Dienstzeugnis – Aufbau, Formulierungen, Anspruch

Das Dienstzeugnis ist der letzte Eindruck, den ein Dienstgeber hinterlässt — und das Dokument, über das nach Beendigung am häufigsten gestritten wird. Beides ließe sich vermeiden.

Der Anspruch

§ 39 Abs. 1 und 2 AngG / § 1163 ABGB

Der Dienstnehmer hat bei Beendigung des Dienstverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis über die Dauer und die Art der Dienstleistung (einfaches Dienstzeugnis). Eintragungen und Anmerkungen im Zeugnis, welche dem Dienstnehmer die Erlangung einer neuen Stelle erschweren, sind unstatthaft (Zeugnisnachteilverbot).

Das österreichische Arbeitsrecht garantiert primär den Anspruch auf ein einfaches Dienstzeugnis. Ein Anspruch auf ein qualifiziertes Dienstzeugnis (das zusätzlich Angaben über Leistung und Verhalten enthält) besteht gesetzlich nicht allgemein, ergibt sich jedoch häufig aus Kollektivverträgen, Dienstverträgen oder der freiwilligen Ausstellung durch den Dienstgeber.

Ein Zwischendienstzeugnis ist gesetzlich nicht ausdrücklich normiert, bei berechtigtem Interesse jedoch anerkannt — etwa bei einem Vorgesetztenwechsel, einer internen Bewerbung, einer bevorstehenden Umstrukturierung oder einer längeren Abwesenheit (z. B. vor Antritt einer Karenz).

Form

Erforderlich ist die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift. Verlangt werden zudem:

• Firmenbriefpapier des Dienstgebers,
• Ausstellungsdatum — grundsätzlich der letzte Tag des Dienstverhältnisses, auch wenn das Zeugnis später ausgestellt wird,
• Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person oder einer zuständigen Führungskraft aus der Personalabteilung,
• keine Flecken, Streichungen, Knicke im Textbereich oder auffälligen Markierungen.

Aufbau eines qualifizierten Dienstzeugnisses

1. Überschrift — »Dienstzeugnis« oder »Zeugnis«, bei einem Zwischenzeugnis entsprechend »Zwischendienstzeugnis«.
2. Einleitung — Name, Geburtsdatum, Beschäftigungszeitraum, Position.
3. Unternehmensbeschreibung — kurz, ordnet die Position ein.
4. Aufgabenbeschreibung — vollständig, nach Bedeutung geordnet, nicht chronologisch.
5. Leistungsbeurteilung — Arbeitsbefähigung, Arbeitsbereitschaft, Fachwissen, Arbeitsweise, Arbeitsergebnis.
6. Zusammenfassende Leistungsbewertung — die Zufriedenheitsformel.
7. Verhaltensbeurteilung — gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen, ggf. Kundinnen und Kunden.
8. Beendigungsformel — Grund nur auf ausdrücklichen Wunsch der beschäftigten Person.
9. Schlussformel — Dank, Bedauern, Zukunftswünsche.

Die Reihenfolge in der Verhaltensbeurteilung ist bedeutsam: Werden Vorgesetzte nicht zuerst genannt, wird das im HR-Bereich oft als negativer Hinweis interpretiert.

Die Zufriedenheitsformel

Die Steigerung liegt in zwei Wörtern: »stets« bezeichnet die Dauer, »voll« den Grad. Nach herrschender Rechtsprechung stellt eine durchschnittliche bis befriedigende Beurteilung den Regelfall dar — wer eine überdurchschnittliche Bewertung verlangt, muss die entsprechenden Leistungen darlegen und beweisen.

Beweislastverteilung

• Für eine überdurchschnittliche Bewertung trägt die beschäftigte Person die Darlegungs- und Beweislast.
• Für eine unterdurchschnittliche Bewertung trägt der Dienstgeber sie.

Praktische Folge: Eine schlechte Bewertung muss objektiv belegbar sein — mit dokumentierten Vorfällen, Leistungsnachweisen oder Mitarbeitergesprächen. Ohne diese Dokumentation ist sie vor dem Arbeits- und Sozialgericht nicht zu halten.

Unzulässige Inhalte

Gemäß § 39 Abs. 2 AngG und § 1163 Abs. 2 ABGB gilt ein striktes Zeugnisnachteilverbot. Nicht in ein Dienstzeugnis gehören:

• Krankheiten, Fehlzeiten und Krankenstandszeiten, außer sie prägen das Dienstverhältnis ganz wesentlich,
• Behinderungen oder Begünstigungen, sofern nicht ausdrücklich gewünscht,
• Betriebsratstätigkeit, sofern nicht gewünscht,
• Gewerkschaftszugehörigkeit, politische oder religiöse Überzeugung,
• Zeiten einer Elternkarenz oder Väterfrühkarenz, sofern sie die Beschäftigungsdauer nicht wesentlich prägen,
• einmalige Vorfälle oder Verfehlungen ohne prägende Bedeutung,
• Kündigungsgründe oder Beendigungsmodalitäten ohne Wunsch der beschäftigten Person,
• Geheimzeichen, codierte Formulierungen oder auffällige Interpunktionen.

Fristen

Das Dienstzeugnis ist bei Beendigung auszustellen. In der Praxis besteht der Anspruch bei Ausspruch einer Kündigung bereits während der Kündigungsfrist, damit Bewerbungen für eine Folgestelle zeitgerecht erfolgen können.

Der gesetzliche Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses unterliegt der allgemeinen Verjährungsfrist von 30 Jahren (§ 1478 ABGB). Nach langem Zuwarten kann der Anspruch jedoch durch Verwirkung oder Unmöglichkeit erlöschen, wenn dem Dienstgeber eine Rekonstruktion der Tätigkeiten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen (§ 132 BAO: 7 Jahre) nicht mehr zumutbar ist. Kollektivvertragliche Verfallfristen erfassen den reinen Zeugnisanspruch in der Regel nicht, da es sich um keinen Geldanspruch handelt.

Berichtigung

Entspricht das Dienstzeugnis nicht den gesetzlichen Vorgaben oder enthält es nachteilige Formulierungen, kann der Dienstnehmer Berichtigung verlangen und notfalls beim zuständigen Arbeits- und Sozialgericht (ASG) Klage auf Ausstellung bzw. Berichtigung einbringen. Das Gericht kann den Dienstgeber zur Neuausstellung verurteilen.

Der praktikablere Weg ist ein konstruktives Gespräch vor der finalen Ausfertigung: Ein Zeugnis, dessen Inhalt und Formulierung transparent abgestimmt sind, vermeidet Rechtsstreitigkeiten im Offboarding-Prozess.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Gesetze und Verordnungen

• § 39 AngG (Angestelltengesetz) — Zeugnispflicht und Zeugnisnachteilverbot für Angestellte
• § 1163 ABGB (Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch) — Dienstzeugnis und Verbot nachteiliger Anmerkungen im allgemeinen Zivilrecht
• § 1478 ABGB — Allgemeine Verjährungsfrist

Rechtsprechung

• OGH, Rechtsprechung zum Zeugnisnachteilverbot und zu den Sorgfaltspflichten bei der Formulierung von Dienstzeugnissen

Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.