Die sieben Phasen
- Nach Zugang der Kündigung — Fristen berechnen, Sonderkündigungsschutz prüfen, Betriebsrat anhören, Freistellung entscheiden.
- Übergabe — Wissensübergabe planen, Vertretung benennen, Projektzeiten abschließen.
- Rückgabe — Hardware, Schlüssel, Fahrzeug, Arbeitsmittel, dienstliche Daten auf privaten Geräten.
- Zugänge deaktivieren — Konten, VPN, Cloud-Dienste, Postfach, Zutritt, Vollmachten.
- Abrechnung — Resturlaub, Zeitkonto, anteilige Sonderzahlungen, Rückzahlungsansprüche.
- Bescheinigungen — Lohnsteuer, Arbeitsbescheinigung, Krankenkasse, Abmeldung, Urlaubsbescheinigung, Zeugnis.
- Nach dem Austritt — Austrittsgespräch, Löschfristen setzen, Kontakt halten.
Jede Zeile hat Felder für Verantwortliche, Frist und Erledigung.
Die drei Punkte, an denen es regelmäßig hakt
Zugänge bleiben aktiv. In der Praxis bleiben Benutzerkonten oft monatelang bestehen, weil niemand zuständig war. Das ist ein Datenschutz- und ein IT-Sicherheitsproblem zugleich. Die Deaktivierung sollte terminiert vorbereitet werden und zum letzten Arbeitstag automatisch wirksam werden.
Freistellung ohne Anrechnungsklausel. Eine Formulierung wie »von der Arbeitsleistung freigestellt« erfüllt weder den Urlaubsanspruch noch baut sie Zeitguthaben ab. Nötig ist eine ausdrückliche und unwiderrufliche Freistellung unter Anrechnung auf beide Konten.
Urlaubsbescheinigung vergessen. § 6 Abs. 2 BUrlG verpflichtet zur Bescheinigung des im laufenden Jahr bereits gewährten Urlaubs. Ohne sie muss der neue Arbeitgeber denselben Anspruch möglicherweise ein zweites Mal erfüllen.
Resturlaub richtig ermitteln
Bei Austritt in der zweiten Jahreshälfte nach erfüllter Wartezeit besteht der volle Jahresanspruch — keine Zwölftelung. Vertragliche Regelungen, die auch dann kürzen, sind für den gesetzlichen Mindesturlaub unwirksam.
Zusätzlich zu prüfen: übertragener Resturlaub aus Vorjahren. Er verfällt nur, wenn der Arbeitgeber zuvor konkret und individuell auf den Anspruch und den drohenden Verfall hingewiesen hat.
Zeitkonto
Ein positiver Saldo ist grundsätzlich auszuzahlen. Ein negativer Saldo darf nur einbehalten werden, wenn die Minusstunden auf einer wirksamen Vereinbarung beruhen und die beschäftigte Person sie zu vertreten hat. Minusstunden aus Auftragsmangel gehen zulasten des Arbeitgebers.
Nach dem Austritt
Die Personalakte unterliegt unterschiedlichen Fristen je Dokumentart. Aus der Aufbewahrungspflicht wird nach Fristablauf eine Löschpflicht — ein Löschkonzept sollte den Ablauf automatisch überwachen.
Zum Abhaken im Browser
Dieselbe Liste, direkt hier nutzbar — für den Fall, dass gerade kein Ausdruck zur Hand ist.
Nach Zugang der Kündigung
Übergabe
Rückgabe und Zugänge
Abrechnung und Bescheinigungen
Nach dem Austritt
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