Im Personalbereich treffen Fristen aus vier Rechtsgebieten aufeinander: Arbeitszeitrecht, Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Unternehmensrecht. Sie laufen unterschiedlich lang und beginnen zu unterschiedlichen Zeitpunkten.
Die Fristen im Überblick
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Arbeitszeitaufzeichnungen nach AZG | mind. 1 Jahr (bzw. laufende Kontrolle) | § 26 AZG, § 28 AZG |
| Lohnkonten, Belege für Lohnabgaben und Lohnunterlagen | 7 Jahre | § 132 BAO, § 76 EStG |
| Geschäftskorrespondenz, Buchungsbelege, Rechnungen | 7 Jahre | § 132 BAO, § 212 UGB |
| Beitrags- und Meldeunterlagen Sozialversicherung | 7 Jahre (bzw. bis zur GPLA-Prüfung) | § 132 BAO, § 34 ASVG |
| Gleichbehandlungsrelevante Bewerbungsunterlagen | 6 Monate nach Ablehnung | §§ 15, 26 GlBG |
| Unterlagen mit Bezug zu Grundstücken/Liegenschaften | 22 Jahre | § 18 Abs. 10 UStG |
| Unterlagen zur betrieblichen Pensionszusage / Altersversorgung | bis 30 Jahre nach Anspruchsentstehung / Beendigung | § 1489 ABGB |
Fristbeginn
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem
- die letzte Eintragung gemacht wurde,
- der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde,
- oder der Buchungs- bzw. Lohnbeleg entstanden ist.
Ein Beleg vom März 2026 mit siebenjähriger Frist ist damit bis zum 31. Dezember 2033 aufzubewahren.
Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für ein anhängiges abgabenbehördliches Verfahren (z. B. eine laufende Gemeinsame Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben – GPLA) oder für ein gerichtliches Verfahren von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO). Eine laufende Betriebsprüfung hemmt den Fristablauf entsprechend.
Unterlagen ohne gesetzliche Frist
Für einen großen Teil der Personalakte gibt es keine ausdrückliche starre Aufbewahrungsvorschrift. Hier bestimmt der Zweck die Dauer — und der Datenschutz die Obergrenze:
| Unterlage | Orientierung |
|---|---|
| Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber | 6 Monate nach Absageschreiben (Frist zur Geltendmachung von Diskriminierungsansprüchen nach dem GlBG) |
| Dienstvertrag, Dienstzettel und Nachträge | Bis zum Ablauf möglicher arbeitsrechtlicher Verjährungsfristen (3 Jahre nach Beendigung für arbeitsrechtliche Ansprüche nach § 1486 ABGB; 30 Jahre bei Streitigkeiten über den Rechtsgrund nach § 1489 ABGB) |
| Ermahnungen und Dienstnehmernotizen | Nach Wegfall des Anlasses, abhängig vom Einzelfall |
| Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen | Solange für laufende Leistungs- oder Bonuskriterien erforderlich |
| Zugangs- und Änderungsprotokolle (Systemaudits) | Kurze, fest definierte Frist nach dem internen Löschkonzept |
Elektronische Aufbewahrung
Die elektronische Archivierung von Personal- und Abrechnungsdaten ist nach § 132 Abs. 2 BAO zulässig, wenn über die gesamte Dauer sichergestellt ist:
- Lesbarkeit — auch nach einem System- oder Formatwechsel,
- Vollständigkeit — keine fehlenden Belege, keine Lücken in Abrechnungs- oder Nummernkreisen,
- Unveränderbarkeit — Änderungen dürfen nur nachvollziehbar protokolliert und der Ursprungswert muss erhalten bleiben,
- inhaltsgleiche und vollständige Wiedergabe bei behördlichen Prüfungen (z. B. durch die Finanzverwaltung oder das Arbeitsinspektorat).
Ein digital eingegangenes Dokument muss im Ursprungsformat erhalten bleiben. Bei einer E-Rechnung oder elektronischen Meldung ist das der strukturierte Datensatz (z. B. ebInterface, XML) — ein nachträglich erzeugtes PDF genügt allein den steuerlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung nicht.
Für das Einscannen und die digitale Transformation von Papierbelegen ist ein dokumentiertes Verfahren erforderlich, das die Übereinstimmung mit dem Original und die Revisionssicherheit belegt.
Von der Aufbewahrung zur Löschung
Nach Fristablauf kehrt sich die Pflicht um. Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt, personenbezogene Daten von Dienstnehmern nur so lange zu speichern, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, erforderlich ist.
Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht (etwa nach BAO oder ASVG) besteht, ist ein Löschungsanspruch des Dienstnehmers nach Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO ausgeschlossen. Nach Wegfall des Primärzwecks (z. B. nach Beendigung des Dienstverhältnisses während laufender 7-Jahres-Frist) sind die Daten in der Verarbeitung einzuschränken: Sie dürfen nur noch für den steuerlichen Prüfungs- und Aufbewahrungszweck vorgehalten werden und müssen für den operativen Zugriff im HR-System gesperrt sein.
Praktische Umsetzung
Ein strukturiertes Löschkonzept definiert je Datenkategorie (Arbeitszeitaufzeichnungen, Lohnkonten, Bewerberdaten) einen Startzeitpunkt, eine Regelfrist und ein Löschverfahren. Gleichartige Datenarten werden zu Löschklassen zusammengefasst, damit das Berechtigungswesen und die Fristenüberwachung transparent bleiben.
Entscheidend ist die technische Umsetzung in der HR- und Zeiterfassungssoftware: automatisierte Fristenläufe, dokumentierte Löschprotokolle und klare Rollenrechte. Ein theoretisches Konzept ohne softwaregestützte Durchsetzung hält einer Überprüfung durch die Datenschutzbehörde (DSB) oder die Finanzbehörden nicht stand.
Quellen und Rechtsgrundlagen
Gesetze und Verordnungen
- § 26 AZG — Aufzeichnungspflicht des Dienstgebers über die geleisteten Arbeitsstunden; Ruhepausen nach Abs. 5, Erleichterungen bei fixer Arbeitszeiteinteilung (Abs. 5a) und bei selbstbestimmter Arbeitszeit bzw. überwiegender Arbeit in der Wohnung (Abs. 3: nur Dauer der Tagesarbeitszeit)
- § 132 BAO — Aufbewahrungspflichten für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere (7-jährige Aufbewahrungsfrist)
- § 212 UGB — Unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftspapiere und Rechnungslegungsunterlagen
- § 76 EStG — Pflicht zur Führung von Lohnkonten und Aufbewahrung von Lohnunterlagen
- § 34 ASVG — Auskunfts- und Meldepflichten der Dienstgeber gegenüber den Sozialversicherungsträgern
- § 15 GlBG & § 26 GlBG — Fristen zur Geltendmachung von Ersatzansprüchen abgelehnter Bewerber (6 Monate)
- § 1486 ABGB & § 1489 ABGB — Dreijährige bzw. 30-jährige zivilrechtliche Verjährungsfristen für Entgelt- und Schadenersatzansprüche
- DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679) — Grundsätze der Speicherdauerbegrenzung, Recht auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung
Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
Häufige Fragen
- Autor
- PlainStaff Redaktion
- Fachredaktion Personalwesen
- Aktualisiert am