Kaum eine Kennzahl wird so oft berichtet und so selten richtig interpretiert wie die Auslastung. Sie ist nützlich, aber allein gelesen führt sie zuverlässig zu falschen Entscheidungen.
Die Berechnung
Billable Utilization = abrechenbare Stunden ÷ verfügbare Stunden × 100
Beide Größen sind definitionsbedürftig:
Abrechenbare Stunden sind die Stunden, die einem Kunden in Rechnung gestellt werden können — unabhängig davon, ob sie tatsächlich fakturiert wurden.
Verfügbare Stunden sind die Anwesenheitsstunden: vertragliche Arbeitszeit abzüglich Urlaub, Krankenstand und Feiertagen.
Realistische Zielwerte
| Rolle | Zielkorridor |
|---|---|
| Projektmitarbeit ohne Führungsaufgaben | 75–85 % |
| Senior mit fachlicher Verantwortung | 65–80 % |
| Projektleitung | 55–70 % |
| Fachliche Leitung mit Vertriebsanteil | 40–55 % |
| Geschäftsführung | unter 30 % |
Ein pauschaler Zielwert für alle Rollen erzeugt entweder Überlastung bei den einen oder falsche Sicherheit bei den anderen.
Warum 100 Prozent das falsche Ziel sind
Vollständige Auslastung bedeutet:
- keine Zeit für Angebote — die Pipeline trocknet aus,
- keine Zeit für Wissensaufbau — die fachliche Substanz erodiert,
- kein Puffer für Verzögerungen — jede Störung schlägt auf Termine durch,
- keine Kapazität für kurzfristige Anfragen — oft die mit der besten Marge.
Teams, die dauerhaft über 90 Prozent liegen, verlieren zuerst die Fähigkeit zu verkaufen und danach die Leute.
Die Kennzahl allein steuert falsch
Auslastung sagt nichts über den erzielten Preis. Vier Fälle mit identischer Auslastung von 80 Prozent:
| Fall | Satz | Ergebnis |
|---|---|---|
| A | 120 € | profitabel |
| B | 85 € | knapp kostendeckend |
| C | 120 €, aber 30 % Nachlass | defizitär |
| D | 120 €, aber 25 % nicht fakturiert | defizitär |
Die Fälle C und D sind in der Auslastungskennzahl unsichtbar. Sichtbar werden sie erst durch zwei ergänzende Kennzahlen.
Realization Rate
Realization Rate = fakturierte Stunden ÷ abrechenbare Stunden × 100
Sie zeigt, wie viel von der abrechenbaren Leistung tatsächlich in Rechnung gestellt wurde. Verluste entstehen durch Nachlässe, Budgetdeckel, Kulanzleistungen und nicht durchgesetzte Nachträge.
Ein Wert unter 90 Prozent ist ein starkes Signal — meist zeigt er ein Problem in der Auftragsklärung, nicht in der Leistungserbringung.
Effective Rate
Effective Rate = Erlös ÷ geleistete Stunden
Der tatsächlich erzielte Durchschnittssatz, bezogen auf alle geleisteten Stunden einschließlich der nicht abrechenbaren. Er ist die ehrlichste Einzelkennzahl im Projektgeschäft, weil er Auslastung, Preis und Realization in einer Zahl zusammenführt.
Deckungsbeitrag je Stunde
Die betriebswirtschaftlich richtige Zielgröße. Er macht Projekte unterschiedlicher Größe vergleichbar und beantwortet die eigentliche Frage: Welche Auftragsart verwertet die knappe Ressource Zeit am besten?
Was zusammen berichtet werden sollte
Ein brauchbares Auslastungsreporting enthält nebeneinander:
- Utilization — wie viel der verfügbaren Zeit ging in Kundenarbeit?
- Realization Rate — wie viel davon wurde fakturiert?
- Effective Rate — welcher Satz kam heraus?
- Deckungsbeitrag je Stunde — was blieb übrig?
Erst diese vier Zahlen zusammen ergeben ein Bild. Einzeln berichtet, führt jede von ihnen zu einer anderen falschen Entscheidung.
Fehlsteuerungen vermeiden
Wird Utilization als individuelles Ziel gesetzt, entstehen vorhersehbare Effekte: Stunden werden großzügig auf Projekte gebucht, interne Aufgaben werden gemieden, und Wissensweitergabe unterbleibt, weil sie nicht zählt.
Utilization eignet sich als Steuerungsgröße auf Team- und Bereichsebene, nicht als individuelle Zielvereinbarung. Auf individueller Ebene ist sie eine Diagnosegröße, kein Ziel.
Quellen und Rechtsgrundlagen
Gesetze und Verordnungen
- § 2 UrlG (Urlaubsgesetz) — gesetzlicher Mindesturlaub von 25 Arbeitstagen (bei 5-Tage-Woche) bzw. 30 Werktagen
- § 8 AngG (Angestelltengesetz) / EFZG (Entgeltfortzahlungsgesetz) — Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankenstand und Dienstverhinderung
Weitere Quellen
- Statistik Austria — Arbeitskosten und Arbeitskostenindex — amtliche Vergleichswerte für Lohnnebenkosten und Arbeitskosten je Stunde in Österreich
Stand der Auswertung: August 2026.
Häufige Fragen
- Autor
- PlainStaff Redaktion
- Fachredaktion Personalwesen
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