Die wichtigsten Fristen
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 26 AZG | 1 Jahr (bzw. mind. 3 Jahre im Hinblick auf kollektivvertragliche Verfalls- und Verjährungsfristen nach § 1486 ABGB) |
| Lohn- und Meldeunterlagen nach § 12 LSD-BG (Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz) | Dauer der Beschäftigung (bei Entsendung/Überlassung für die Dauer der Beschäftigung bzw. Bereithaltung) |
| Lohnkonten und Lohnunterlagen nach § 132 BAO | 7 Jahre |
| Geschäftskorrespondenz, geschäftliche E-Mails nach § 212 UGB | 7 Jahre |
| Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Rechnungen nach § 132 BAO und § 190 UGB | 7 Jahre |
| Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken (Umsatzsteuerliche Vorsteuerberichtigung nach § 18 UStG) | 22 Jahre |
| Pensionsrelevante Personalakten und Nachweise (allgemeine Verjährung nach § 1478 ABGB) | Bis zu 30 Jahre |
Bei mehreren einschlägigen Fristen gilt stets die längste Frist.
Fristbeginn
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte oder die Unterlage entstanden ist — nicht am Tag der Entstehung. Ein Beleg vom März 2026 mit siebenjähriger Frist ist somit bis Ende 2033 aufzubewahren.
Form
Die Aufbewahrung darf elektronisch erfolgen, wenn Lesbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit über die gesamte Dauer sichergestellt sind (§ 132 Abs. 2 BAO). Bei ursprünglich digital eingegangenen Dokumenten muss das Original im Ursprungsformat erhalten bleiben — ein reiner Ausdruck genügt nicht.
Löschen nach Fristablauf
Aus der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht wird nach Fristablauf eine datenschutzrechtliche Löschpflicht gemäß Art. 17 DSGVO: Personenbezogene Daten dürfen nicht länger als erforderlich gespeichert bleiben. Ein Löschkonzept, das Fristen automatisiert überwacht, ist deshalb die notwendige Ergänzung zur ordnungsgemäßen Archivierung.
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