Wer verstehen will, warum eine Abrechnung so aussieht, wie sie aussieht, braucht zwei Begriffe: die Lohnart als Steuerungselement und das Lohnkonto als Sammelstelle.
Die Lohnart
Jede Zeile einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung gehört zu einer Lohnart. An ihr hängen sämtliche Verarbeitungsregeln:
| Merkmal | Wirkung |
|---|---|
| Lohnsteuerpflicht | steuerpflichtig, tarifversteuert, mit festem Steuersatz oder steuerfrei (§ 67, § 68 EStG) |
| SV-Pflicht | beitragspflichtig (allgemeine Beitragsgrundlage, Sonderzahlung) oder beitragsfrei (§ 49 ASVG) |
| Lohnnebenkosten | DB-, DZ- und Kommunalsteuerpflicht |
| Art | Bezug oder Abzug |
| Ebene | brutto oder netto |
| Buchung | Sachkonto und Kostenstelle in der Finanzbuchhaltung |
| Bescheinigung | Ausweis auf dem monatlichen Lohnzettel, im Lohnkonto und im Jahreslohnzettel (L16 / mBHA) |
| Exekution/Pfändung | unbeschränkt pfändbar, beschränkt pfändbar nach EO oder unpfändbar |
Nummernkreise
Abrechnungssysteme in der österreichischen Personalverrechnung arbeiten mit strukturierten Nummernkreisen. Eine gängige Systematik:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| 1000–1999 | Grundbezüge: Gehalt, Lohn, Lehrlingseinkommen |
| 2000–2999 | Überstundengrundlöhne, Überstundenzuschläge (§ 68 EStG) und Zulagen (SEG) |
| 3000–3999 | Sachbezüge und geldwerte Vorteile (z. B. Dienstwagen, Firmen-PKW, Dienstwohnung) |
| 4000–4999 | Sonderzahlungen: 13. und 14. Gehalt (Urlaubszuschuss, Weihnachtsremuneration), Prämien |
| 5000–5999 | Fehlzeiten und Entgeltfortzahlung (Krankenstand nach EFZG/AngG, Feiertagsentgelt) |
| 6000–6999 | Abzüge brutto: Betriebliche Vorsorgekasse (BV-Beitrag), Zukunftssicherung (§ 3 Abs. 1 Z 15 lit. a EStG) |
| 7000–7999 | Abzüge netto: Gehaltsexekutionen, Dienstgeberdarlehen, Gewerkschaftsbeiträge |
| 8000–8999 | statistische Lohnarten ohne Zahlungswirkung (z. B. Zeitkonten, Durchrechnungsstunden) |
Die konkrete Struktur ist frei wählbar, sollte aber stabil bleiben. Nachträgliche Umschlüsselungen erschweren jeden Mehrjahresvergleich und erzeugen bei Prüfungen Erklärungsbedarf.
Statistische Lohnarten
Lohnarten ohne Zahlungswirkung sind ein unterschätztes Werkzeug. Sie führen Werte mit, die für Auswertungen gebraucht werden — geleistete Normalarbeitsstunden, Überstundenkontingente, Anzahl der Krankenstandstage, Zuschlagsstunden je Zeitfenster —, ohne das Bruttoentgelt zu verändern.
Für den Nachweis steuerbegünstigter Zuschlagsstunden (z. B. Nacht- oder Sonntagszuschläge nach § 68 Abs. 1 EStG) gegenüber der Finanzverwaltung und der ÖGK sind sie besonders nützlich, weil der Nachweis dann unmittelbar aus den Lohnunterlagen führbar ist.
Das Lohnkonto
§ 76 EStG
Der Arbeitgeber hat für jeden Arbeitnehmer an jedem Betriebsort ein Lohnkonto zu führen, aus dem die für die Erhebung der Lohnsteuer und der Abgaben maßgebenden Grundlagen ersichtlich sind.
Aufzuzeichnen sind nach § 76 EStG iVm der Lohnkontenverordnung unter anderem:
- persönliche Daten des Dienstnehmers (Name, Anschrift, Sozialversicherungsnummer),
- Beginn und Ende des Dienstverhältnisses,
- alle gezahlten laufenden Bezüge und Sonderzahlungen, getrennt nach Lohnarten,
- einbehaltene Lohnsteuer und Dienstnehmerbeiträge zur Sozialversicherung,
- steuerfreie Bezüge unter Anführung der maßgeblichen Bestimmung des EStG,
- Bemessungsgrundlagen für Dienstgeberbeitrag (DB), Zuschlag zum DB (DZ), Kommunalsteuer (KommSt) und Betriebliche Vorsorge (BV-Beitrag).
Für steuerfreie Zuschläge (§ 68 EStG) sind zusätzlich die konkret geleisteten begünstigten Arbeitszeiten nachzuweisen — das Lohnkonto allein genügt hier nicht, es braucht die zugrunde liegenden Arbeitszeitaufzeichnungen gemäß § 26 AZG.
Abschluss und Bescheinigung
Zum Ende des Kalenderjahres oder bei Beendigung des Dienstverhältnisses wird das Lohnkonto abgeschlossen. Daraus entsteht der elektronische Lohnzettel (Formular L16) sowie die monatlichen Beitragsgrundlagenmeldungen (mBGM), die an die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK) bzw. an das Finanzamt übermittelt werden.
Aufbewahrung
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Lohnkonto, Lohnzettel und Lohnunterlagen | 7 Jahre | § 132 BAO |
| Arbeitszeitaufzeichnungen und Zeitdaten | 7 Jahre | § 132 BAO iVm § 26 AZG |
| Unterlagen mit Belegcharakter für die Buchhaltung | 7 Jahre | § 132 BAO / § 212 UGB |
| Belege zu Grundstücken/Liegenschaften (Sonderfall) | 22 Jahre | § 18 Abs. 10 UStG |
Die 7-Jahres-Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen vorgenommen wurden. Bei anhängigen behördlichen oder gerichtlichen Verfahren verlängert sich die Aufbewahrungspflicht entsprechend.
Prüfungsrelevanz
Lohnkonto und zugehörige Belege sind der zentrale Gegenstand der Gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben (GPLB / PLB), die von den Prüfungsorganen des Amtes für Betrugsbekämpfung (Finanzamt/Finanzpolizei) und der ÖGK durchgeführt wird. Geprüft wird typischerweise:
- Wurden steuerfreie Zulagen und Zuschläge nach § 68 EStG für tatsächlich geleistete begünstigte Stunden gezahlt — und liegen dafür lückenlose Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 26 AZG vor?
- Wurden Sachbezüge (z. B. Firmenfahrzeuge gemäß Sachbezugswerteverordnung) betragsmäßig und nach CO2-Ausstoß korrekt ermittelt?
- Sind freie Dienstnehmer oder Werkvertragsnehmer zutreffend als echte Dienstnehmer bzw. nach ASVG eingestuft?
- Wurden die Entgeltgrenzen für geringfügige Beschäftigung (§ 5 Abs. 2 ASVG) exakt überwacht?
- Werden die kollektivvertraglichen Mindestgrundgehälter und Biennalsprünge eingehalten (Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz, LSD-BG)?
Der erste Punkt ist der häufigste Beanstandungsgrund: Ohne exakten stundenweisen Einzelnachweis verliert der Zuschlag die Steuerfreiheit und wird samt Lohnnebenkosten voll nachversteuert.
Die Verbindung zur Zeitwirtschaft
Alle zeitabhängigen Lohnarten entstehen in der Zeiterfassung. Der Übergabepunkt ist eine dokumentierte Mapping-Tabelle: jede Zeitart mit genau einem Verrechnungsziel im Lohnprogramm. Sie ist Pflichtbestandteil ordnungsgemäßer Verrechnungsprozesse und die einzige Erklärung dafür, wie aus einer gemäß § 26 AZG erfassten Stunde ein Betrag in der Personalverrechnung und Finanzbuchhaltung wurde.
Quellen und Rechtsgrundlagen
Gesetze und Verordnungen
- § 76 EStG — Führung des Lohnkontos
- Lohnkontenverordnung 2006 (BGBl. II Nr. 256/2006) — Verpflichtende Angaben und Form des Lohnkontos
- § 68 EStG — Steuerfreiheit von Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sowie Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen (SEG)
- § 49 ASVG — Entgeltbegriff und Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung
- § 26 AZG — Gesetzliche Verpflichtung zur Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen
- § 132 BAO — Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Bücher und Aufzeichnungen
Weitere Quellen
- Lohnsteuerrichtlinien (LStR 2002, Rz 1175 ff.) — Richtlinien des Bundesministeriums für Finanzen zur Führung von Lohnkonten und zur steuerlichen Anerkennung von Zuschlägen
- Bundesabgabenordnung (BAO) Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und digitaler Aufzeichnungen — Vorgaben zur Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Prüfbarkeit elektronischer Daten
Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
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