Zwei Blätter, eine Logik
Blatt 1 – Stundensatz je Rolle. Vom Bruttogehalt über die Dienstgeberabgaben (Dienstgeber-Sozialversicherungsanteil, DB, DZ, Kommunalsteuer, BV-Beitrag) und Sonderzahlungen (Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration / 13. und 14. Gehalt) zu den gesamten Dienstgeber-Bruttokosten, geteilt durch die produktiven Stunden, ergänzt um Gemeinkostenzuschlag und Gewinnaufschlag.
Blatt 2 – Aufwandsschätzung je Arbeitspaket. Geplante Stunden je Rolle, bewertet mit dem Verrechnungssatz, ergänzt um einen Risikopuffer je Paket, Fremdleistungen und Reisekosten — bis zum Angebotspreis und zum erwarteten Deckungsbeitrag.
Der Fehler, den die Vorlage verhindern soll
Die Spalte »Produktive Std.« ist bewusst getrennt von der vertraglichen Arbeitszeit ausgewiesen. Wer stattdessen durch die vertraglichen Jahresstunden teilt, unterschätzt den Kostensatz typischerweise um 25 bis 35 Prozent.
| Divisor | Beispielsatz |
|---|---|
| 2.080 vertragliche Stunden | 43,70 € |
| 1.656 Anwesenheitsstunden | 54,88 € |
| 1.325 produktive Stunden | 68,60 € |
Die Spanne beträgt 57 Prozent. Nur der letzte Wert taugt für die Kalkulation.
Produktive Stunden ermitteln
Ausgangspunkt ist die vertragliche Jahresarbeitszeit (basierend auf Kollektivvertrag bzw. Dienstvertrag), vermindert um gesetzliche Feiertage, Urlaubsanspruch (§ 2 UrlG), einen Erfahrungswert für Krankenstand und Fortbildung. Was bleibt, sind die Anwesenheitsstunden. Davon geht der Anteil ab, der auf interne Tätigkeiten entfällt — rollenabhängig:
| Rolle | Anteil Projektarbeit |
|---|---|
| Projektmitarbeit | 75–85 % |
| Projektleitung | 55–70 % |
| Fachliche Leitung mit Vertriebsanteil | 40–55 % |
Der Risikopuffer
Er ist bewusst je Arbeitspaket ausgewiesen, nicht als pauschaler Aufschlag auf die Gesamtsumme. Der Grund: Die Schätzunsicherheit ist bei den Paketen sehr verschieden. Ein gut verstandenes Paket braucht fünf Prozent, ein exploratives dreißig.
Ein pauschaler Zuschlag von zehn Prozent auf alles ist eine schlechtere Näherung — und im Gespräch mit dem Auftraggeber schwerer zu begründen.
Rückkopplung aus der Nachkalkulation
Die Kalkulation ist eine Annahme. Erst der Vergleich mit den tatsächlich gebuchten Stunden zeigt, ob sie trug.
Zwei Kennzahlen gehören jährlich überprüft:
- Produktive Stunden — wurden sie erreicht, oder war die Annahme zu optimistisch?
- Gemeinkostenzuschlag — deckten die verrechneten Gemeinkosten die tatsächlichen?
Beides lässt sich nur ermitteln, wenn die geleisteten Stunden vollständig erfasst wurden — auch bei Festpreisprojekten, bei denen die Zeiterfassung am häufigsten vernachlässigt wird.