Vier Teile in einem Formular
Teil A – Antrag. Reiseziel, Zweck, Zeitraum, Verkehrsmittel, voraussichtliche Kosten, Genehmigung.
Teil B – Taggeld (Tagesgebühr). Je Tag Abwesenheitszeiten, Stunden, Pauschale (bzw. Kollektivvertragsanspruch), gestellte Mahlzeiten, Kürzung, Betrag.
Teil C – Fahrtkosten / Kilometergeld. Strecke, Verkehrsmittel, gefahrene Kilometer, amtliches Kilometergeld / Satz, Betrag.
Teil D – Nächtigung und Nebenkosten. Belegbezogen (Nächtigungsgeld oder tatsächliche Hotelkosten).
Am Fuß die Summen, der Abzug eines etwaigen Vorschusses und der Auszahlungsbetrag.
Die Mahlzeitenkürzung beim Taggeld
Wird dem Dienstnehmer vom Dienstgeber oder auf dessen Veranlassung durch Dritte ein kostenloses Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt, ist das steuerfreie Taggeld gemäß § 26 Z 4 EStG zu kürzen:
| Gestellte Mahlzeit | Kürzung des vollen Taggeldes |
|---|---|
| Mittagessen | 13,20 € (bzw. aliquoter Abzug nach KV / EStG) |
| Abendessen | 13,20 € (bzw. aliquoter Abzug nach KV / EStG) |
Wird sowohl ein Mittag- als auch ein Abendessen bereitgestellt, entfällt das Taggeld zur Gänze. Ein im Nächtigungspreis enthaltenes Frühstück führt nach österreichischem Steuerrecht nicht zu einer gesetzlichen Kürzung des Taggeldes, sofern der Kollektivvertrag keine abweichende Sonderregelung vorsieht.
Deshalb enthält Teil B je Tag entsprechende Ankreuzfelder statt eines Freitextfelds.
Der Begriff der Dienstreise entscheidet
Ob steuerlich oder kollektivvertraglich überhaupt Reisekosten geltend gemacht werden können, hängt vom Vorliegen einer Dienstreise ab (§ 26 Z 4 EStG bzw. Bestimmungen des jeweiligen Kollektivvertrags):
- Fahrten zur gewöhnlichen Arbeitsstätte (Dienstort) sind Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte — diese sind durch den Verkehrsabsetzbetrag bzw. das Pendlerpauschale abgedeckt und nicht als Dienstreise steuerfrei ersatzfähig.
- Fahrten im Auftrag des Dienstgebers zu anderen Einsatzorten gelten als Dienstreise — Taggelder, Nächtigungsgelder und Fahrtkostenersätze (wie das amtliche Kilometergeld) greifen.
Die Festlegung des Dienstorts erfolgt im Dienstvertrag bzw. Dienstzettel. Bei einer gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben (GPLA) durch die Finanzpolizei bzw. die ÖGK wird die Zuordnung genau überprüft.
Weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit (Begrenzung des Taggeldes)
Wird ein Dienstnehmer längerfristig oder wiederkehrend an einem bestimmten Einsatzort tätig, begründet er dort nach der Rechtsprechung einen „weiteren Mittelpunkt der Tätigkeit“. Nach einer gewissen Einarbeitungs- bzw. Übergangsphase entfällt der Anspruch auf steuerfreie Taggelder, da der Mehraufwand für Verpflegung ab diesem Zeitpunkt als nicht mehr gegeben angesehen wird (bzw. greifen die 5/15-Tage-Regelungen nach § 26 Z 4 EStG).
Reisezeit ist ein anderes Thema
Die steuerliche oder kollektivvertragliche Erstattung der Reisekosten sagt nichts darüber aus, ob die Reisezeit als Arbeitszeit gilt oder zu vergüten ist. Dies richtet sich nach dem Arbeitszeitgesetz (AZG) sowie dem jeweils anwendbaren Kollektivvertrag.
Praktisch bedeutet das: Reisezeiten gehören zusätzlich als eigene Zeitart in die Zeiterfassung (§ 26 AZG) — nur so lassen sich Höchstarbeitszeiten (maximal 12 Stunden täglich / 60 Stunden wöchentlich) und die gesetzliche elfstündige tägliche Ruhezeit (§ 12 AZG) lückenlos prüfen. Eine Rückreise bei passiver Reisezeit, die um 23 Uhr endet, verschiebt den frühestmöglichen Arbeitsbeginn am Folgetag grundsätzlich auf 10 Uhr.
Aktuelle Beträge und Kollektivverträge prüfen
Die steuerlichen Höchstsätze für Taggelder, Kilometergelder und Nächtigungsgelder sowie die kollektivvertraglichen Reisespesensätze werden regelmäßig valorisiert bzw. in den jährlichen Kollektivvertragsverhandlungen angepasst. Die Vorlage enthält deshalb bewusst keine starren Beträge — sie sind vor jeder Abrechnungsperiode anhand der gesetzlichen Bestimmungen und des anzuwendenden Kollektivvertrags auf den aktuellen Stand zu prüfen.