Verfahrensdokumentation für die Zeiterfassung erstellen (Österreich)

Die Verfahrensdokumentation ist das Dokument, mit dem ein Unternehmen erklärt, wie aus einer erfassten Arbeitsstunde ein Betrag in der Buchführung und Personalverrechnung wird. Ohne sie muss ein Prüfer diesen Weg selbst rekonstruieren — und was er nicht nachvollziehen kann, erkennt er nicht an.

Warum die Zeiterfassung betroffen ist

Teil 1: Allgemeine Beschreibung

Was das Verfahren leistet und in welchem Zusammenhang es steht:

• Zweck der Zeiterfassung und rechtliche Grundlagen — AZG (§ 26 AZG zur Zeiterfassungspflicht), ARG, kollektivvertragliche Vorgaben sowie § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG (Betriebsvereinbarung),
• betroffene Personenkreise (Dienstnehmer) und Betriebsstätten/Standorte,
• Abgrenzung zu benachbarten Systemen: Personalverrechnung, Projektcontrolling, Zutrittskontrolle,
• Überblick über den Datenfluss von der Erfassung bis zur Verbuchung.

Ein Ablaufdiagramm ersetzt hier mehrere Seiten Text.

Teil 2: Anwenderdokumentation

Wie im Alltag gearbeitet wird — der Teil, der am häufigsten fehlt:

• Erfassungswege: Terminal, App, Browser, Papier als Rückfallebene.
• Wer erfasst was: Selbsterfassung durch den Dienstnehmer, Erfassung durch Vorgesetzte, Kolonnenbuchung.
• Zeitarten und ihre Bedeutung (Normalarbeitszeit, Mehrarbeit, Überstunden, Rufbereitschaft, Reisezeiten), abschließend aufgelistet.
• Korrekturverfahren: wer darf korrigieren, wer gibt frei, wie wird begründet.
• Freigabeprozess je Abrechnungsperiode mit Fristen und Zuständigkeiten.
• Umgang mit Ausnahmen: vergessene Buchungen, Systemausfall, Nacherfassung.
• Rollen- und Berechtigungskonzept (inklusive Konformität mit Datenschutz und Betriebsvereinbarung).

Teil 3: Technische Systemdokumentation

• eingesetzte Software mit Version und Releasestand,
• Betriebsmodell: eigener Betrieb, Rechenzentrum, Cloud — mit Verarbeitungsort (DSGVO-Konformität),
• Datenmodell in Grundzügen, insbesondere die aufbewahrungspflichtigen Datenarten nach § 132 BAO,
• Schnittstellen: welche Daten gehen wohin (z. B. Export in die Lohnsoftware wie BMD, dpw, RZL), in welchem Format, in welchem Rhythmus,
• Mapping-Tabelle Zeitart → Lohnart — das Kernstück für die gemeinsame Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben (GPLA / PLB),
• Berechnungslogik: gesetzlicher Pausenabzug (§ 11 AZG), Rundungsregeln, Zuschlagsermittlung (Normalstunde, 50 % bzw. 100 % Überstundenzuschlag nach § 10 AZG/Kollektivvertrag), Saldenbildung,
• Protokollierungsmechanismen (Änderungsprotokolle / Audit-Trail zur Gewährleistung der Unveränderbarkeit).

Teil 4: Betriebsdokumentation

• Zugriffsschutz: Authentifizierung, Rollen, Vergabe und Entzug von Berechtigungen,
• Datensicherung: Rhythmus, Aufbewahrung, Wiederherstellungstest mit Datum,
• Notfallverfahren bei Systemausfall,
• Aufbewahrung und Löschung: Fristen je Datenart (7 Jahre Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO), Löschverfahren, Protokoll,
• Änderungshistorie der Dokumentation selbst,
• Verantwortlichkeiten mit Namen und Funktion.

Versionierung

Die Verfahrensdokumentation ist kein einmaliges Dokument. Jede relevante Änderung — ein neues Zeiterfassungsterminal, ein geänderter Freigabeprozess, ein Release mit neuer Berechnungslogik — erfordert eine neue Version.

Frühere Versionen sind über die 7-jährige gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorzuhalten, damit ein Prüfer des Finanzamts, der ÖGK oder des Arbeitsinspektorats den Stand des jeweiligen Kalender- oder Wirtschaftsjahres rekonstruieren kann. Eine aktuelle Fassung ohne Historie ist für zurückliegende Prüfungszeiträume wertlos.

Jede Version braucht: Versionsnummer, Gültigkeitszeitraum, Änderungsgrund, Freigebende Person mit Datum.

Umfang

Für eine Zeiterfassung sind 15 bis 30 Seiten üblich. Der Maßstab ist nicht die Länge, sondern die Nachvollziehbarkeit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit.

Verweise auf Handbücher des Herstellers sind zulässig, ersetzen aber nicht die Beschreibung der konkreten betrieblichen Ausgestaltung: Welche Einstellungen wurden gewählt, welche Zeitarten und Kollektivvertragsmodelle angelegt, welche Regeln aktiviert.

Was ohne sie passiert

Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie unzureichend, kann die Abgabenbehörde (Finanzamt / Prüfdienst für Lohnabgaben und Beiträge) die formelle Ordnungsmäßigkeit der Bücher und Aufzeichnungen (§ 131 BAO) beanstanden. Für sich genommen führt das noch nicht automatisch zu einer Hinzuschätzung — kommen aber sachliche Unstimmigkeiten oder Mängel bei der Überstundenverrechnung hinzu, verschiebt sich die Argumentations- und Beweislast erheblich.

Praktisch bedeutsamer ist ein anderer Effekt: Ohne Dokumentation dauert jede Betriebsprüfung oder GPLA-Kontrolle erheblich länger, weil jede Detailfrage einzeln nachvollzogen werden muss.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Gesetze und Verordnungen

• § 131 BAO — Formelle Ordnungsvorschriften für die Führung von Büchern und Aufzeichnungen, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit
• § 132 BAO — Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und dazugehörige Unterlagen
• § 26 AZG — Aufzeichnungspflicht des Dienstgebers über die geleisteten Arbeitsstunden; Ruhepausen nach Abs. 5, Erleichterungen bei fixer Arbeitszeiteinteilung (Abs. 5a) und bei selbstbestimmter Arbeitszeit bzw. überwiegender Arbeit in der Wohnung (Abs. 3: nur Dauer der Tagesarbeitszeit)
• § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG — Zustimmungspflicht des Betriebsrats (notwendige Betriebsvereinbarung) bei Kontrollmaßnahmen und Zeiterfassungssystemen

Weitere Quellen

• EStR 2000 (Einkommensteuerrichtlinien) — BMF-Grundsätze zur Nachvollziehbarkeit elektronischer Aufzeichnungen und Aufbewahrung von Belegen
• GPLA / PLB Prüfungsrichtlinien — Gemeinsame Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben durch ÖGK und Finanzamt (Prüfung der Arbeitszeitaufzeichnungen und Überstundengrundlagen)

Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.