Der entscheidende Unterschied
Maßgeblich ist die maschinelle Verarbeitbarkeit. Eine per E-Mail versandte Standard-PDF-Rechnung ist zwar eine elektronisch übermittelte, aber keine strukturierte elektronische Rechnung im engeren Sinn. Sie gilt im Grunde lediglich als digitales Rechnungsdokument.
Eine echte E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, semantisch definierten XML-Format (beispielsweise nach der europäischen Norm EN 16931). Ob zusätzlich eine menschenlesbare Darstellung mitgeliefert wird (wie bei hybriden Formaten), ist eine Frage des konkreten Formats, nicht der Rechtsqualität des Datensatzes.
Formate in Österreich und Europa
In Österreich und dem europäischen Raum kommen vor allem folgende Standards zum Einsatz:
- ebInterface: Der österreichische XML-Standard für elektronische Rechnungen, der speziell für die Anforderungen der heimischen Wirtschaft und Verwaltung entwickelt wurde.
- PEPPOL (UBL): Der europaweite Standard für die grenzüberschreitende Übermittlung von E-Rechnungen und Beschaffungsdokumenten.
- ZUGFeRD / Factur-X: Ein hybrides Format (PDF/A-3 mit eingebettetem XML), das vor allem im DACH-Raum verbreitet ist.
- XRechnung: Der deutsche XML-Standard, der ebenfalls die europäische Norm EN 16931 erfüllt.
Empfang und Ausstellung: B2G und B2B
Im Bereich Business-to-Government (B2G) ist die E-Rechnung in Österreich bereits seit Jahren gesetzlich verpflichtend: Rechnungen an Bund und Bundesdienststellen müssen zwingend in strukturierter elektronischer Form (über das Unternehmensserviceportal USP mittels ebInterface oder über PEPPOL) eingebracht werden.
Im Business-to-Business (B2B)-Bereich ist die Verwendung elektronischer Rechnungen zulässig, sofern die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind (§ 11 Abs. 2 UStG 1994). Die Zustimmung des Empfängers ist erforderlich. Im Zuge der europäischen Harmonisierung (u. a. Initiative „ViDA – VAT in the Digital Age“) gewinnt die strukturierte E-Rechnung auch im innerösterreichischen und grenzüberschreitenden B2B-Handel massiv an Bedeutung.
Aufbewahrung nach österreichischem Steuerrecht
Gemäß § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) müssen Rechnungsbelege, Bücher und Aufzeichnungen 7 Jahre lang aufbewahrt werden (die Frist läuft vom Ende des Kalenderjahres an, für das die Veranlagung vorgenommen wird).
Bei E-Rechnungen gilt:
- Aufzubewahren ist der strukturierte Originaldatensatz selbst (die XML-Datei bzw. die vollständige Hybrid-Datei), nicht bloß ein Bildschirmausdruck oder eine nachträglich generierte visuelle PDF-Darstellung.
- Eine Archivierung, die aus dem strukturierten Datensatz lediglich ein PDF erzeugt und nur dieses ablegt, erfüllt die steuerlichen Vorgaben der BAO nicht.
- Die Revisionssicherheit, Lesbarkeit und Unveränderbarkeit müssen über die gesamte 7-jährige Aufbewahrungsfrist hinweg lückenlos gewährleistet sein.
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