Betriebsprüfung vorbereiten in Österreich – was die Prüfer sehen wollen

Prüfungen im Personalbereich folgen in Österreich einem klar erkennbaren Muster. Wer die Schwerpunkte der Prüfer kennt, kann die kritischen Punkte vorher klären — und muss sie nicht erst während der Prüfung mühsam rechtfertigen.

Drei Prüfungsarten im Personalbereich

Die Schwerpunkte im Personalbereich

1. Steuerfreie Zuschläge nach § 68 EStG (SEG-Zulagen, SFN-Zuschläge). Der häufigste Befund. Geprüft wird, ob Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen (SEG) sowie Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge (SFN) auf einer kollektivvertraglichen bzw. betrieblichen Rechtsgrundlage beruhen, für tatsächlich erbrachte Leistungen zu begünstigten Zeiten gewährt wurden — und ob die begünstigten Stunden je Dienstnehmer, Tag und Uhrzeit minutengenau belegbar sind.

2. Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 26 AZG. Die Grundlage fast aller Feststellungen. Geprüft wird, ob Beginn, Ende und Ruhepausen der täglichen Arbeitszeit für alle Dienstnehmer lückenlos erfasst und gemäß § 132 BAO sieben Jahre lang aufbewahrt wurden — und ob die Aufzeichnungen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen: unveränderbar, zeitnah erfasst, nachträgliche Korrekturen mit Grund, Zeitpunkt und Bearbeiter nachvollziehbar protokolliert. Pauschale Soll-Zeiten, nachträglich „geglättete“ Stunden oder Zeiterfassungsdaten ohne Änderungshistorie sind der klassische Einstiegspunkt für Schätzungen und Strafverfahren nach dem Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG).

3. Sachbezüge. Wurden Dienstwägen (inkl. CO₂-Emissionswerte und Privatnutzung), Dienstwohnungen, Zinsersparnisse oder Mitarbeiter-Rabatte gemäß der Sachbezugswerteverordnung korrekt bewertet und abgerechnet? Wurden steuerfreie Zuwendungen (z. B. Essensgutscheine nach § 3 Abs. 1 Z 17 EStG) im Rahmen der Freibeträge gewährt?

4. Statusfragen. Sind freie Dienstnehmer (§ 4 Abs. 4 ASVG) oder Werkvertragsnehmer zutreffend eingeordnet, oder liegt ein echtes Dienstverhältnis nach § 4 Abs. 2 ASVG vor? Kritische Indizien für Scheinselbstständigkeit sind persönliche Weisungsgebundenheit, organisatorische Eingliederung in den Betrieb, feste Arbeitszeiten und die Beistellung von Arbeitsmitteln.

5. Geringfügige Beschäftigung (§ 5 Abs. 2 ASVG). Wurde die monatliche Geringfügigkeitsgrenze (jährlich valorisiert) exakt eingehalten? Wurden bei mehreren Dienstverhältnissen die Bezüge beachtet bzw. pauschale Dienstgeberabgaben (DAG) bei Überschreiten der Grenze für mehrere geringfügig Beschäftigte im Betrieb korrekt abgeführt? Liegen vollständige Arbeitszeitaufzeichnungen vor?

6. Reisekosten und Diäten (§ 26 EStG). Wurden Tages- und Nächtigungsgelder nur bei Vorliegen einer echten Dienstreise steuer- und beitragsfrei ausbezahlt? Wurden Taggelder bei gestellten Mahlzeiten entsprechend gekürzt? Sind Reiserouten, Abfahrts- und Ankunftszeiten sowie der Zweck der Reise lückenlos dokumentiert?

7. Geschäftsführerbezüge und Zuwendungen an wesentlich beteiligte Gesellschafter-Geschäftsführer (Kommunalsteuer, DB, DZ und GSVG/ASVG-Zuordnung) — bei GmbHs standardmäßig geprüft.

Vorbereitung: sieben Schritte

1. Testexport. Läuft der Datenexport für alle Prüfungsjahre reibungslos durch — auch für bereits abgelöste Vorsysteme? Sind alle Arbeitszeit- und Entgeltdaten vollständig und digital auswertbar?

2. Systemdokumentation prüfen. Ist die Dokumentation der Lohnverrechnung und Zeiterfassung aktuell? Existieren Versionsstände für alle Prüfungsjahre? Ist die Zuordnung Zeitart → Lohnart transparent und nachvollziehbar dokumentiert?

3. Arbeitszeitaufzeichnungen stichprobenartig prüfen. Sind für einen beliebigen Monat Beginn, Ende und Ruhepausen je Dienstnehmer lückenlos vorhanden? Lässt sich bei nachträglich manuell korrigierten Buchungen lückenlos ausweisen, wer die Änderung wann und aus welchem Grund vorgenommen hat?

4. Zuschlagsnachweise stichprobenartig prüfen. Lässt sich für einen beliebigen Monat und jeden Dienstnehmer exakt nachweisen, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten eine begünstigte SEG- oder SFN-Stunde geleistet wurde?

5. Sachbezugs- und Spesenübersicht erstellen. Prüfung je Dienstnehmer und Monat: Wurden Fahrtenbücher ordnungsgemäß geführt, Essensgutscheine korrekt abgerechnet und Reisekostenabrechnungen belegt?

6. Freie Dienstverträge und Werkverträge überprüfen. Liste aller freien Dienstnehmer und Honorarempfänger samt Verträgen und tatsächlicher Arbeitsrealität erstellen.

7. Lesezugriff für Prüfer einrichten. Bereitstellung eines gesonderten, lesenden Zugriffs auf das Zeiterfassungs- und Lohnsystem, beschränkt auf die prüfungsrelevanten Zeiträume und ohne Bearbeitungsrechte.

Der Ablauf

1. Prüfungsankündigung — schriftlich durch den Prüfdienst für Lohnabgaben und Beiträge (PLB) mit Angabe von Prüfungszeitraum und Umfang.
2. Unterlagenanforderung — Zusammenstellung von Lohnkonten, Arbeitszeitaufzeichnungen, Reisekostenbelegen, Kollektivverträgen und Betriebsvereinbarungen.
3. Prüfungshandlung — Einsichtnahme in die digitalen Daten und Belege, oft teilweise vor Ort im Betrieb oder in der Kanzlei der Steuerberatung.
4. Zwischenfragen — Vorhalte des Prüfers schriftlich beantworten und den Schriftverkehr lückenlos dokumentieren.
5. Schlussbesprechung — Erörterung der vorläufigen Prüfungsergebnisse; hier ist der entscheidende Moment für sachliche Einwände und rechtliche Gegenargumente.
6. Prüfungsbericht und Bescheide — Übermittlung der Niederschrift / des Berichts und anschließende Erlassung der Nachforderungs- bzw. Feststellungsbescheide.

Umgang mit den Prüfern

• Einen zentralen Ansprechpartner im Unternehmen benennen. Die gesamte Kommunikation läuft ausschließlich über diese Person.
• Alles schriftlich dokumentieren. Welche Fragen gestellt, welche Daten übergeben und welche Auskünfte erteilt wurden.
• Keine Mutmaßungen äußern. Offene Sachverhalte nicht schätzen, sondern eine schriftliche Beantwortung nach Prüfung der Unterlagen ankündigen.
• Keine Unterlagen ungefragt vorlegen. Es werden exakt die angeforderten Zeiträume und Belege bereitgestellt.
• Steuerberatung / Arbeitsrechtsexperten frühzeitig hinzuziehen, spätestens zur Vorbereitung der Schlussbesprechung.

Nach der Prüfung

Gegen den Prüfungsbericht selbst kann keine Beschwerde erhoben werden — er stellt ein reines Gutachten bzw. Beweismittel dar. Rechtswirksam anfechtbar sind die daraufhin erlassenen Bescheide des Finanzamts (Beschwerde an das Bundesfinanzgericht) und der ÖGK (Einspruch bzw. Beschwerde an das Bundesverwaltungsgericht), in der Regel innerhalb einer Frist von einem Monat.

Wichtiger als nachträgliche Rechtsstreitigkeiten ist das systematische Abstellen von Fehlerquellen: Jede Beanstandung offenbart einen Optimierungsbedarf im Zeiterfassungs- oder Abrechnungsprozess. Wer hier digital nachschärft, geht künftigen Prüfungen gelassen entgegen.

Vorbereitung zum Abhaken

Quellen und Rechtsgrundlagen

Gesetze und Verordnungen

• § 26 AZG (Arbeitszeitgesetz) — Gesetzliche Verpflichtung zur Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen
• § 68 EStG (Einkommensteuergesetz) — Steuerfreiheit von Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen sowie Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschlägen
• § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) — 7-jährige Aufbewahrungspflicht für Bücher, Aufzeichnungen und Belege
• § 60 ASVG (Allgemeines Sozialversicherungsgesetz) — Einbehalt und Verfall des Dienstnehmeranteils zur Sozialversicherung
• § 5 Abs. 2 ASVG — Geringfügigkeitsgrenze und abgabenrechtliche Bestimmungen
• Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG) — Bereithaltung von Lohn- und Arbeitszeitunterlagen sowie Strafbestimmungen bei Unterentlohnung

Weitere Quellen

• Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK) — Gemeinsame Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben (PLB) — Prüfpraxis des Prüfdienstes Lohnabgaben und Beiträge, Prüfungsablauf und Mitwirkungspflichten
• Bundesministerium für Finanzen (BMF) — Lohnsteuerrichtlinien (LStR) — Auslegungsgrundsätze zu Sachbezügen, Reisekosten und steuerfreien Zulagen nach § 68 EStG

Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.