Inhalt
Aufzuzeichnen sind unter anderem die persönlichen Daten des Dienstnehmers (Name, Versicherungsnummer, Wohnsitz), der Beginn und das Ende des Dienstverhältnisses, alle gezahlten Bezüge getrennt nach laufenden Bezügen und Sonderzahlungen (z. B. 13. und 14. Gehalt: Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration), steuerfreie Bezüge und Aufwandsentschädigungen, die einbehaltene Lohnsteuer sowie die Dienstnehmer- und Dienstgeberbeiträge zur Sozialversicherung (ÖGK) und die betriebliche Vorsorge (BV-Beitrag).
Für steuerfreie Zuschläge (z. B. für Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen sowie Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge gemäß § 68 EStG oder steuerbegünstigte Überstundenzuschläge) sind zusätzlich die begünstigten Stunden nachzuweisen — das Lohnkonto allein genügt hier nicht, es braucht zwingend die zugrunde liegenden Arbeitszeitaufzeichnungen (§ 26 AZG).
Aufbewahrung
Das Lohnkonto samt allen Belegen ist gemäß § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) sowie § 34 ASVG mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren (gerechnet vom Ende des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden).
Abschluss
Zum Ende des Kalenderjahres (spätestens bis Ende Feber des Folgejahres bei elektronischer Übermittlung) oder bei Beendigung des Dienstverhältnisses wird das Lohnkonto abgeschlossen; daraus resultiert die Übermittlung des Lohnzettels (Formular L16) an das Finanzamt sowie an den zuständigen Krankenversicherungsträger (ÖGK).
Prüfungsrelevanz
Das Lohnkonto und die zugehörigen Arbeitszeitaufzeichnungen sind der zentrale Prüfungsgegenstand der Gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben (GPLB / ehemals GPLA) durch das Finanzamt und die Österreichische Gesundheitskasse. Wer steuerfreie Zuschläge oder Zulagen nach § 68 EStG auszahlt, ohne die konkrete zeitliche Lage und die begünstigten Stunden lückenlos belegen zu können, riskiert bei der Prüfung die Nachversteuerung und Nachverbeitragung der gesamten Beträge.
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