Was verlangt wird
§ 131 Abs. 1 Z 5 der Bundesabgabenordnung (BAO) formuliert es eindeutig: Eine Eintragung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch die Rechtsprechung und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung übertragen diesen Grundsatz auf alle aufzeichnungspflichtigen Daten (inklusive der Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 26 AZG) sowie auf die vorgelagerten Systeme.
Nicht Änderungsverbot, sondern Nachvollziehbarkeit
Die abgaben- und arbeitsrechtliche Anforderung verbietet Korrekturen keineswegs. Sie verlangt jedoch, dass jede Korrektur den ursprünglichen Wert erhält und Zeitpunkt, Urheber sowie Grund nachvollziehbar festhält. Eine Zeiterfassung, die Korrekturen als lückenlosen Änderungssatz (Audit-Trail) führt und den Ursprungswert bewahrt, erfüllt diese Vorgabe lückenlos.
Warum Tabellen daran scheitern
Eine Excel-Tabelle lässt sich jederzeit rückwirkend ändern, ohne dass die vorgenommenen Manipulationen sichtbar bleiben. Zwar könnte theoretisch durch aufwendigen Schreibschutz, restriktive Zugriffskontrollen und eine akribische Verfahrensdokumentation ein gewisses Kontrollniveau angestrebt werden, doch ist der organisatorische Aufwand unverhältnismäßig hoch und im Streitfall vor der Finanzverwaltung oder dem Arbeits- und Sozialgericht kaum belegbar. Die Finanzbehörden sowie das Arbeitsinspektorat stufen unprotokollierte Tabellenkalkulationen daher regelmäßig als formell mangelhaft und nicht manipulationssicher ein.
Umsetzung
Praktisch erforderlich sind: eine eindeutige Benutzerauthentifizierung je erfassender Person, ein revisionssicheres Änderungsprotokoll ohne nachträgliche Lösch- oder Editierfunktion, ein technischer Schutz gegen direkte Datenbankmanipulation sowie eine Festschreibung (Monatsabschluss), ab der Daten nur noch über dokumentierte Korrekturworkflows änderbar sind.
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