DATEV Zeiterfassung: Arbeitszeiten für die Lohnabrechnung exportieren
Über die DATEV-Lohnabrechnung
Mit der DATEV-Lohnabrechnung erstellst du die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung für deine Mitarbeiter – rechtssicher und immer auf dem aktuellen gesetzlichen Stand. Was DATEV dafür braucht, sind saubere Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Genau die liefert PlainStaff: Am Monatsende erzeugst du eine Datei mit allen abrechnungsrelevanten Buchungen, die in LODAS oder Lohn und Gehalt eingelesen wird. Das Abtippen von Stundenlisten entfällt.
- Arbeitszeiten und Abwesenheiten werden einmal erfasst und einmal übergeben
- Lohnarten und Ausfallschlüssel steuerst du direkt an den Buchungsarten
- Ein Export pro Monat – nachvollziehbar und beliebig wiederholbar
- Die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater bleibt unverändert
DATEV screenshot
DATEV-Export einrichten
Die Einrichtung ist in wenigen Minuten erledigt und erfolgt einmalig:
- Öffne in PlainStaff unter Administration > Integrationen die Einstellungen auf der DATEV-Kachel.
- Trage deine DATEV-Beraternummer ein.
- Trage deine DATEV-Mandantennummer ein.
- Hinterlege an jeder Buchungsart, die abgerechnet werden soll, die passende Lohnart – bei Ausfallzeiten zusätzlich den Ausfallschlüssel. Wie das geht, steht in der Hilfe zu den Buchungsarten.
DATEV Verbindung
Monatlich exportieren und in DATEV importieren
Nach der Einrichtung besteht der Monatsabschluss aus zwei Schritten:
- In der Mitarbeiterübersicht wählst du den Abrechnungsmonat und exportierst die erfassten Arbeitszeiten und Abwesenheiten als DATEV-kompatible Textdatei (*.txt). Der Export steht Administratoren zur Verfügung.
- Die Datei wird in der Kalendererfassung der DATEV-Lohnabrechnung importiert – von dir oder von deinem Steuerberater. Den Ablauf beschreibt die Hilfe zum DATEV-Export Schritt für Schritt.
- In den Export gehen ausschließlich Buchungen von Buchungsarten mit hinterlegter Lohnart oder hinterlegtem Ausfallschlüssel. So bleiben rein interne Zeitarten aus der Lohnabrechnung heraus.
DATEV Benutzung
So läuft die Übergabe an DATEV
Die Verbindung zwischen PlainStaff und DATEV ist ein Dateiexport: Du erzeugst pro Abrechnungsmonat eine Textdatei, die in die Kalendererfassung von LODAS oder Lohn und Gehalt importiert wird. Es gibt keine dauerhafte Online-Kopplung, keine Übertragung im Hintergrund und keine Anmeldung über DATEV SmartLogin.
PlainStaff ist damit kein zertifizierter Datenservice aus dem DATEV-Marktplatz – weder Lohnimportdatenservice (LIDS) noch Lohnauswertungsdatenservice (LADS). Das sagen wir bewusst vorab, damit du die Integration richtig einordnen kannst, bevor du sie einrichtest.
Wann der Dateiexport die richtige Wahl ist
Für Betriebe, deren Lohn einmal im Monat beim Steuerberater läuft, ist der Dateiweg der kürzeste: exportieren, weitergeben, einlesen. Der Stand der Daten ist zum Zeitpunkt des Exports eindeutig festgelegt, jede Datei ist reproduzierbar, und es sind keine zusätzlichen Verträge oder Freischaltungen im DATEV-Marktplatz nötig.
Ein zertifizierter Datenservice ist die bessere Wahl, wenn dein Lohnbüro ausdrücklich darauf besteht, wenn Zeiten und Zuschläge laufend statt monatlich fließen sollen oder wenn in eurem Prozess mehrere Mandanten vollautomatisch versorgt werden müssen. In dem Fall bist du mit einem LIDS-Anbieter besser bedient – auch das gehört zu einer ehrlichen Einschätzung.
GoBD-Audit-Log, Z3-Export und Archivierung
Unabhängig von der Lohnübergabe protokolliert PlainStaff im Gold-Paket alle Änderungen GoBD-konform, stellt Prüfern einen IDEA-konformen Z3-Export bereit und archiviert die Daten zehn Jahre. Welche Funktionen in welchem Paket enthalten sind, zeigt die Übersicht der Pakete; Hosting und Datenschutz sind unter Sind meine Daten sicher? beschrieben.
Wichtig zur Einordnung: Der DATEV-Export bedient die Lohnabrechnung. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach dem Arbeitsschutzgesetz erfüllst du mit der laufenden Erfassung in PlainStaff selbst.
Was neben der Lohnübergabe noch dazugehört
DATEV deckt den Lohn ab. Alles, was im Betrieb daran hängt, bleibt in PlainStaff: Projektzeiten erfassen und auswerten, daraus Rechnungen schreiben sowie Übergaben an Lexware Office – unser Partnerprofil findest du auf lexware.de – und an Dynamics 365 Business Central über Microsoft AppSource.
Du vergleichst gerade mehrere Systeme? Dann helfen dir der Zeiterfassung Software Vergleich 2026 und die Gegenüberstellung PlainStaff als Clockodo Alternative weiter.
Häufig gestellte Fragen zur DATEV-Zeiterfassung
Wie funktioniert der DATEV-Export aus PlainStaff?
PlainStaff erzeugt für den gewählten Monat eine Textdatei mit allen Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Diese Datei wird anschließend in die Kalendererfassung der DATEV-Lohnabrechnung importiert – entweder von dir oder von deinem Steuerberater.
Welche DATEV-Programme werden unterstützt?
DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt. Beide Programme lesen dieselbe Exportdatei über die Kalendererfassung ein.
Welche Daten enthält die Exportdatei?
Je Mitarbeiter die Arbeitszeiten und Abwesenheiten des gewählten Monats, jeweils mit der an der Buchungsart hinterlegten Lohnart beziehungsweise dem Ausfallschlüssel. Dazu kommen die in PlainStaff hinterlegte Berater- und Mandantennummer.
Wie hinterlege ich Lohnarten und Ausfallschlüssel?
An den Buchungsarten in PlainStaff. Welche Schlüssel du verwendest, stimmst du mit deinem Steuerberater ab. Nur Buchungsarten mit einer Lohnart oder einem Ausfallschlüssel landen im Export – Details dazu in der Hilfe zu den Buchungsarten.
Ist das der DATEV-Lohnimportdatenservice (LIDS)?
Nein. Die Übergabe erfolgt als Datei, nicht über einen zertifizierten Datenservice aus dem DATEV-Marktplatz. Wenn dein Lohnbüro einen Datenservice wie LIDS oder LADS voraussetzt, ist ein entsprechend zertifizierter Anbieter die passendere Wahl.
Was ist mit DATEV LODAS Zeiterfassung?
Der Weg ist derselbe: Textdatei aus PlainStaff exportieren und in der Kalendererfassung von LODAS importieren.
Wie sicher ist die Übergabe der Daten an DATEV?
Der Export läuft über eine verschlüsselte Verbindung und endet als Datei bei dir. Es gibt keine automatische Übertragung an DATEV und keine Drittanbieter-Schnittstelle dazwischen – du entscheidest, wann und an wen die Datei geht.
Kann ich den Export vorab ausprobieren?
Ja. Der DATEV-Export steht in der kostenlosen Testphase vollständig zur Verfügung, sodass du einen kompletten Monatsabschluss durchspielen kannst, bevor du dich entscheidest. Den Ablauf beschreibt die Hilfe zum DATEV-Export.
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