Warum die Zeiterfassung eine braucht
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und die Aufzeichnungspflichten nach § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) erfassen nicht nur die Finanzbuchhaltung, sondern alle Systeme, aus denen abgaben- und buchführungsrelevante Daten stammen. Arbeitszeitdaten fließen über Überstundenabgeltung, kollektivvertragliche und gesetzliche Zuschläge sowie Fehlzeiten in die Personalverrechnung und von dort direkt in das Rechnungswesen.
Zudem normiert § 26 AZG eine strikte Aufzeichnungspflicht für Dienstgeber zur Dokumentation von Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit. Die Zeiterfassung ist damit ein vorgelagertes System — mit denselben Anforderungen an Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Revisionssicherheit und Dokumentation.
Der Aufbau
| Teil | Inhalt |
|---|---|
| 1. Allgemeine Beschreibung | Zweck, Personenkreise, Abgrenzung zu Nachbarsystemen, Datenfluss |
| 2. Anwenderdokumentation | Erfassungswege, Zeitarten, Korrekturverfahren, Freigabeprozess, Ausnahmen |
| 3. Technische Systemdokumentation | Software, Betriebsmodell, Schnittstellen, Mapping, Berechnungslogik |
| 4. Betriebsdokumentation | Zugriffsschutz, Datensicherung, Notfallverfahren, Löschfristen (7 Jahre gem. § 132 BAO) |
Ergänzt um eine Änderungshistorie und die Anlage 1: Mapping Zeitart auf Lohnart.
Die Anlage ist das Kernstück
Die Mapping-Tabelle beantwortet die Frage, auf die es bei einer gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben (GPLA) durch die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK) bzw. das Finanzamt ankommt: Wie wurde aus einer erfassten Arbeitsstunde ein Betrag in der Buchführung und Personalverrechnung?
Jede Zeitart braucht genau ein Ziel — mit Angabe, ob die Lohnart steuerpflichtig, steuerfrei (z. B. SEG-Zulagen oder Überstundenzuschläge nach § 68 EStG) oder sozialversicherungspflichtig nach dem ASVG behandelt wird. Bei steuerfreien Zuschlägen nach § 68 EStG fallen die steuerliche und die sozialversicherungsrechtliche Bewertung regelmäßig auseinander, da im Steuer- und Beitragsrecht unterschiedliche Freibetrags- und Begünstigungsgrenzen gelten.
Berechnungsregeln dokumentieren
Der Teil, der in der Praxis am häufigsten fehlt und in Prüfungen durch das Arbeitsinspektorat oder die Abgabenbehörden die meisten Rückfragen erzeugt:
- Wie werden Ruhepausen gem. § 11 AZG ermittelt — aus tatsächlichen Stempelungen oder pauschal nach Anwesenheitsdauer?
- Welche Rundungsregeln gelten und in welche Richtung?
- Wie wird Arbeitszeit über Mitternacht den kollektivvertraglichen Zuschlagsfenstern (Nachtarbeit) zugeordnet?
- Wie entsteht der Zeitsaldo, und welche Abwesenheiten (z. B. Krankenstand, Feiertage oder Zeitausgleich) werden mit dem Tagessoll gutgeschrieben?
Was nicht dokumentiert ist, muss das Prüforgan aus den Rohdaten erschließen — und wird im Zweifel zulasten des Unternehmens ausgelegt.
Versionierung
Die Verfahrensdokumentation ist kein einmaliges Dokument. Jede relevante Änderung erfordert eine neue Version; frühere Versionen sind über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren (§ 132 BAO) vorzuhalten, damit Prüfer den Stand des jeweiligen Veranlagungsjahres lückenlos rekonstruieren können.
Jede Version braucht Versionsnummer, Gültigkeitszeitraum, Änderungsgrund und die freigebende Person mit Datum. Die Vorlage enthält dafür eine übersichtliche Tabelle.
Umfang
Für eine Zeiterfassung sind 15 bis 30 Seiten üblich. Der Maßstab ist nicht die Länge, sondern die Nachvollziehbarkeit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit.
Verweise auf Herstellerhandbücher sind zulässig, ersetzen aber nicht die Beschreibung der konkreten betrieblichen Ausgestaltung: welche Einstellungen gewählt, welche Zeitarten nach dem anwendbaren Kollektivvertrag angelegt und welche Überstunden- und Gleitzeitregeln aktiviert wurden.