Aufbau
Bewährt hat sich die Systematik der DIN 66398: Für jede Datenart werden ein Startzeitpunkt (etwa das Ende des Dienstverhältnisses), eine Regelfrist und ein Löschverfahren definiert. Gleichartige Datenarten werden zu Löschklassen zusammengefasst, damit die Zahl der Regeln handhabbar bleibt.
Typische Löschklassen im Personalbereich
| Datenart | Orientierung |
|---|---|
| Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber | 6 bis 7 Monate nach Abschluss des Verfahrens (zur Abwehr von Ansprüchen nach GlBG/BEinstG) |
| Arbeitszeitaufzeichnungen (§ 26 AZG) | nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (insb. 7 Jahre nach § 132 BAO) |
| Lohn- und Gehaltsunterlagen | nach Ablauf der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fristen (7 Jahre nach § 132 BAO bzw. ASVG) |
| Verwarnungen und Dokumentationen | nach Zweckfortfall, abhängig vom Einzelfall |
| Zutrittsprotokolle und Logdaten | kurze, festgelegte Frist |
Die konkreten Werte sind rechtlich zu prüfen und in einer Löschregel zu fixieren.
Aufbewahrung geht vor Löschung
Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (beispielsweise die 7-jährige Frist nach § 132 BAO oder Aufzeichnungspflichten nach dem AZG), ist die Löschung nach Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO ausgeschlossen. Die betroffenen Daten sind stattdessen in der Verarbeitung einzuschränken: Sie bleiben verfügbar für den Aufbewahrungszweck, dürfen aber nicht mehr für andere Zwecke genutzt werden.
Umsetzung
Ein Konzept ohne technische Umsetzung ist wertlos. Nötig sind automatisierte Fristläufe, ein dokumentierter Löschlauf mit Protokoll und eine Regelung für Systeme, die keine automatische Löschung beherrschen — dort bleibt nur ein terminierter manueller Prozess mit Nachweis.
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