Die drei Formen des Datenzugriffs
Unmittelbarer Zugriff (Online-Zugriff): Die Prüferin oder der Prüfer der Abgabenbehörde (Finanzamt bzw. Prüfdienst für Lohnabgaben und Beiträge – PLB) arbeitet lesend im IT-System des Unternehmens. Sie dürfen Daten auswerten, durchsuchen und filtern, jedoch keine Änderungen vornehmen. Erforderlich ist ein dediziertes Benutzerkonto mit ausschließlich lesenden Zugriffsrechten, das auf abgabenrelevante Bereiche beschränkt ist.
Mittelbarer Zugriff: Das Unternehmen wertet die Daten nach den konkreten Vorgaben der Prüferin oder des Prüfers aus und stellt die Ergebnisse zur Verfügung. Die Abfragen und Auswertungen führt eine betriebsinterne Person mit entsprechender Systemkenntnis durch.
Datenträgerüberlassung: Die abgabenrechtlich relevanten Daten werden in einem maschinell lesbaren und auswertbaren Format exportiert und der Prüforganisation auf einem Datenträger übergeben oder über gesicherte Schnittstellen bereitgestellt.
Die Wahl der geeigneten Zugriffsform liegt im Ermessen der Finanzbehörde; die Formen können im Zuge der Prüfung auch kombiniert werden.
Umfang
Betroffen sind alle abgabenrechtlich relevanten Daten einschließlich der vorgelagerten Systeme (Vorsysteme). Arbeitszeitaufzeichnungen gehören nach österreichischem Recht (§ 26 AZG iVm § 132 BAO) zwingend dazu, soweit aus ihnen Lohnbestandteile abgeleitet werden — insbesondere bei steuerfreien SEG-Zulagen (Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen) sowie Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschlägen nach § 68 EStG, deren steuerliche Begünstigung an den lückenlosen Einzelstundennachweis geknüpft ist.
Vorbereitung
Die Exportfähigkeit und Auswertbarkeit der Daten ist vor der Betriebsprüfung zu testen, nicht erst bei Beginn der Außenprüfung. Zu überprüfen sind: Vollständigkeit aller abrechnungsrelevanten Felder, korrekte Verknüpfung von Personalstamm- und Buchungsdaten, fehlerfreie Lesbarkeit der Exportdateien sowie der lückenlose Zugriff auf historische Daten aus bereits abgelösten Vorsystemen innerhalb der 7-jährigen Aufbewahrungsfrist (§ 132 BAO).
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