Excel oder Zeiterfassungssoftware – eine Entscheidungshilfe

Die Frage wird meist als Kostenfrage gestellt und ist keine. Excel kostet nichts an Lizenz und viel an Zeit, Risiko und entgangener Information.

Was beide können

Rechtlich ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Verlangt ist gemäß § 26 AZG eine Aufzeichnung, die objektiv, verlässlich und zugänglich ist und Beginn, Ende sowie Ruhepausen der Arbeitszeit erfasst. Eine sorgfältig geführte Tabelle erfüllt das inhaltlich.

Wo die Unterschiede liegen

Die drei echten Schwächen von Excel

1. Unveränderbarkeit und BAO-Konformität. Gemäß § 131 und § 132 BAO müssen Aufzeichnungen so beschaffen sein, dass die ursprüngliche Erfassung und nachträgliche Änderungen nachvollziehbar bleiben. Eine Excel-Tabelle lässt sich rückwirkend ändern, ohne dass dies sichtbar protokolliert wird. Versionierung, Zugriffsschutz und organisatorische Maßnahmen können einen gewissen Schutz bieten – der administrative Aufwand ist jedoch enorm und im Streitfall oder bei einer GPLB-Prüfung schwer zu belegen.

2. Beweiswert. Im arbeitsgerichtlichen Verfahren über Überstunden oder Mehrarbeitszuschläge ist eine Datei, die nachträglich manipuliert werden konnte, wenig wert. Fehlen dem Dienstgeber verlässliche, manipulationssichere Aufzeichnungen gemäß § 26 AZG, gerät er gegenüber den Behauptungen der Dienstnehmer und bei Kontrollen durch das Arbeitsinspektorat rasch in Beweisnot.

3. Auswertungen über Tages- und Wochengrenzen. Verstöße gegen die tägliche Ruhezeit (mindestens 11 Stunden gemäß § 12 AZG) entstehen aus der Kombination von Vortagsende und Folgetagsbeginn. Auch Durchrechnungszeiträume für die Normal- und Höchstarbeitszeit oder der 17-Wochen-Schnitt (§ 9 Abs. 2 AZG) erfordern komplexe Betrachtungen. Beides ist in Tabellen nur mit hohem Aufwand abbildbar, extrem fehleranfällig – und unterbleibt daher in der Praxis meist.

Wann Excel genügt

• Sehr kleine Teams bis etwa fünf Personen,
• einheitliches Arbeitszeitmodell ohne Schicht- oder Nachtarbeit und ohne Zuschläge,
• ein Standort mit einheitlichen Feiertagen,
• keine steuerfreien Zuschläge nach § 68 EStG,
• keine Branchen mit erhöhter Kontrolldichte durch die Finanzpolizei (wie Bau- oder Gastgewerbe),
• kein Betriebsrat, mit dem eine Betriebsvereinbarung nach § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG zu schließen ist.

Fällt auch nur eines dieser Kriterien weg, steigt der Aufwand und das rechtliche Risiko überproportional.

Der Rechenweg, der die Entscheidung trägt

Nicht die Lizenzkosten sind die relevante Größe, sondern der personelle Aufwand:

Dazu kommt das nicht bezifferte Risiko: Verwaltungsstrafen bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 26 AZG, Nachversteuerung von Zulagen und Zuschlägen bei der GPLB, Rückstellungen für fehlerhaft dokumentierte Zeitguthaben sowie Prozessrisiken bei Überstundenklagen vor dem Arbeits- und Sozialgericht.

Der Zwischenschritt, der selten funktioniert

Verbreitet ist die Idee, zunächst mit Excel zu beginnen und später zu wechseln. In der Praxis führt das zu zwei Problemen: Die Altdaten müssen über die 7-jährige Aufbewahrungsfrist (§ 132 BAO) verlässlich archiviert und lesbar bleiben, und die eingespielten Gewohnheiten – insbesondere das nachträgliche Ausfüllen am Monatsende – sind später nur schwer zu korrigieren.

Wer den Wechsel plant, sollte ihn idealerweise zum Beginn eines Kalender- oder Arbeitsjahres vollziehen, da zu diesem Stichtag Zeitkonten, Urlaubsansprüche und Lohnarten ohnehin abgeschlossen und neu aufgesetzt werden.

Was der Wechsel voraussetzt

Nicht die Software entscheidet über den Erfolg, sondern die vorher geklärten Fragen:

1. Wer erfasst – Selbsterfassung per App/Web, Führungskräfte oder stationäres Terminal?
2. Wer korrigiert und wer gibt Zeiten frei?
3. Wer prüft Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und reagiert auf Auffälligkeiten?
4. Welche Arbeitszeit- und Kollektivvertragsmodelle werden geführt und wie werden sie auf die Lohnarten der Lohnverrechnung übertragen?
5. Gibt es einen Betriebsrat, mit dem eine Betriebsvereinbarung gemäß § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG abzuschließen ist (bzw. schriftliche Einzelvereinbarungen in betriebsratslosen Betrieben)?
6. Wie lange werden welche Daten gespeichert (Beachtung der 7-jährigen Aufbewahrungsfrist nach § 132 BAO sowie DSGVO)?

Ein System, das in einen ungeklärten Prozess eingeführt wird, dokumentiert nur dessen Lücken.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Gesetze und Verordnungen

• § 26 AZG (Arbeitszeitgesetz) — Aufzeichnungspflicht des Dienstgebers über die geleisteten Arbeitsstunden; Ruhepausen nach Abs. 5, Erleichterungen bei fixer Arbeitszeiteinteilung (Abs. 5a) und bei selbstbestimmter Arbeitszeit bzw. überwiegender Arbeit in der Wohnung (Abs. 3: nur Dauer der Tagesarbeitszeit)
• § 9 und § 11 AZG — Höchstarbeitszeitgrenzen und Ruhepausen
• § 12 AZG und §§ 2, 3 ARG (Arbeitsruhegesetz) — Tägliche Ruhezeit und Wochenend- bzw. Feiertagsruhe
• § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG (Arbeitsverfassungsgesetz) — Notwendige Betriebsvereinbarung bei Kontrollmaßnahmen und technischen Systemen, die die Menschenwürde berühren
• § 68 EStG 1988 (Einkommensteuergesetz) — Steuerfreie Zuschläge für Überstunden, Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sowie Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen
• § 131 und § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) — Formvorschriften für Aufzeichnungen, Unveränderbarkeit und gesetzliche 7-jährige Aufbewahrungspflicht

Rechtsprechung

• EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – Rs. C-55/18 (CCOO) — Verpflichtung der Mitgliedstaaten zur Einführung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystems

Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.