Aufbau
Der Kalender ist nach Zeiträumen gegliedert statt nach Themen, weil so gearbeitet wird:
- Laufend — was jeden Monat zu prüfen ist,
- je Quartal — was zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr ansteht,
- anlassbezogen — was durch ein Ereignis ausgelöst wird und deshalb keine feste Terminierung hat.
Jede Zeile hat Felder für Verantwortliche, Termin und Erledigung.
Die vier Termine, die am meisten kosten, wenn sie fehlen
Urlaubshinweis und Verjährungsprüfung (Juni/Juli und November). Der Urlaubsanspruch verjährt nach § 4 Abs. 5 UrlG nach Ablauf von zwei Jahren ab dem Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist (faktisch somit nach 3 Jahren). Gemäß der EuGH- und OGH-Rechtsprechung verjährt der Urlaub jedoch nur dann, wenn der Dienstgeber den Dienstnehmer zuvor rechtzeitig und nachweislich aufgefordert hat, den Urlaub zu konsumieren, und über den drohenden Verfall belehrt hat. Ohne diese Aufforderung bleibt der Urlaubsanspruch uneingeschränkt aufrecht.
Deckungsprüfung bei All-in-Verträgen und Überstundenpauschalen (zum Ende des Durchrechnungszeitraums / Kalenderjahres). Bei echten All-in-Vereinbarungen und pauschalierten Überstundenabgeltungen ist zwingend eine jährliche Deckungsprüfung durchzuführen (§ 2g AVRAG). Ergibt der Vergleich mit dem kollektivvertraglichen Mindestentgelt zuzüglich aller tatsächlich geleisteten Überstunden und gesetzlichen bzw. kollektivvertraglichen Zuschläge eine Unterdeckung, ist die Differenz unverzüglich nachzuzahlen.
Sachbezugswerte und SV-/Steuer-Freigrenzen (monatlich). Sachbezüge (z. B. Dienstwagen, Firmenparkplatz, Mitarbeiterwohnungen) und steuerfreie Zuwendungen (wie Essensgutscheine) unterliegen strengen Sachbezugswerten nach der Sachbezugswerteverordnung sowie monatlichen Freibeträgen bzw. Freigrenzen. Fehlerhafte Bewertungen führen bei der Gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben (GPLA) zu empfindlichen Beitrags- und Steuernachforderungen samt Säumniszuschlägen.
Wiedereingliederungsteilzeit und Langzeit-Krankenstand (ab 6 Wochen ununterbrochener Arbeitsunfähigkeit). Bei länger dauernden Krankenständen ist proaktiv zu prüfen, ob die Voraussetzungen für eine freiwillige Wiedereingliederungsteilzeit (§ 13a AVRAG) vorliegen oder arbeitsmedizinische Maßnahmen im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) erforderlich sind. Gezählt wird hierbei rollierend, um betroffene Dienstnehmer rechtzeitig zu begleiten.
Warum ein Kalender und keine Aufgabenliste
Die meisten dieser Aufgaben haben keinen Auslöser, der sich von selbst meldet. Sie fallen auf, wenn sie versäumt wurden — bei einer Prüfung (wie der GPLA durch ÖGK und Finanzamt), bei einem Austritt oder in einem arbeitsrechtlichen Verfahren vor dem Arbeits- und Sozialgericht (ASG).
Der Kalender ersetzt das fehlende Signal durch einen Termin. Wirksam wird er erst, wenn die Termine in das System übernommen werden, in dem tatsächlich gearbeitet wird.
Jährlich fortschreiben
Beitragssätze der Sozialversicherung (ÖGK), Höchstbeitragsgrundlagen, Sachbezugswerte, amtliche Kilometergelder, Diäten sowie die Geringfügigkeitsgrenze (§ 5 Abs. 2 ASVG) werden jährlich valorisiert und angepasst. Der Dezember-Block enthält deshalb die Aufgabe, diese Werte für das Folgejahr rechtzeitig vor dem Jänner in die Personalverrechnung einzupflegen.
Die im Kalender genannten Termine sind Orientierungswerte. Gesetzliche Meldefristen zur Sozialversicherung (mBGM bis zum 15. des Folgemonats), steuerliche Abgabetermine (Lohnsteuer, DB, DZ, Kommunalsteuer) und branchenspezifische Pflichten aus den Kollektivverträgen (inkl. der Fälligkeiten für Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration) sind vor der Verwendung am aktuellen österreichischen Rechtsstand zu prüfen und zu ergänzen.