separaten DMS.

Abrechnung, die im selben Datensatz bleibt

Aus erfassten Stunden entstehen bei PlainStaff Rechnungen ohne Systemwechsel: dieselben Projekte, dieselben Sätze, dieselben Stammdaten. Wer lieber im Buchhaltungstool abrechnet, kann das weiterhin tun – über mehr als zehn angebundene ERP- und Buchhaltungssysteme, von Lexware Office über sevdesk und easybill bis weclapp. Bei Clockodo ist dieser Umweg nicht optional, sondern der einzige Weg.

Terminal: jedes Tablet, kein Aufpreis

Nicht jeder Mitarbeiter hat ein Smartphone oder einen Arbeitsplatzrechner. Für diese Fälle läuft die PlainStaff-App im Terminalmodus auf einem beliebigen Tablet – ein ausgemustertes Gerät reicht. Die Anmeldung erfolgt über eine vierstellige PIN, teure und störanfällige RFID-Chips oder -Karten braucht es nicht, und Kommen und Gehen sind ein Knopfdruck. Dabei bleibt der volle Funktionsumfang der App erhalten: Urlaub beantragen, Projektzeiten buchen, Zeitkonto einsehen. Entscheidend fürs Budget: Die Terminalnutzung steckt bereits im Bronze-Paket, es gibt keine gesonderte Terminallizenz und keine Pflicht zu proprietärer Hardware. Clockodo deckt denselben Bedarf über die Partner EasySecure und conni ab – also über eine zusätzliche Lösung neben dem Abo, mit eigener Hardware und eigenem Anbieter. Wie das Terminal bei uns aussieht, zeigt die Terminal-Seite; passende Wandhalterungen empfehlen wir auf Anfrage.

DATEV, Lexware Office und Business Central

DATEV: Export statt Datenservice

DATEV ist der Punkt, an dem Vergleichsseiten am häufigsten schummeln. Clockodo bietet ein Add-on „DATEV Lohn & Gehalt“: Lohnarten zuordnen, Export. Laut Support für Stundenlohnempfänger, Zuschläge ausgenommen. Marketing spricht von „direkt übergeben“ – der Supportweg ist ein Export, kein Lohnimportdatenservice. Eine eigene Clockodo-Seite unter /de/integrationen/datev/ gibt es nicht.

PlainStaff exportiert eine Textdatei für die DATEV-Kalendererfassung. Auch das ist kein LIDS, kein LADS und kein Marktplatz-Datenservice. Dein Steuerberater importiert die Datei in LODAS oder Lohn und Gehalt. Wer den zertifizierten Datenservice braucht, ist bei LIDS-Anbietern besser aufgehoben. Die vollständige Einordnung steht auf der DATEV-Seite und in der Hilfe.

Lexware Office und Business Central

Lexware Office (ehemals lexoffice) bindet Clockodo als natives Zwei-Wege-Add-on ein. PlainStaff ist dort ebenfalls nativ vertreten – siehe Lexware-Office-Integration. Bei Dynamics 365 Business Central läuft Clockodo über den Partner dicobis, also nicht nativ. PlainStaff liegt selbst auf Microsoft AppSource und dokumentiert die Business-Central-Anbindung. Weitere Anbindungen sammeln sich unter Erweiterungen und Integrationen.

Von der Projektzeit zur Rechnung

Rechnungen aus erfasster Projektzeit entstehen bei PlainStaff im selben System (Rechnungserstellung). Genau dieser Büro-Alltag fehlt in Clockodo Basic.

Preise im Überblick

Statt zwei getrennter Preislisten stehen hier die vergleichbaren Stufen direkt nebeneinander. Alle Beträge sind Nettopreise pro Nutzer und Monat, ohne Umsatzsteuer und ohne veraltete Listenstände. Clockodo erhebt keine Grundgebühr.

Der ehrliche Vergleich läuft nicht über den Einstiegspreis, sondern über die zweite Stufe. Projektzeit kostet bei beiden Anbietern ein Upgrade: bei Clockodo in Pro für 10 € Listenpreis, bei PlainStaff in Silver für 4,90 €. Für den halben Preis liegen dort zusätzlich Schichtplanung, Rechnungsstellung, E-Rechnung und die REST API. Wer Kapazitätsplanung und GoBD-Compliance braucht, zahlt mit Gold 6,90 € und bleibt auch hier weit unter dem Clockodo-Listenpreis für Pro Plus. Alle Leistungen stehen in der Paketübersicht.