Die Nachkalkulation beantwortet zwei Fragen. Die erste — hat sich das Projekt gerechnet? — interessiert die Geschäftsführung. Die zweite — welche Annahme war falsch? — ist die, die Geld verdient.
Datenbasis
Für einen belastbaren Vergleich braucht es:
- geleistete Stunden je Person, Tag und Arbeitspaket,
- interne Verrechnungssätze zum Zeitpunkt der Leistung,
- Fremdleistungen mit Projektzuordnung,
- projektbezogene Sachkosten einschließlich Reisekosten,
- den Erlös einschließlich Nachträgen.
Der kritische Punkt ist immer die Stundenerfassung. Werden Stunden pauschal, verspätet oder gar nicht gebucht, wird die Nachkalkulation zur Schätzung — und bestätigt zuverlässig die eigene Vorkalkulation.
Aufbau des Vergleichs
| Ebene | Plan | Ist | Abweichung |
|---|---|---|---|
| Arbeitspaket A | 120 h | 145 h | +25 h / +21 % |
| Arbeitspaket B | 80 h | 62 h | −18 h / −23 % |
| Arbeitspaket C | 200 h | 264 h | +64 h / +32 % |
| Summe Stunden | 400 h | 471 h | +71 h / +18 % |
| Fremdleistungen | 8.000 € | 9.500 € | +1.500 € |
| Erlös | 56.000 € | 56.000 € | 0 € |
Die Auswertung auf Projektebene allein reicht nicht. Erst die Aufschlüsselung nach Arbeitspaketen macht sichtbar, wo der Aufwand entstand — und ob die Überschreitung an einer Stelle durch eine Unterschreitung an anderer nur zufällig kompensiert wurde.
Drei Abweichungsarten
Mengenabweichung. Es wurden mehr Stunden gebraucht als geplant. Ursachen: unterschätzter Umfang, Nacharbeit, unklare Anforderungen.
Preisabweichung. Die Stunden wurden von teureren Personen geleistet als kalkuliert — Senior statt Junior. Ursache ist meist die Disposition, nicht die Schätzung.
Strukturabweichung. Der Anteil nicht direkt wertschöpfender Tätigkeiten — Abstimmung, Dokumentation, Reisen — lag höher als angenommen.
Die Unterscheidung ist wichtig, weil die Konsequenzen verschieden sind: Eine Mengenabweichung korrigiert man in der Schätzmethode, eine Preisabweichung in der Besetzungsplanung, eine Strukturabweichung im Kalkulationsmodell.
Typische Ursachen
| Ursache | Erkennungsmerkmal |
|---|---|
| Scope Creep | Aufwand steigt, Umfang wurde nie neu vereinbart |
| Falsche Skillzuordnung | Senior-Stunden in einer als Junior kalkulierten Position |
| Nacharbeit | überproportionale Stunden in der Endphase |
| Unterschätzte Abstimmung | hoher Anteil an Meeting- und Koordinationsbuchungen |
| Falscher Gemeinkostenzuschlag | systematische Abweichung über alle Projekte hinweg |
Der letzte Punkt ist besonders wichtig: Zeigt sich dieselbe Abweichung in jedem Projekt, liegt der Fehler nicht in den Projekten, sondern im Kalkulationsmodell.
Deckungsbeitrag je Stunde
Aussagekräftiger als der absolute Deckungsbeitrag ist der Deckungsbeitrag je geleisteter Stunde. Er macht Projekte unterschiedlicher Größe vergleichbar und beantwortet die eigentliche Frage: Welche Auftragsart verwertet die knappe Ressource Zeit am besten?
DB je Stunde = (Erlös − direkte Kosten) ÷ geleistete Stunden
Empfohlener Netto-Stundensatz
56,82 €
pro Stunde
Fakturierbare Stunden: 1.056 h/Jahr
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Rückkopplung
Eine Nachkalkulation, die nicht in die nächste Vorkalkulation eingeht, ist verlorene Arbeit. Ein praktikabler Turnus:
- Je Projekt direkt nach Abschluss — Abweichungen und ihre Ursachen dokumentieren.
- Quartalsweise über alle abgeschlossenen Projekte — Muster erkennen.
- Jährlich die Kalkulationsansätze anpassen: produktive Stunden, Gemeinkostenzuschlag, Schätzfaktoren je Arbeitspakettyp.
Der Schätzfaktor ist dabei das wirksamste Instrument: Wenn Projekte eines bestimmten Typs im Schnitt 18 Prozent über der Schätzung liegen, ist ein Aufschlag von 18 Prozent auf künftige Schätzungen dieses Typs genauer als jede Verfeinerung der Schätzmethode.
Voraussetzung: eine Buchungsstruktur, die trägt
Die Projektstruktur muss so geschnitten sein, dass Buchungen eindeutig zuordenbar bleiben. Zu grobe Strukturen — ein einziges Arbeitspaket je Projekt — liefern keine Erkenntnis. Zu feine Strukturen führen dazu, dass falsch gebucht wird und die Daten unbrauchbar werden. Als Faustregel gilt: ein Arbeitspaket sollte mindestens 20 und höchstens 200 Stunden umfassen.
Quellen und Rechtsgrundlagen
Gesetze und Verordnungen
- § 203 UGB — Unternehmensgesetzbuch: Bewertungsmaßstäbe, Bestandteile der Herstellungskosten
- § 132 BAO — Bundesabgabenordnung: Aufbewahrungsfristen für Bücher, Aufzeichnungen und Belege (7 Jahre)
- § 26 AZG — Arbeitszeitgesetz: Verpflichtung des Dienstgebers zur Aufzeichnung der Arbeitszeit
Weitere Quellen
- BMF — Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Belegaufbewahrung — Richtlinien der österreichischen Finanzverwaltung zur Unveränderbarkeit, Protokollierung und Nachvollziehbarkeit elektronischer Aufzeichnungen
- Statistik Austria — Arbeitskosten und Lohnnebenkosten — Statistische Kennzahlen und amtliche Vergleichswerte für Arbeitskosten und Lohnnebenkostenquoten in Österreich
Stand der Auswertung: August 2026.
Häufige Fragen
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- PlainStaff Redaktion
- Fachredaktion Personalwesen
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