Personalkosten kalkulieren – was ein Dienstnehmer in Österreich wirklich kostet

»Was kostet uns diese Stelle?« ist eine Frage mit drei möglichen Antworten, die um 60 Prozent auseinanderliegen können. Welche richtig ist, hängt davon ab, wofür die Zahl gebraucht wird.

Ebene 1: Bruttoentgelt

Die Zahl im Dienstvertrag bzw. Dienstzettel (unter Berücksichtigung des anzuwendenden Kollektivvertrags). Sie ist die Basis, aber für keine betriebswirtschaftliche Entscheidung die richtige Größe, zumal in Österreich über das Grundgehalt hinaus regelmäßig 14 Monatsgehälter (Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration) gebühren.

Ebene 2: Dienstgeberbrutto (Dienstgeber-Gesamtaufwand)

Die Beitragssätze und die Höchstbeitragsgrundlage nach dem ASVG ändern sich jährlich; die Werte oben sind Größenordnungen zur Illustration und vor jeder Verwendung am aktuellen Stand zu prüfen. Oberhalb der Höchstbeitragsgrundlage sinkt der prozentuale Sozialversicherungsaufschlag.

Ebene 3: Vollkosten

Das sind rund 156 Prozent des Bruttoentgelts. Ob die anteilige Verwaltung hier oder im Gemeinkostenzuschlag berücksichtigt wird, ist eine Frage der Systematik — doppelt gezählt werden darf sie nicht.

Ebene 4: Kosten je produktiver Stunde

Erst diese Zahl ist für Kalkulation und Vergleich brauchbar.

93.572 € ÷ 1.325 h = 70,62 € je produktiver Stunde

Welche Zahl wofür

Teilzeit und geringfügige Beschäftigung

Bei Teilzeit sinken die entgeltabhängigen Kosten proportional, die Arbeitsplatzkosten jedoch nur teilweise. Die Kosten je Stunde liegen deshalb bei Teilzeit tendenziell höher — ein Effekt, der in der Kalkulation berücksichtigt werden sollte, aber niemals eine Benachteiligung nach § 19d Abs. 6 AZG (bzw. Gleichbehandlungsgesetz) rechtfertigen darf. Zu beachten ist zudem der gesetzliche Mehrarbeitszuschlag von 25 % (§ 19d Abs. 3a AZG), sofern Mehrarbeitsstunden nicht innerhalb des Quartals durch Zeitausgleich 1:1 abgebaut werden.

Bei geringfügiger Beschäftigung nach § 5 Abs. 2 ASVG entfallen die regulären Dienstgeberbeiträge zur Kranken- und Pensionsversicherung (es fällt lediglich der Unfallversicherungsbeitrag sowie der BV-Beitrag und gegebenenfalls die Dienstgeberabgabe bei mehreren geringfügig Beschäftigten nach dem DAG an).

Fluktuationskosten

In einer vollständigen Betrachtung fehlen noch die Kosten des Personalwechsels: Ausschreibung, Auswahlverfahren, Einarbeitungszeit mit reduzierter Produktivität, Wissensverlust und Mehrbelastung des Teams. Sie werden in der Literatur häufig mit einem halben bis anderthalb Jahresgehältern beziffert.

Diese Kosten tauchen in keiner Kostenstelle auf, sind aber der wirtschaftliche Grund, warum Arbeitszeitgestaltung, Aufzeichnungspflichten (§ 26 AZG) und Belastungssteuerung betriebswirtschaftliche Themen sind — nicht nur rechtliche.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Gesetze und Verordnungen

• § 19d AZG — Teilzeitarbeit, Diskriminierungsverbot, Mehrarbeitszuschlag
• § 8 AngG bzw. EFZG — Entgeltfortzahlung im Krankenstand und Dienstverhinderung
• § 2 UrlG — Gesetzlicher Urlaubsanspruch von 30 Werktagen bzw. 25 Arbeitstagen
• § 5 Abs. 2 ASVG — Geringfügige Beschäftigung und Geringfügigkeitsgrenze
• FLAG & KommStG — Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (DB) und Kommunalsteuer

Weitere Quellen

• Statistik Austria — Arbeitskosten und Lohnnebenkosten — amtliche Vergleichswerte für Lohnnebenkostenquoten und Arbeitskosten in Österreich

Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.