Die sieben Phasen
- Nach Zugang der Kündigung — Fristen und Kündigungstermine berechnen, besonderen Kündigungsschutz prüfen, Betriebsrat verständigen (§ 105 ArbVG), Dienstfreistellung entscheiden.
- Übergabe — Wissensübergabe planen, Vertretung benennen, Projektzeiten und Zeiterfassung abschließen.
- Rückgabe — Hardware, Schlüssel/Zutrittskarten, Dienstwagen, Arbeitsmittel, dienstliche Daten auf privaten Geräten.
- Zugänge deaktivieren — Benutzerkonten, VPN, Cloud-Dienste, E-Mail-Postfach, Zutrittssysteme, Zeichnungsberechtigungen und Vollmachten.
- Endabrechnung — Urlaubsersatzleistung (§ 10 UrlG), Zeitausgleichs- und Überstundenguthaben, aliquote Sonderzahlungen (Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration), Abfertigung (Abfertigung Neu / BV-Kasse bzw. Alt), allfällige Rückforderungsansprüche.
- Bescheinigungen & Abmeldungen — ÖGK-Abmeldung, Lohnzettel (L16), Arbeitsbescheinigung für das AMS, Dienstzeugnis (§ 1163 ABGB / § 39 AngG), Nachweis über die Betriebliche Vorsorgekasse.
- Nach dem Austritt — Austrittsgespräch, Aufbewahrungs- und Löschfristen nach BAO und DSGVO beachten, Kontakt halten.
Jede Zeile hat Felder für Verantwortliche, Frist und Erledigung.
Die drei Punkte, an denen es regelmäßig hakt
Zugänge bleiben aktiv. In der Praxis bleiben Benutzerkonten oft monatelang bestehen, weil niemand zuständig war. Das ist ein Datenschutz- und ein IT-Sicherheitsproblem zugleich. Die Deaktivierung sollte terminiert vorbereitet werden und zum letzten Arbeitstag automatisch wirksam werden.
Dienstfreistellung ohne Anrechnungsklausel. Eine bloße Formulierung wie »vom Dienst freigestellt« baut Zeitguthaben nicht automatisch ab und verbraucht Urlaub nur bei ausdrücklicher Vereinbarung. Nötig ist eine ausdrückliche und einvernehmliche bzw. unwiderrufliche Freistellungsvereinbarung unter Anrechnung auf offene Zeitausgleichsguthaben (sofern kollektivvertraglich oder einzelvertraglich zulässig) sowie eine Vereinbarung über den Urlaubsverbrauch während der Kündigungsfrist.
Urlaubsersatzleistung und Urlaubsverbrauch falsch berechnet. Nicht verbrauchter Urlaub darf bei aufrechtem Dienstverhältnis keinesfalls ausbezahlt werden (§ 7 UrlG). Mit Beendigung des Dienstverhältnisses wandelt sich der offene Urlaubsanspruch jedoch zwingend in eine finanzielle Urlaubsersatzleistung um (§ 10 UrlG). Eine Ausnahme von der Ersatzleistung besteht nur bei unberechtigtem vorzeitigem Austritt des Dienstnehmers für das laufende Urlaubsjahr.
Resturlaub und Urlaubsersatzleistung richtig ermitteln
In Österreich gebührt bei Beendigung des Dienstverhältnisses während des laufenden Urlaubsjahres (grundsätzlich das Arbeitsjahr) eine Urlaubsersatzleistung für den noch nicht verbrauchten Urlaub aus Vorjahren sowie für den im laufenden Urlaubsjahr aliquot erworbenen Urlaubsanspruch (§ 10 Abs. 1 UrlG).
Zusätzlich zu prüfen: offener Resturlaub aus Vorjahren. Urlaubsansprüche verjähren nach österreichischem Recht erst nach Ablauf von zwei Jahren ab dem Ende des Urlaubsjahres, in dem sie entstanden sind (§ 4 Abs. 5 UrlG) – der Anspruch bleibt somit im Regelfall bis zu drei Jahre lang aufrecht.
Zeitkonto und Überstunden
Ein positiver Saldo auf dem Gleitzeit- oder Zeiterfassungskonto ist bei Beendigung des Dienstverhältnisses grundsätzlich finanziell abzugelten – inklusive der gesetzlichen (§ 10 AZG) bzw. kollektivvertraglichen Überstundenzuschläge, sofern die Stunden nicht mehr in Freizeit verbraucht werden können.
Ein negativer Saldo (Minusstunden) darf vom Dienstgeber bei der Endabrechnung nur dann einbehalten werden, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde und die dienstnehmende Person die Minusstunden selbst zu vertreten hat (z. B. durch vorzeitiges Verlassen der Arbeit im Rahmen einer Gleitzeitvereinbarung). Minusstunden, die auf mangelnder Arbeitszuweisung durch den Dienstgeber beruhen (Dienstgeberverzug), gehen voll zulasten des Dienstgebers und dürfen nicht abgezogen werden.
Nach dem Austritt
Die Personalakte und Lohnunterlagen unterliegen nach österreichischem Recht gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (u. a. 7 Jahre Aufbewahrungsfrist für steuer- und abgabenrelevante Belege gemäß § 132 BAO). Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Wegfall berechtigter Interessen (z. B. Ablauf von Verjährungsfristen für Schadenersatzansprüche nach 3 Jahren) greifen die datenschutzrechtlichen Löschpflichten (DSGVO) – ein Löschkonzept sollte diesen Ablauf systematisch überwachen.
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Nach Zugang der Kündigung
Übergabe
Rückgabe und Zugänge
Abrechnung und Bescheinigungen
Nach dem Austritt
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