Was die Vorlage enthält
Kopfdaten: Auftragnehmer, Auftraggeber, Projekt- und Auftragsnummer, Abrechnungszeitraum, laufende Nachweisnummer.
Positionen: je Eintrag Datum, ausführende Person, Leistungsart, Beschreibung der Tätigkeit, Stunden, Satz und Betrag.
Fuß: Summen, Widerspruchsklausel und Unterschriftenfelder für beide Seiten.
Abgrenzung zur Arbeitszeitaufzeichnung
| Arbeitszeitaufzeichnung | Tätigkeitsnachweis | |
|---|---|---|
| Zweck | Arbeitszeitrecht | Abrechnung |
| Adressat | Arbeitsinspektorat, Finanzpolizei | Auftraggeber |
| Inhalt | Beginn, Ende, Pausen | Leistung, Dauer, Zuordnung |
| Grundlage | § 26 AZG, LSD-BG | Vertrag |
Beide speisen sich aus derselben Erfassung, haben aber unterschiedliche Adressaten. Ein Dokument für beide Zwecke ist meist die schlechtere Lösung.
Die Tätigkeitsbeschreibung entscheidet
Der Wert des Nachweises hängt an einem einzigen Feld.
Unbrauchbar: »Projektarbeit«, »Entwicklung«, »Meeting«, »Diverses«
Belastbar: »Abstimmung Schnittstellenspezifikation mit Fachbereich Logistik«, »Implementierung Importschnittstelle Lieferantenstammdaten«, »Fehleranalyse Sprint-Abnahme, Ticket 4711«
Eine gute Beschreibung nennt Gegenstand und Ergebnis, nicht die Tätigkeitsart. Der Unterschied kostet beim Schreiben zehn Sekunden und entscheidet, ob eine Position bezahlt oder gestrichen wird.
Die Widerspruchsfrist
Die Klausel im Fuß — der Nachweis gilt als anerkannt, wenn ihm nicht innerhalb von zehn Arbeitstagen widersprochen wird — entfaltet ihre Wirkung nur, wenn sie auch im Vertrag vereinbart ist. Auf dem Formular allein ist sie ein Hinweis, keine Vereinbarung.
Bei Förderprojekten
Bei öffentlich geförderten Vorhaben (z. B. FFG, aws) und bei der Forschungsprämie steigen die Anforderungen: verlangt werden zeitnahe, personenbezogene und tagesgenaue Aufzeichnungen mit eindeutiger Zuordnung zum geförderten Vorhaben — sowie die Abgrenzung zu nicht geförderten Tätigkeiten derselben Person.
Prozentuale Aufteilungen werden regelmäßig beanstandet.
Aufbewahrung
Als Grundlage der Rechnungsstellung ist der Nachweis Buchungsbeleg beziehungsweise geschäftliche Korrespondenz. Es gelten die Fristen des § 132 BAO und § 212 UGB — grundsätzlich sieben Jahre — sowie die Vorgaben an die Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit.
Besser aus der Erfassung erzeugen
Der Nachweis sollte nicht separat geschrieben, sondern aus den freigegebenen Zeitbuchungen erzeugt werden. Das erspart die doppelte Erfassung und stellt sicher, dass Nachweis und Rechnung auf denselben Daten beruhen.