Das Personaljahr im Überblick – wiederkehrende Fristen und Termine in Österreich

Personalarbeit hat einen Jahresrhythmus, der in keinem Prozesshandbuch steht. Die meisten Aufgaben melden sich nicht von selbst — sie fallen auf, wenn sie versäumt wurden.

Monatliche Routinen

Erstes Quartal

Jänner: Kollektivvertragsanpassungen und Valorisierungen umsetzen. Einpflegen der neuen Mindestgrundgehälter, Ist-Gehaltserhöhungen und Biennalsprünge in der Personalverrechnung.

Februar: Übermittlung der Lohnzettel (L16) des Vorjahres elektronisch via ELDA an das Finanzamt (Frist: Ende Feber).

Bis 31. März: Ausgleichstaxe nach dem Behinderteneinstellungsgesetz (BEinstG). Betriebe ab 25 Dienstnehmern müssen pro 25 Beschäftigte mindestens einen begünstigten Behinderten einstellen oder die monatliche Ausgleichstaxe entrichten.

Q1: Urlaubsplanung anstoßen und Jahresabschluss der Zeitkonten — inklusive Rückstellungsberechnung für offene Urlaube und Gleitzeitsalden für die Bilanzierung.

Zweites Quartal

Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokumente (Arbeitsplatzevaluierung) fortschreiben, einschließlich der Ermittlung psychischer Belastungen nach § 4 ASchG (ArbeitnehmerInnenschutzgesetz).

Arbeitsmedizinische Eignungs- und Folgeuntersuchungen bei Nachtarbeit (§ 12b AZG / VGÜ) terminieren und überwachen.

Juni: Abrechnung des Urlaubszuschusses (13. Gehalt). Kollektivvertragliche Fälligkeiten und Bemessungsgrundlagen prüfen.

Fenstertage des Folgejahres identifizieren — die Grundlage für betriebliche Urlaubs- und Schichtplanungen.

Drittes Quartal

Personalbudget für das Folgejahr auf Basis der Gesamtdienstgeberkosten (Dienstgeberbrutto inkl. DG-Beiträgen zur Sozialversicherung, DB, DZ und Kommunalsteuer), nicht bloß des Bruttoentgelts.

August/September: Beginn des Lehrjahres — Einhaltung der Bestimmungen des KJBG (Kinder- und Jugendlichen-Beschäftigungsgesetz), Durchführung der gesetzlichen Unterweisungen und Evaluierungen für Jugendliche.

Urlaubswünsche für das Folgejahr sammeln. Das Urlaubsgesetz verlangt eine Vereinbarung im Einzelfall (§ 4 UrlG); ein geregelter Stichtag mit anschließender Abstimmung verhindert betriebliche Engpässe.

Verfahrensdokumentation und Betriebsvereinbarungen prüfen — wurden HR- oder Zeiterfassungssysteme geändert, die eine Anpassung der Betriebsvereinbarung nach § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG erfordern?

Viertes Quartal

Urlaubsplanung und allfälligen Betriebsurlaub für das Folgejahr festlegen. Ein Betriebsurlaub bedarf in Betrieben mit Betriebsrat einer Betriebsvereinbarung und darf ohnehin nur einen angemessenen Teil des Jahresurlaubs umfassen; im betriebsratslosen Betrieb ist eine Einzelvereinbarung mit jedem Dienstnehmer nötig.

Gleitzeitkonten und All-in-Deckungsprüfungen vorbereiten: Jährliche Überprüfung der All-in-Verträge, um festzustellen, ob das bezahlte Entgelt alle tatsächlich geleisteten Überstunden und kollektivvertraglichen Zuschläge abdeckt.

November/Dezember: Abrechnung der Weihnachtsremuneration (14. Gehalt) gemäß den Bestimmungen des anwendbaren Kollektivvertrags.

Dezember: Jahreswechsel vorbereiten. Zu aktualisieren sind Höchstbeitragsgrundlagen der ÖGK, Sachbezugswerte, steuerfreie Beträge (z. B. Essenszuschüsse), die Geringfügigkeitsgrenze (§ 5 Abs. 2 ASVG) und kollektivvertragliche Mindestlöhne — sowohl im Lohnverrechnungs- als auch im Zeiterfassungssystem.

Dezember: Lösch- und Archivierungslauf unter Berücksichtigung der 7-jährigen Aufbewahrungsfrist nach § 132 BAO (Bundesabgabenordnung).

Anlassbezogene Fristen

Diese haben keinen festen Termin, sondern einen Auslöser:

Vom Kalender zum Prozess

Ein Kalender wirkt erst, wenn seine Termine dort landen, wo tatsächlich gearbeitet wird. Zwei Schritte machen den Unterschied:

1. Verantwortliche benennen — nicht bloß allgemein »HR«, sondern eine definierte Person mit Stellvertretung.
2. Automatisieren, was automatisierbar ist — Fristenerinnerungen für Urlaubskontingente, Entgeltfortzahlungsgrenzen, Karenzfristen und Befristungsabläufe lassen sich direkt aus den Stammdaten und der digitalen Zeiterfassung generieren.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Gesetze und Verordnungen

• §§ 2, 4 und 7 UrlG (Urlaubsgesetz) — Urlaubsanspruch (§ 2), Urlaubsvereinbarung und 2-jährige Verjährungsfrist (§ 4 Abs. 5), Ablöseverbot (§ 7)
• §§ 9, 11, 12, 26 AZG (Arbeitszeitgesetz) — Höchstarbeitszeit, Ruhepausen, tägliche Ruhezeit und Arbeitszeitaufzeichnungspflicht
• § 8 AngG (Angestelltengesetz) / EFZG (Entgeltfortzahlungsgesetz) — Entgeltfortzahlung bei Arbeitsverhinderung durch Krankheit
• § 27 AngG — Vorzeitige Entlassung aus wichtigem Grund (Unverzüglichkeitsgrundsatz)
• § 2g AVRAG — Pauschalentgeltvereinbarungen: Ist-Grundlohn bzw. Ist-Grundgehalt als Berechnungsbasis bei fehlendem Grundlohnausweis
• § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG (Arbeitsverfassungsgesetz) — Notwendige Betriebsvereinbarung bei Kontrollmaßnahmen und Zeiterfassungssystemen
• § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) — 7-jährige Aufbewahrungsfrist für Bücher, Aufzeichnungen und Belege
• § 5 Abs. 2 ASVG — Bestimmungen und Grenzen der geringfügigen Beschäftigung

Rechtsprechung

• EuGH, Urteil vom 22.09.2022 – Rs C-120/21 (LB / TO) — Verjährung von Urlaubsansprüchen nur bei vorheriger Erfüllung der Aufklärungs- und Aufforderungsobliegenheiten durch den Dienstgeber

Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.