Zeiterfassung in Agenturen und IT-Beratungen in Österreich

In Agenturen und Beratungen ist die Zeiterfassung nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung nach dem Arbeitszeitgesetz (AZG), sondern das zentrale betriebswirtschaftliche Instrument: Sie liefert die Rechnungsgrundlage, die Auslastungskennzahl und die Datenbasis für jede künftige Kalkulation. Entsprechend hoch sind die Anforderungen.

Die Projektstruktur

Die Struktur entscheidet über die Auswertbarkeit. Bewährt hat sich eine dreistufige Hierarchie:

Kunde → Projekt → Arbeitspaket

Ergänzt um zwei Dimensionen je Buchung:

• Leistungsart — Konzeption, Umsetzung, Abstimmung, Reise, Nacharbeit,
• Abrechenbarkeit — abrechenbar, nicht abrechenbar, Kulanz.

Nicht abrechenbare Zeiten gehören erfasst

Der verbreitete Fehler ist, nur Kundenzeiten zu buchen. Damit gehen genau die Informationen verloren, die über die Marge entscheiden:

• interne Abstimmung und Jour fixe,
• Angebotserstellung und Pitches,
• Wissensaufbau und Fortbildung,
• Nacharbeit und Gewährleistung,
• Verwaltung und Organisation,
• Kulanzleistungen.

Erst mit diesen Daten lässt sich der Auslastungsgrad berechnen — und erst dann wird sichtbar, dass ein Kunde, der viel Abstimmung braucht, bei gleichem Umsatz deutlich weniger einbringt. Zudem verlangt § 26 AZG die lückenlose Erfassung der gesamten Arbeitszeit der Dienstnehmer (inklusive Pausen und interner Zeiten), nicht nur der verrechenbaren Projektstunden.

Die Kulanzfalle

Die Kategorie »Kulanz« ist die wichtigste Einzelmaßnahme in Agenturprojekten. Sie macht sichtbar, was ohne Vergütung geleistet wird — und sie ist fast immer der größte einzelne Margenverlust.

Wird Kulanzarbeit als »nicht abrechenbar« gebucht oder gar nicht erfasst, verschwindet sie in der internen Auslastung. Als eigene Kategorie erscheint sie je Kunde und wird verhandelbar.

Buchungsdisziplin

Disziplin entsteht nicht durch Kontrolle, sondern durch geringen Aufwand und sichtbaren Nutzen:

1. Kurze Wege. Eine Buchung muss in unter 15 Sekunden möglich sein — Timer, Vorlagen, letzte Buchungen als Kurzwahl.
2. Tägliche Erinnerung statt wöchentlicher Mahnung.
3. Eigene Auslastung sichtbar. Wer den eigenen Stand sieht, bucht zuverlässiger.
4. Freigabeschritt durch die Projektleitung vor der Fakturierung — er fängt Fehler ab und macht Qualität zur gemeinsamen Aufgabe.
5. Fixierung nach der Freigabe, spätere Änderungen nur als protokollierte Korrektur.

Retainer und Kontingente

Bei laufender Betreuung wird häufig ein monatliches Kontingent vereinbart. Zu regeln sind:

• Übertrag nicht genutzter Stunden — gar nicht, in den Folgemonat, oder in ein Jahreskontingent,
• Verfall — ab wann und mit welcher Vorwarnung,
• Überschreitung — Abrechnung nach Aufwand oder gedeckelt,
• Meldepflicht bei Erreichen einer Schwelle.

Im System wird der Retainer als periodisches Budget geführt; jede Buchung verbraucht es sichtbar für beide Seiten.

Abgrenzungsrisiko bei Beratungsleistungen

Bei längerer Tätigkeit im Betrieb des Auftraggebers droht die Einstufung als Arbeitskräfteüberlassung nach dem Arbeitskräfteüberlassungsgesetz (AÜG) oder die Feststellung eines verdeckten Dienstverhältnisses (Scheinselbstständigkeit / Dienstnehmerstatus nach ASVG). Kritische Indizien sind persönliche Weisungsbindung, Eingliederung in die Organisation des Kunden, vorgegebene Arbeitsmittel und feste Arbeitszeiten.

Die Zeiterfassung spielt hier eine doppelte Rolle: Sie ist notwendig für die Abrechnung — und sie sollte so gestaltet sein, dass sie nicht wie eine Anwesenheitskontrolle oder Dienstaufsicht des Auftraggebers wirkt. Buchungen gehören ins eigene System der Agentur oder Beratung, nicht in das des Kunden.

Vom Nachweis zur Rechnung

Der Weg sollte durchgehend sein: Buchung → Freigabe → Tätigkeitsnachweis → Rechnung. Jede manuelle Übertragung zwischen diesen Schritten erzeugt Fehler und Verzug.

Praktisch bedeutet das: Die Abrechnungsstruktur muss der Projektstruktur entsprechen, und die Stundensätze müssen je Rolle und Leistungsart hinterlegt sein — nicht erst bei der Rechnungsstellung ermittelt werden. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund) ist zudem die strukturierte E-Rechnung über das Unternehmensserviceportal (USP) via ebInterface oder PEPPOL zu berücksichtigen.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Gesetze und Verordnungen

• § 26 AZG (Arbeitszeitgesetz) — Aufzeichnungspflicht des Dienstgebers über die geleisteten Arbeitsstunden; Ruhepausen nach Abs. 5, Erleichterungen bei fixer Arbeitszeiteinteilung (Abs. 5a) und bei selbstbestimmter Arbeitszeit bzw. überwiegender Arbeit in der Wohnung (Abs. 3: nur Dauer der Tagesarbeitszeit)
• § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG (Arbeitsverfassungsgesetz) — Zustimmung des Betriebsrats durch erzwingbare Betriebsvereinbarung bei Einführung von Kontrollmaßnahmen und technischen Systemen zur Kontrolle der Arbeitnehmer, sofern diese die Menschenwürde berühren
• AÜG (Arbeitskräfteüberlassungsgesetz) — Abgrenzung zwischen echtem Werkvertrag/Dienstleistungsvertrag und bewilligungspflichtiger Arbeitskräfteüberlassung
• § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) — Gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren für Bücher, Aufzeichnungen, Abrechnungs- und Buchungsbelege

Rechtsprechung

• EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 (CCOO) — Verpflichtung der Mitgliedstaaten, Arbeitgeber zur Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystems anzuhalten

Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.