Bei Förderprojekten entscheidet nicht die Qualität der Forschung über die Auszahlung, sondern die Qualität der Stundennachweise. Rückforderungen entstehen fast nie wegen inhaltlicher Mängel — sondern wegen nicht belegbarer Zeiten.
Was die Fördermittelgeber verlangen
Die Anforderungen unterscheiden sich im Detail, decken sich aber im Kern:
| Anforderung | Bedeutung |
|---|---|
| Zeitnah | Erfassung arbeitstäglich oder mindestens wöchentlich — nicht rückwirkend |
| Personenbezogen | je Person, nicht als Team- oder Projektsumme |
| Tagesgenau | Stunden je Tag, nicht als Monatssumme |
| Zuordenbar | eindeutig zum geförderten Vorhaben und ggf. Arbeitspaket |
| Abgegrenzt | Trennung zu nicht geförderten Tätigkeiten derselben Person |
| Plausibel | im Verhältnis zur Gesamtarbeitszeit der Person |
| Nachprüfbar | mit Bezug zur Arbeitszeiterfassung (§ 26 AZG) und zur Lohn- und Gehaltsabrechnung |
Die produktiven Jahresstunden
Die meisten Programme rechnen Personalkosten über einen Stundensatz, der sich aus den Jahrespersonalkosten geteilt durch die produktiven Jahresstunden ergibt. Wie diese Stundenzahl zu ermitteln ist, gibt das jeweilige Programm bzw. der Kostenleitfaden vor — teils als standardisierter Teiler (z. B. FFG-Kostenleitfaden mit pauschal 1.720 Jahresstunden bei Vollzeit), teils als tatsächlich zu ermittelnde Größe.
Wird ein fester Wert vorgegeben, ist er zwingend anzuwenden; eine eigene, abweichende Berechnung wird nicht anerkannt. Wird die tatsächliche Ermittlung verlangt, sind Urlaub, Krankenstand, Feiertage und Fortbildung nachweisbar abzuziehen.
Doppelförderungsverbot
Dieselbe Arbeitsstunde darf nicht
- in zwei Förderprojekten abgerechnet werden,
- gleichzeitig einem Kunden in Rechnung gestellt werden,
- zusätzlich als Eigenleistung geltend gemacht werden.
Der Nachweis der Abgrenzung liegt beim Förderungsempfänger. Er gelingt nur, wenn die gesamte Arbeitszeit erfasst wird — nicht nur der geförderte Teil. Eine Person mit 1.650 dokumentierten Anwesenheitsstunden, die in drei Projekten zusammen 1.900 Stunden nachweist, hat ein offensichtliches Problem.
Programmspezifische Besonderheiten
FFG (Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft). Personalkosten werden nach dem FFG-Kostenleitfaden abgerechnet. Standardmäßig wird mit 1.720 Jahresstunden (bei Vollzeit) gerechnet. Verlangt werden projektbezogene Zeitaufzeichnungen je Person und Tag mit konkreter Angabe des Arbeitspakets und der ausgeführten Tätigkeit.
AWS (Austria Wirtschaftsservice). Bei Programmen des AWS gelten programmabhängige Richtlinien. Auch hier sind Stundennachweise mit genauer Vorhabens- und Leistungsbeschreibung vorzulegen.
Horizon Europe. Verlangt werden Time Records mit einer Bestätigung der beteiligten Personen. Für Personen, die ausschließlich im Projekt arbeiten, genügt eine Erklärung je Berichtsperiode; für alle anderen sind lückenlose Zeitaufzeichnungen zu führen.
Forschungsprämie (§ 108c EStG). Bemessungsgrundlage für die 14%ige Forschungsprämie (beantragt beim Finanzamt samt FFG-Gutachten) sind die auf eigenbetriebliche Forschung und experimentelle Entwicklung entfallenden Personalkosten. Die Zuordnung der Arbeitszeit ist bei einer Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung der kritische Punkt — hier gelten dieselben strengen Anforderungen an Zeitnähe und Tagesgenauigkeit.
Was ein tragfähiges System leisten muss
- Buchung auf Förderprojekt und Arbeitspaket, mit Pflichtfeld für die Tätigkeitsbeschreibung.
- Gesamtzeiterfassung derselben Personen gemäß § 26 AZG, damit die Plausibilität belegbar ist.
- Sperre gegen Doppelbuchung derselben Stunde auf mehrere Projekte.
- Zeitnahe Erfassung mit Warnung bei Rückständen über wenige Tage.
- Änderungsprotokoll (Audit-Trail) — jede Korrektur mit Zeitpunkt, Urheber und Ursprungswert.
- Export im vom Fördermittelgeber verlangten Format, mit Unterschriftenfeldern.
- Fixierung nach Freigabe für die Berichtsperiode.
Aufbewahrung
Die Förderrichtlinien (z. B. bei FFG- und EU-Vorhaben) sehen üblicherweise eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren nach Abschluss des Vorhabens vor. Nach österreichischem Steuerrecht gilt gemäß § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von mindestens 7 Jahren für alle Bücher, Belege und arbeitszeitrelevanten Aufzeichnungen; längere förderrechtliche Fristen gehen vor.
Aufzubewahren sind nicht nur die Stundenzettel, sondern auch die Berechnungsgrundlagen für den Stundensatz, die Lohn- und Gehaltskonten der beteiligten Dienstnehmer sowie die Nachweise über Urlaub, Feiertage und Krankenstandstage.
Vor Projektbeginn klären
- Welche Förderrichtlinien und Kostenleitfäden gelten und welche Nachweisform verlangen sie?
- Wie werden die produktiven Jahresstunden ermittelt — pauschaler Teiler (z. B. 1.720 h) oder individuell zu berechnen?
- Welche Personengruppen sind förderfähig, welche nicht (z. B. Gesellschafter-Geschäftsführer)?
- Wie werden Gemeinkosten abgerechnet — pauschaler Gemeinkostenzuschlag oder Ist-Kosten?
- Wer im Betrieb ist für die fortlaufende Nachweisführung verantwortlich?
Der letzte Punkt ist der wichtigste: Verwendungsnachweise scheitern selten am Wissen und fast immer an fehlender Zuständigkeit während der Projektlaufzeit.
Tätigkeits- und Leistungsnachweis für Kundenprojekte
Abrechnungsgrundlage mit Gegenzeichnung
Kompatibel mit: Excel 2016+, Microsoft 365, Google Sheets, LibreOffice Calc
Quellen und Rechtsgrundlagen
Gesetze und Verordnungen
- § 108c EStG — Forschungsprämie: Fördervoraussetzungen, Bemessungsgrundlage und Geltendmachung
- § 26 AZG — Arbeitszeitgesetz: Verpflichtung zur Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen
- § 132 BAO — Bundesabgabenordnung: Aufbewahrungspflichten für Bücher, Aufzeichnungen und Belege
Weitere Quellen
- FFG-Kostenleitfaden — Richtlinien für die Abrechnung von Personalkosten und Stundensätzen in FFG-Projekten
- BMF-Information zur Forschungsprämie (FoPV) — Vorgaben der österreichischen Finanzverwaltung zur Nachweisführung
Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
Häufige Fragen
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- PlainStaff Redaktion
- Fachredaktion Personalwesen
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