Verfügbare Kapazität
Auszugehen ist von der vertraglichen Arbeitszeit (unter Berücksichtigung der kollektivvertraglichen oder einzelvertraglichen Normalarbeitszeit), vermindert um geplanten Urlaub, Feiertage, einen Erfahrungswert für Krankenstand, Fortbildung und den nicht projektbezogenen Anteil der Rolle. Was übrig bleibt, ist die planbare Kapazität — regelmäßig deutlich weniger, als die Wochenarbeitszeit vermuten lässt.
Bedarf ableiten
Der Bedarf ergibt sich aus dem geschätzten Restaufwand laufender Projekte und dem gewichteten Aufwand der Angebote in der Pipeline. Die Gewichtung mit der Abschlusswahrscheinlichkeit verhindert, dass jedes Angebot als sichere Belastung erscheint.
Engpässe erkennen
Interessant ist nicht die Gesamtauslastung, sondern die Auslastung je Qualifikation. Ein Team kann in Summe frei sein und trotzdem blockiert, wenn die einzige Person mit einer bestimmten Fachkenntnis überbucht ist. Die Planung sollte deshalb auf Rollen- oder Skill-Ebene erfolgen.
Historische Daten als Korrektiv
Schätzungen sind systematisch zu optimistisch. Der Abgleich mit den tatsächlich gebuchten Stunden vergleichbarer, abgeschlossener Projekte liefert einen Korrekturfaktor, der die Planung schnell verlässlicher macht als jede Verfeinerung der Schätzmethode.
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