Tätigkeitsnachweis erstellen – Pflichtangaben und Muster für Österreich

Der Tätigkeitsnachweis ist der Beleg, an dem sich entscheidet, ob eine Rechnung bezahlt oder diskutiert wird. Seine Qualität hängt an einem einzigen Feld: der Tätigkeitsbeschreibung.

Abgrenzung zur Arbeitszeitaufzeichnung (Stundenzettel)

Beide speisen sich oft aus derselben Zeiterfassung, haben aber völlig unterschiedliche Adressaten. Ein einziges Dokument für beide Zwecke ist meist eine schlechte Lösung: Der Auftraggeber benötigt die gesetzlichen Pausenzeiten nicht, und das Arbeitsinspektorat interessiert die kaufmännische Projektzuordnung nicht.

Pflichtangaben

Kopfdaten:

• Auftragnehmer mit vollständiger Anschrift und UID-Nummer
• Auftraggeber und ggf. Ansprechpartner
• Projekt- oder Auftragsbezeichnung, Auftrags- oder Bestellnummer
• Abrechnungszeitraum

Je Eintrag:

• Datum
• ausführende Person
• Dauer in Stunden oder Zeitanteilen
• Beschreibung der Tätigkeit
• ggf. Arbeitspaket, Leistungsart oder Stundensatzkategorie

Fußdaten:

• Summe der Stunden, gegliedert nach Leistungsart oder Satz
• Feld für Datum und Unterschrift beider Seiten

Die Tätigkeitsbeschreibung entscheidet

Eine gute Beschreibung nennt Gegenstand und Ergebnis — nicht nur die bloße Tätigkeitsart. Sie ist so formuliert, dass eine Person, die das Projekt kennt, sie ohne Rückfrage einordnen kann.

Gegenzeichnung

Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht; vertraglich wird sie fast immer vereinbart. Ihr Wert liegt in der Beweiswirkung: Eine gegengezeichnete Aufstellung nimmt dem Einwand, die Leistung sei nicht erbracht worden, weitgehend die Grundlage.

Praktisch bewährt hat sich eine Frist: Erfolgt innerhalb von zehn Arbeitstagen kein begründeter Widerspruch, gilt der Nachweis als anerkannt. Diese Klausel gehört in den Vertrag, nicht nur auf das Formular.

Anforderungen bei Fördermitteln (z. B. FFG, Forschungsprämie)

Bei öffentlich geförderten Vorhaben (z. B. FFG, aws) und bei der Geltendmachung der Forschungsprämie gemäß § 108c EStG steigen die Anforderungen deutlich:

• zeitnahe Aufzeichnung — nicht rückwirkend erstellt,
• personenbezogen, nicht als pauschale Team- oder Projektsumme,
• eindeutige Zuordnung zum geförderten Vorhaben und zur begünstigten F&E-Tätigkeit,
• Abgrenzung zu nicht geförderten Tätigkeiten derselben Person,
• Nachvollziehbarkeit gegenüber der gesamten Arbeitszeit der Person.

Prozentuale Schätzungen — »etwa 60 Prozent der Arbeitszeit im Forschungsprojekt« — werden von den Förderstellen und der Finanzverwaltung bei Prüfungen regelmäßig verworfen. Verlangt wird die tages- und stundengenaue Zuordnung.

Erzeugung aus der Zeiterfassung

Der Nachweis sollte nicht separat geschrieben, sondern direkt aus den Projektbuchungen erzeugt werden. Voraussetzungen:

1. Projektstruktur, die zur Abrechnungsstruktur passt — was getrennt abgerechnet wird, muss getrennt buchbar sein.
2. Pflichtfeld Beschreibung bei jeder Buchung, mit Mindestlänge.
3. Kennzeichnung abrechenbar / nicht abrechenbar je Buchung.
4. Freigabeschritt vor dem Rechnungsversand, in dem Führungskraft oder Projektleitung die Beschreibungen prüft.
5. Fixierung nach dem Rechnungsversand — spätere Änderungen nur als protokollierte Korrektur.

Der vierte Punkt ist der entscheidende: Er verlagert die Qualitätssicherung vom Auftraggeber zurück in den eigenen Betrieb.

Aufbewahrung

Als Grundlage der Rechnungslegung ist der Nachweis Buchungsbeleg beziehungsweise Geschäftspapier. In Österreich gilt gemäß § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) und § 212 UGB (Unternehmensgesetzbuch) eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren. Die Aufzeichnungen müssen unveränderbar, geordnet und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Gesetze und Verordnungen (Österreich)

• § 26 AZG — Verpflichtung zur Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen
• § 132 BAO — Aufbewahrungspflichten für Bücher, Aufzeichnungen und Belege (7 Jahre)
• § 212 UGB — Unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftspapiere und Belege
• § 108c EStG — Forschungsprämie für eigenbetriebliche Forschung und experimentelle Entwicklung

Weitere Quellen

• FFG-Leitfaden für Kostenabrechnungen — Vorgaben der Österreichischen Forschungsförderungsgesellschaft zur Personalkostenerfassung und Nachweisführung

Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.