Der Stundensatz ist die wichtigste Zahl im Projektgeschäft. Er entsteht aus fünf Rechenschritten, von denen einer regelmäßig falsch gemacht wird — mit einer Abweichung, die groß genug ist, um aus einem profitablen Projekt einen Verlust zu machen.
Schritt 1: Personalvollkosten
Auszugehen ist vom Dienstgeberbrutto (inklusive Sonderzahlungen wie Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration sowie Dienstgeber-Lohnnebenkosten), nicht vom einfachen Bruttoentgelt:
| Position | Beispielwert p. a. |
|---|---|
| Bruttoentgelt (inkl. 13. und 14. Gehalt) | 60.000 € |
| Dienstgeberanteile Sozialversicherung (ÖGK, PV, UV, ALV) | 12.800 € |
| Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum DB (DZ), Kommunalsteuer | 4.600 € |
| Betriebliche Vorsorgekasse (BV-Beitrag / Abfertigung Neu) | 920 € |
| Freiwillige Sozialleistungen & betriebliche Altersvorsorge | 1.080 € |
| Dienstgeberbrutto | 79.400 € |
Für eine Vollkostenrechnung kommen die Arbeitsplatzkosten hinzu — Fläche, IT-Ausstattung, Software-Lizenzen, Fortbildung, Fachliteratur, Reisenebenkosten. Ob diese Positionen hier oder im Gemeinkostenzuschlag berücksichtigt werden, ist eine Frage der Systematik; doppelt gezählt werden dürfen sie nicht.
Schritt 2: Produktive Stunden
| Position | Stunden |
|---|---|
| Kalendertage 365 × 8 h abzüglich Wochenenden (104 Tage) | 2.088 |
| Gesetzliche Feiertage in Österreich (Ø 13 Tage) | −104 |
| Gesetzlicher Mindesturlaub (§ 2 UrlG: 25 Arbeitstage bei 5-Tage-Woche) | −200 |
| Krankenstand (Erfahrungswert 9 Tage) | −72 |
| Fortbildung (5 Tage) | −40 |
| Anwesenheitsstunden | 1.672 |
| Interne Tätigkeiten, Vertrieb, Verwaltung (20 %) | −334 |
| Produktive Stunden | 1.338 |
Der Abschlag für interne Tätigkeiten ist rollenabhängig: Bei reiner Projektmitarbeit sind 15 bis 25 Prozent realistisch, bei Projektleitung 30 bis 45, bei fachlicher Führung mit Vertriebsanteil deutlich mehr.
Schritt 3: Personalkostensatz
79.400 € ÷ 1.338 h = 59,34 € je Stunde
Zum Vergleich: Bei Division durch 1.672 Anwesenheitsstunden ergäben sich 47,49 €, bei Division durch 2.088 vertragliche Stunden nur 38,03 €. Die Spannweite zwischen richtiger und falscher Bezugsgröße beträgt hier rund 56 Prozent.
Schritt 4: Gemeinkostenzuschlag
Nicht direkt zurechenbare Kosten — Miete, Verwaltung, Geschäftsführung, Marketing, Versicherungen — werden prozentual auf die direkten Personalkosten aufgeschlagen.
Zuschlagssatz = Gemeinkosten ÷ direkte Personalkosten × 100
Bei einem Zuschlagssatz von 70 Prozent:
59,34 € × 1,70 = 100,88 €
Schritt 5: Gewinn und Risiko
Darauf kommen der Gewinnaufschlag und ein Risikopuffer für Gewährleistung, Forderungsausfall und Schätzabweichungen. Bei 15 Prozent Gewinn und 5 Prozent Risiko:
100,88 € × 1,20 = 121,06 €
Empfohlener Netto-Stundensatz
56,82 €
pro Stunde
Fakturierbare Stunden: 1.056 h/Jahr
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Differenzierung
Ein einheitlicher Satz für alle Rollen ist einfach zu handhaben und ungenau. Sinnvoll ist eine Staffelung nach Qualifikationsstufen (orientiert an den Verwendungsgruppen des jeweiligen Kollektivvertrags), ergänzt um abweichende Sätze für
- Reisezeiten — häufig reduziert,
- Rufbereitschaft und Arbeit außerhalb der Normalarbeitszeit bzw. an Wochenenden — unter Berücksichtigung kollektivvertraglicher oder gesetzlicher Zuschläge (§ 10 AZG, ARG),
- Kleinaufträge unterhalb einer Mindestgröße — mit Zuschlag für den relativ höheren Verwaltungsaufwand.
Die Auslastungsfalle
Der Zuschlagssatz und die produktiven Stunden hängen an einer Annahme über die Auslastung. Wird diese Annahme in einem guten Jahr gebildet und in einem schwachen Jahr angewendet, entsteht eine systematische Unterdeckung — Gemeinkosten sinken bei Auftragsrückgang kaum.
Konservativ angesetzte produktive Stunden sind deshalb die sicherere Wahl. Wer sie zu hoch ansetzt, kalkuliert Optimismus in den Preis hinein.
Überprüfung
Der kalkulierte Satz ist eine Annahme. Erst die Nachkalkulation zeigt, ob die unterstellte Auslastung erreicht wurde und ob der Gemeinkostenzuschlag trägt.
Praktisches Vorgehen: Am Jahresende die tatsächlich abgerechneten Stunden gegen die kalkulierten produktiven Stunden stellen und die tatsächlichen Gemeinkosten gegen die verrechneten. Die Abweichung ist der Korrekturfaktor für das Folgejahr — und ohne lückenlose Zeiterfassung gemäß § 26 AZG und fundierte Projektzeiterfassung nicht verlässlich ermittelbar.
Quellen und Rechtsgrundlagen
Gesetze und Verordnungen
- § 203 UGB — Bewertungsmaßstäbe, Herstellungskosten nach dem Unternehmensgesetzbuch
- § 2 UrlG — Gesetzlicher Urlaubsanspruch (Urlaubsgesetz) von 30 Werktagen bzw. 25 Arbeitstagen
- § 2 EFZG / § 8 AngG — Entgeltfortzahlung im Krankenstand und Dienstverhinderungsgründe
- § 26 AZG — Arbeitszeitaufzeichnungspflicht des Dienstgebers
Weitere Quellen
- Statistik Austria — Arbeitskosten und Arbeitskostenindex — Amtliche Vergleichswerte für Arbeitskosten und Dienstgeber-Lohnnebenkostenquoten in Österreich
- Wirtschaftskammer Österreich (WKO) — Stundensatzkalkulation und Lohnnebenkosten — Leitfäden zur Personalkostenberechnung und Kalkulationsschemata
Stand der Auswertung: August 2026.
Häufige Fragen
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- Fachredaktion Personalwesen
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