Branchen-Guide Ingenieurbüro in Österreich – Projektzeit, Honorar und Förderung

Im Ingenieurbüro erfüllt die Zeiterfassung drei Zwecke gleichzeitig: Sie belegt die Arbeitszeit gegenüber dem Arbeitnehmerschutz (Arbeitsinspektorat nach dem AZG), sie ist Grundlage der Kalkulation und Nachtragsverhandlung, und sie liefert den Nachweis für Fördermittel und die Forschungsprämie. Jeder Zweck stellt eigene Anforderungen.

Buchungsstruktur nach Leistungsphasen

Bei Verträgen, die sich an Leistungsphasen und Leistungsmodellen orientieren (wie den Honorarleitlinien bzw. Leistungs- und Vergütungsmodellen wie HOA oder LM.VM), sollte die Buchungsstruktur diese Gliederung abbilden — mindestens je Leistungsphase, besser je Phase und Teilleistung.

Der Grund ist praktisch: Genau auf dieser Ebene wird später verhandelt. Ein Nachtrag über »Mehraufwand in der Ausführungsplanung« ist belastbar, wenn die Stunden dieser Phase zugeordnet vorliegen — und Verhandlungssache, wenn nicht.

Ergänzend sinnvoll: eine Kennzeichnung nach Grundleistung und Zusatzleistung / Besonderer Leistung, weil letztere gesondert zu vergüten sind.

Nachträge

Empfehlenswert ist eine eigene Buchungsdimension »Änderungsanlass«, die Mehraufwand von vornherein einem Vorgang zuordnet, statt ihn später aus der Gesamtmenge herauszurechnen.

Stundensatz und Zeithonorar

Auch bei Pauschal- oder Honoraren nach Aufwand ist der interne Stundensatz die Grundlage der Kalkulation. Der Rechenweg:

1. Personalvollkosten — Dienstgeber-Bruttoentgelt (inklusive 13. und 14. Monatsgehalt sowie Dienstgeberabgaben zur Sozialversicherung und Lohnnebenkosten) zuzüglich Arbeitsplatz-, IT- und Fortbildungskosten.
2. Produktive Stunden — Jahresarbeitszeit abzüglich Urlaub (mindestens 25 Arbeitstage nach UrlG), Feiertage, Krankenstand, Fortbildung und interner Tätigkeiten.
3. Gemeinkostenzuschlag — Miete, Verwaltung, Software, Geschäftsführung, Akquisition.
4. Risikopuffer und Gewinn.

Der häufigste Fehler ist die Division durch die vertraglichen statt durch die produktiven Stunden. Sie unterschätzt den Kostensatz typischerweise um 25 bis 35 Prozent.

Forschungsprämie und Fördermittel (FFG / aws)

Ingenieurbüros sind überdurchschnittlich häufig an Forschungs- und Entwicklungsvorhaben beteiligt und machen die Forschungsprämie (§ 108c EStG) oder Förderungen der FFG bzw. aws geltend. Die Anforderungen an den Stundennachweis sind dort besonders streng:

• zeitnah — arbeitstäglich oder mindestens wöchentlich,
• personenbezogen — nicht als Team- oder Projektsumme,
• tagesgenau — Stunden je Tag, nicht als Monatssumme,
• abgegrenzt — exakte Trennung zu nicht geförderten Tätigkeiten derselben Person,
• plausibel — im Verhältnis zur Gesamtarbeitszeit der Person.

Prozentuale Aufteilungen werden bei Prüfungen durch das Finanzamt oder Gutachten der FFG regelmäßig zurückgewiesen. Rückwirkend erstellte Aufzeichnungen ebenso.

Praktisch bedeutet das: Wer eine Forschungsprämie oder FFG-Förderung in Anspruch nehmen will, muss die projektbezogene Zeiterfassung vor Projektbeginn einrichten — nachträglich ist der Anspruch kaum mehr revisionssicher zu belegen.

Kapazitätsplanung

Die Auslastung schwankt mit Ausschreibungszyklen und Genehmigungsverfahren. Für die Planung gelten drei Regeln:

1. Verfügbare Kapazität ist nicht die vertragliche Arbeitszeit — nach Abzug von Abwesenheiten und interner Tätigkeit bleiben typischerweise 60 bis 70 Prozent.
2. Auf Qualifikationsebene planen, nicht auf Teamebene. Ein Büro kann in Summe frei sein und trotzdem blockiert, wenn die einzige Person mit einer bestimmten Fachkunde überbucht ist.
3. Pipeline gewichten — Angebote gehen mit ihrer Abschlusswahrscheinlichkeit in die Planung ein, nicht mit dem vollen Aufwand.

Nicht vergessen: der Arbeitnehmerschutz nach AZG und ARG

Projektzeiten sind nicht automatisch Arbeitszeitaufzeichnungen im Sinne des Gesetzes. Wer nur Projektstunden bucht, dokumentiert weder den genauen Beginn und das Ende noch die Pausen nach § 26 AZG — und kann weder Höchstarbeitszeit (§ 9 AZG: max. 12 Stunden/Tag, 60 Stunden/Woche) noch tägliche Ruhezeiten (§ 12 AZG: mind. 11 Stunden) belegen.

Gerade in Abgabephasen entstehen die Verstöße: lange Arbeitstage, abendliche Fertigstellungen, verkürzte Ruhezeiten. Eine automatische Prüfung, die vor der Überschreitung der gesetzlichen Grenzen warnt, statt Verstöße erst im Nachhinein zu melden, schützt das Büro wirksam vor Strafen durch das Arbeitsinspektorat.

Checkliste

• Buchungsstruktur nach Leistungsphasen und Teilleistungen (z. B. HOA / LM.VM)
• Kennzeichnung Grundleistung / Zusatz- bzw. Besondere Leistung
• Eigene Dimension für Änderungsanlässe und Nachträge
• Stundensatz auf Basis produktiver Stunden (inkl. 13./14. Gehalt und Lohnnebenkosten), jährlich überprüft
• Fördernachweise für Forschungsprämie (§ 108c EStG) / FFG tagesgenau und personenbezogen, ab Projektbeginn
• Kapazitätsplanung auf Qualifikationsebene
• Beginn-, Ruhe- und Endzeiten gemäß § 26 AZG getrennt nachweisbar, mit automatischer Höchstzeitprüfung

Quellen und Rechtsgrundlagen

Gesetze und Richtlinien

• § 26 AZG (Arbeitszeitgesetz) — Aufzeichnungspflicht des Dienstgebers über die geleisteten Arbeitsstunden; Ruhepausen nach Abs. 5, Erleichterungen bei fixer Arbeitszeiteinteilung (Abs. 5a) und bei selbstbestimmter Arbeitszeit bzw. überwiegender Arbeit in der Wohnung (Abs. 3: nur Dauer der Tagesarbeitszeit)
• §§ 9, 11, 12 AZG und ARG — Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und tägliche Ruhezeit
• § 108c EStG (Einkommensteuergesetz) — Forschungsprämie für eigenbetriebliche Forschung und experimentelle Entwicklung (14 %)
• § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) — 7-jährige gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Belege und Aufzeichnungen

Leistungsmodelle und Förderrichtlinien

• Leistungs- und Vergütungsmodelle der WKO / Ziviltechniker (z. B. LM.VM / HOA) — Gliederungsraster für Leistungsphasen, Grund- und Zusatzleistungen
• FFG-Leitfäden für Kostenanerkennung und Stundennachweise — Vorgaben zur tagesgenauen Projektzeiterfassung für geförderte Vorhaben

Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.