Was die Vorlage enthält
Der Stundenzettel deckt einen vollen Kalendermonat ab und enthält für jeden Tag Felder für Beginn, Ende, Pausendauer, Ist-Stunden, Tätigkeit oder Projekt sowie eine Bemerkung. Am Fuß stehen Summenzeilen für Ist-Stunden, Soll-Stunden und Saldo sowie Unterschriftsfelder für Dienstnehmer und Vorgesetzte.
Die Excel-Datei eignet sich zum Ausfüllen am Rechner, die PDF-Variante zum Ausdrucken – etwa auf Baustellen oder in Bereichen ohne Netzabdeckung.
So füllst Du sie richtig aus
- Täglich eintragen, nicht am Monatsende. Nach § 26 AZG ist der Dienstgeber verpflichtet, zur Überwachung der Einhaltung der Arbeitszeit Beginn, Ende und Ruhepausen der Arbeitszeit zeitnah und genau aufzuzeichnen, um bei Kontrollen durch das Arbeitsinspektorat oder die Finanzpolizei lückenlose Nachweise vorlegen zu können.
- Pausen separat ausweisen. Nach § 11 Abs. 1 AZG ist bei einer Tagesarbeitszeit von mehr als sechs Stunden eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten zu gewähren.
- Unterschreiben lassen. Die Gegenzeichnung durch die vorgesetzte Stelle dokumentiert die Kenntnisnahme und stärkt den Beweiswert.
- Aufbewahrungspflichten beachten. Arbeitszeitaufzeichnungen sind nach § 26 AZG sowie den steuer- und abgabenrechtlichen Vorschriften (§ 132 BAO) mindestens sieben Jahre aufzubewahren.
Grenzen einer Tabellenvorlage
Ein Stundenzettel in Excel erfüllt die Aufzeichnungspflicht formal, stößt aber bei der Nachweisführung an Grenzen: Tabellen sind nachträglich frei änderbar, während die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (§ 132 BAO) und Prüfungen durch Behörden Nachvollziehbarkeit und Manipulationssicherheit verlangen. Für den Dauerbetrieb ist ein System mit Änderungsprotokoll die belastbarere Lösung.