Offboarding – Checkliste für den geordneten Austritt

Offboarding wird meistens improvisiert. Das ist ein Problem für die Sicherheit — nicht zurückgegebene Zugänge und Arbeitsmittel —, für die Nachweisführung und für die Wirkung auf die Belegschaft: Wie jemand geht, sehen alle.

Phase 1: Nach Zugang der Kündigung

Fristen und Kündigungstermine prüfen und dokumentieren. Kündigungsfrist und Kündigungstermin nach § 20 AngG bzw. dem anwendbaren Kollektivvertrag berechnen — aus Eintrittsdatum und Zugangsdatum, nicht aus einer möglicherweise veralteten Vertragsangabe. Besonderen Kündigungsschutz (z. B. Mutterschutz/Karenz, Betriebsräte, begünstigte Behinderte, Präsenzdienst) prüfen.

Betriebsrat verständigen. Bei arbeitgeberseitiger Kündigung ist der Betriebsrat nach § 105 ArbVG mindestens eine Woche vor Ausspruch der Kündigung zwingend zu verständigen. Eine vor Ablauf dieser Frist ausgesprochene Kündigung ist rechtsunwirksam.

Dienstfreistellung entscheiden. Eine einseitige Anordnung des Verbrauchs von Resturlaub während der Dienstfreistellung ist nach ständiger OGH-Rechtsprechung unzulässig; der Urlaubsverbrauch bedarf immer einer Vereinbarung (§ 4 UrlG). Der Abbau von Zeitguthaben während der Freistellung muss ebenfalls ausdrücklich vereinbart werden, andernfalls bleibt das Guthaben offen und ist bei Beendigung abzugelten.

Konkurrenzklausel prüfen. Besteht eine nachvertragliche Konkurrenzklausel (§§ 36 ff. AngG)? Wurde eine Karenzabgeltung vereinbart? Bei einer arbeitgeberseitigen Kündigung kann die Konkurrenzklausel grundsätzlich nur dann durchgesetzt werden, wenn sich der Dienstgeber zur Fortzahlung des vollen Entgelts für die Dauer der Beschränkung verpflichtet.

Phase 2: Übergabe

Wissensübergabe planen. Nicht als Dokument am letzten Tag, sondern als Prozess: laufende Vorgänge, Ansprechpartner, offene Zusagen, Passwörter für gemeinsam genutzte Systeme, Standorte von Unterlagen.

Projektzeiten abschließen. Alle offenen Buchungen erfassen und freigeben — nach dem Austritt ist das nur noch über Korrekturen möglich, und die Person steht für Rückfragen nicht mehr zur Verfügung.

Vertretung benennen und im System hinterlegen, damit Anfragen nicht ins Leere laufen.

Phase 3: Rückgabe und Zugänge

Für das E-Mail-Postfach ist eine Regelung nötig, die den Datenschutz wahrt: Weiterleitung an die Vertretung ist bei erlaubter Privatnutzung problematisch. Eine automatische Antwort mit Verweis auf die Vertretung und anschließende Löschung nach angemessener Frist ist der sicherere Weg.

Phase 4: Abrechnung

Resturlaub (Urlaubsersatzleistung). Offener Resturlaub darf während des aufrechten Dienstverhältnisses nicht abgelöst werden (§ 7 UrlG). Bei Beendigung gebührt für nicht verbrauchten Urlaub zwingend eine Urlaubsersatzleistung (§ 10 UrlG). Der Urlaubsanspruch des laufenden Urlaubsjahres wird im Verhältnis der zurückgelegten Dienstzeit zum gesamten Arbeitsjahr anteilig berechnet (Aliquotierung); offener Resturlaub aus vorangegangenen Jahren verjährt erst nach Ablauf von zwei Jahren ab Ende des jeweiligen Urlaubsjahres (§ 4 Abs. 5 UrlG).

Zeitkonto. Ein positiver Zeitsaldo ist bei Beendigung samt den gesetzlichen bzw. kollektivvertraglichen Überstundenzuschlägen (mindestens 50 % nach § 10 AZG bzw. 25 % Mehrarbeitszuschlag bei Teilzeit nach § 19d AZG) auszuzahlen. Ein negativer Saldo (Minusstunden) darf vom Dienstgeber nur dann einbehalten werden, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde und der Dienstnehmer das Minus verschuldet hat (kein Abzug bei Annahmeverzug des Dienstgebers).

Weitere Positionen. Aliquote Sonderzahlungen (Urlaubszuschuss und Weihnachtsremuneration / 13. und 14. Gehalt gemäß Kollektivvertrag), allfällige Abfertigungsansprüche (Mitarbeitervorsorgekasse bzw. Abfertigung Alt), Rückzahlung von Ausbildungskosten bei wirksamer Vereinbarung (§ 2d AVRAG), offene Provisionsansprüche, Rückzahlung von Vorschüssen.

Phase 5: Bescheinigungen

Das Dienstzeugnis muss auf Verlangen des Dienstnehmers ausgestellt werden. Es darf keine Angaben enthalten, die dem Dienstnehmer das Fortkommen erschweren (Verbot nachteiliger Formulierungen oder versteckter Codes).

Phase 6: Nach dem Austritt

Aufbewahrung und Löschung. Die Personalakte und Arbeitszeitaufzeichnungen unterliegen gesetzlichen Fristen. Gemäß § 132 BAO gilt für steuerlich und buchhalterisch relevante Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren (bei arbeitsrechtlichen Ansprüchen bzw. Schadenersatz ist die allgemeine 3-jährige bzw. 30-jährige Verjährungsfrist des ABGB zu beachten). Ein Löschkonzept sollte den Ablauf nach DSGVO automatisch überwachen — aus der Aufbewahrungspflicht wird nach Fristablauf eine Löschpflicht.

Austrittsgespräch auswerten. Ein strukturiertes Gespräch liefert Hinweise, die im laufenden Betrieb niemand gibt. Es sollte nicht von der direkten Führungskraft geführt werden.

Kontakt halten. Ehemalige sind die glaubwürdigsten Botschafter — und die naheliegendsten Kandidaten für eine Rückkehr.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Gesetze und Verordnungen

• § 20 AngG — Kündigungsfristen und Kündigungstermine für Angestellte
• § 105 ArbVG — Verständigung des Betriebsrats vor Ausspruch von Kündigungen
• § 39 AngG / § 1163 ABGB — Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses
• § 10 UrlG — Berechnung und Anspruch auf Urlaubsersatzleistung bei Beendigung
• § 10 AZG — Überstundenvergütung und Zuschlagspflicht
• § 84 EStG — Ausstellung und Übermittlung des Lohnzettels (L16)
• § 33 ASVG — Fristen für die Abmeldung bei der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK)
• § 132 BAO — 7-jährige Aufbewahrungsfrist für Bücher, Belege und Personalunterlagen

Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.