Branchen-Guide Agentur – von der Buchung zur Marge

In Agenturen ist die Zeiterfassung nicht Verwaltung, sondern Geschäftsgrundlage: Sie liefert die Rechnung, die Auslastungskennzahl und die Datenbasis jeder künftigen Kalkulation. Entsprechend hoch sind die Anforderungen — und entsprechend groß der Schaden, wenn sie nachlässig geführt wird.

Die Struktur

Bewährt hat sich eine dreistufige Hierarchie, ergänzt um zwei Dimensionen je Buchung:

Kunde → Projekt → Arbeitspaket

• Leistungsart — Konzeption, Umsetzung, Abstimmung, Reise, Nacharbeit,
• Abrechenbarkeit — abrechenbar, nicht abrechenbar, Kulanz.

Die Kulanzkategorie ist die wichtigste Einzelmaßnahme

Was sonst noch erfasst gehört

Der verbreitete Fehler ist, nur Kundenzeiten zu buchen. Damit gehen die Informationen verloren, die über die Marge entscheiden:

• interne Abstimmung und Jour fixe,
• Angebotserstellung und Pitches,
• Wissensaufbau und Fortbildung,
• Nacharbeit und Gewährleistung,
• Verwaltung und Organisation.

Erst mit diesen Daten wird sichtbar, dass ein Kunde mit viel Abstimmungsbedarf bei gleichem Umsatz deutlich weniger einbringt.

Buchungsdisziplin entsteht nicht durch Kontrolle

1. Kurze Wege. Eine Buchung muss in unter 15 Sekunden möglich sein — Timer, Vorlagen, letzte Buchungen als Kurzwahl.
2. Tägliche Erinnerung statt wöchentlicher Mahnung.
3. Eigene Auslastung sichtbar. Wer den eigenen Stand sieht, bucht zuverlässiger.
4. Freigabeschritt durch die Projektleitung vor der Fakturierung.
5. Fixierung nach der Freigabe, spätere Änderungen nur als protokollierte Korrektur.

Der vierte Punkt verlagert die Qualitätssicherung vom Kunden zurück in die Agentur — eine intern korrigierte Position kostet fünf Minuten, eine reklamierte eine Diskussion und eine Gutschrift.

Retainer

Bei laufender Betreuung wird häufig ein monatliches Kontingent vereinbart. Zu regeln sind Übertrag nicht genutzter Stunden, Verfall mit Vorwarnung, Behandlung der Überschreitung und eine Meldepflicht bei Erreichen einer Schwelle.

Im System wird der Retainer als periodisches Budget geführt, das durch Buchungen für beide Seiten sichtbar verbraucht wird.

Die vier Kennzahlen, die zusammengehören

Einzeln gelesen führt jede dieser Zahlen zu einer anderen falschen Entscheidung. Eine hohe Auslastung bei 30 Prozent Nachlass ist schlechter als eine mittlere zum vollen Satz.

Der Weg zur Rechnung

Buchung → Freigabe → Leistungsnachweis → Rechnung. Jede manuelle Übertragung zwischen diesen Schritten erzeugt Fehler und Verzug.

Voraussetzung ist, dass die Stundensätze je Rolle und Leistungsart hinterlegt sind — nicht erst bei der Rechnungsstellung ermittelt werden. Und dass die Abrechnungsstruktur der Projektstruktur entspricht.

Die aussagekräftigste Prozesskennzahl ist die Spanne zwischen Leistungserbringung und Rechnungsstellung. Eine Verkürzung um zwei Wochen verbessert die Liquidität um denselben Zeitraum — ohne dass ein Preis verhandelt werden muss.

Nicht vergessen: die gesetzliche Pflicht

Bei aller betriebswirtschaftlichen Nutzung bleibt die arbeitszeitrechtliche Seite bestehen. Projektzeiten sind nicht automatisch Arbeitszeiten: Wer nur Projektstunden bucht, dokumentiert weder Beginn und Ende noch Pausen.

Nach österreichischem Arbeitsrecht normiert § 26 AZG die Pflicht des Dienstgebers zur genauen Aufzeichnung der Beginn-, Ruhe- und Endzeiten der Arbeitszeit jedes Dienstnehmers. Nötig ist daher beides — die Arbeitszeitaufzeichnung für den Arbeitnehmerschutz und die Projektzeit für die Abrechnung. Idealerweise aus einer Erfassung, in der die Projektbuchungen die Anwesenheitszeit ausfüllen.

Checkliste

• Dreistufige Projektstruktur mit Leistungsart und Abrechenbarkeit
• Eigene Kategorie für Kulanzleistungen
• Nicht abrechenbare Zeiten vollständig erfasst
• Freigabeschritt vor der Fakturierung
• Retainer als sichtbares periodisches Budget
• Vier Kennzahlen gemeinsam berichtet
• Arbeitszeitaufzeichnung gemäß § 26 AZG getrennt von Projektzeit nachweisbar

Quellen und Rechtsgrundlagen

Gesetze und Verordnungen

• § 26 AZG (Arbeitszeitgesetz) — Aufzeichnungspflicht des Dienstgebers über die geleisteten Arbeitsstunden; Ruhepausen nach Abs. 5, Erleichterungen bei fixer Arbeitszeiteinteilung (Abs. 5a) und bei selbstbestimmter Arbeitszeit bzw. überwiegender Arbeit in der Wohnung (Abs. 3: nur Dauer der Tagesarbeitszeit)
• § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG (Arbeitsverfassungsgesetz) — Notwendige Betriebsvereinbarung bei Einführung von Kontrollmaßnahmen und technischen Systemen zur Kontrolle der Arbeitnehmer, sofern sie die Menschenwürde berühren; in Betrieben ohne Betriebsrat ist die schriftliche Zustimmung der Arbeitnehmer erforderlich
• § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) — Gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren für Bücher, Aufzeichnungen und Belege

Rechtsprechung

• EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 (CCOO) — Verpflichtung der Arbeitgeber zur Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zur Messung der täglichen Arbeitszeit

Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.