Voraussetzung
Ein Festpreis ist nur dann sinnvoll kalkulierbar, wenn der Leistungsumfang präzise beschrieben und stabil ist. Bei explorativen Vorhaben, in denen sich Anforderungen erst während der Umsetzung klären, führt er regelmäßig zu Konflikten — entweder über Nachträge oder über Qualität.
Rechtliche Einordnung
Festpreisverträge sind im österreichischen Recht in der Regel Werkverträge nach §§ 1151 ff. ABGB (insbesondere als Pauschalpreisvertrag gemäß § 1170a ABGB): Geschuldet ist ein bestimmter Erfolg (das vollendete Werk), nicht bloß das Bemühen oder die reine Tätigkeit. Damit greifen die werkvertraglichen Regelungen zu Ablieferung, Übernahme/Abnahme, Gewährleistung (§§ 922 ff. ABGB) und Schadenersatz. Gemäß § 1170a ABGB kann der Auftragnehmer bei einem echten Pauschale grundsätzlich keine Mehrforderung wegen Mehraufwands verlangen, es sei denn, es liegen vom Auftraggeber veranlasste Leistungsänderungen vor. Die formelle oder schlüssige Abnahme bzw. Übernahme ist der zentrale Zeitpunkt: Sie löst grundsätzlich die Fälligkeit des Werklohns aus und markiert den Beginn der Gewährleistungsfristen.
Kalkulation
Grundlage ist eine Aufwandsschätzung je Arbeitspaket, bewertet mit den internen Kostensätzen, zuzüglich Gemeinkostenzuschlag, Gewinn und einem Risikopuffer. Der Puffer ist kein Verhandlungsposten, sondern der Preis für die Risikoübernahme.
Änderungen
Unverzichtbar ist ein vereinbartes Änderungsverfahren (Change Management): Wer darf Änderungen anmelden, wie werden sie bewertet, wer entscheidet über Zeit- und Preisfolgen. Ohne dieses Verfahren wandert jede Zusatzanforderung stillschweigend in den Festpreis.
Warum Zeiterfassung trotzdem nötig ist
Auch wenn nicht nach Aufwand abgerechnet wird, müssen die Projektstunden erfasst werden — sonst gibt es weder eine verlässliche Nachkalkulation noch eine fundierte Datenbasis für den nächsten Festpreis. Zudem gilt nach österreichischem Arbeitsrecht (§ 26 AZG) ohnehin die gesetzliche Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten der beteiligten Dienstnehmer. Genau bei Festpreisprojekten wird die projektbezogene Erfassung am häufigsten vernachlässigt, und genau dort ist sie für die Deckungsbeitragsrechnung am wertvollsten.
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