Zeiterfassungspflicht für Arbeitgeber in Österreich – der Leitfaden 2026

In Österreich ist die Frage nicht, ob Arbeitszeiten erfasst werden müssen, sondern wie dies rechtskonform und effizient geschieht. § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG) normiert seit jeher eine strikte Aufzeichnungspflicht, die durch die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zusätzlich untermauert wurde. Dieser Leitfaden fasst zusammen, was gilt, für wen es gilt und wie sich die gesetzlichen Vorgaben ohne Reibungsverluste in der Praxis umsetzen lassen.

Hintergrund: Gesetzliche Pflicht nach § 26 AZG und EuGH-Vorgaben

Während in manchen Nachbarländern erst Gerichtsentscheidungen Klarheit schaffen mussten, verfügt Österreich mit dem Arbeitszeitgesetz über eine explizite gesetzliche Regelung. Der Europäische Gerichtshof entschied zudem am 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18, „CCOO“), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.

In Österreich erfüllt § 26 AZG diesen unionsrechtlichen Standard: Zur Überwachung der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und Ruhezeiten ist der Dienstgeber verpflichtet, Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Ruhepausen jedes Dienstnehmers lückenlos aufzuzeichnen.

§ 26 Abs. 1 AZG (Arbeitszeitaufzeichnungen)

Der Arbeitgeber hat zur Überwachung der Einhaltung der in diesem Bundesgesetz geregelten Angelegenheiten Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Die Aufzeichnungen müssen Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie der Ruhepausen enthalten.

Wer ist betroffen?

Die Pflicht trifft grundsätzlich alle Dienstgeber in Österreich, unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Es gibt weder eine Bagatellgrenze noch Ausnahmen für Kleinbetriebe oder Start-ups.

Ausgenommen vom Arbeitszeitgesetz sind gemäß § 1 Abs. 2 AZG im Wesentlichen:

• Leitende Angestellte, denen maßgebliche Führungsaufgaben zur selbstverantwortlichen Leitung des Unternehmens übertragen sind (echte Leitungsbefugnis mit erheblichem Entscheidungsspielraum).
• Sonstige Schlüsselkräfte mit maßgeblicher eigenverantwortlicher Entscheidungsbefugnis, sofern ihre gesamte Arbeitszeit aufgrund der Besonderheiten der Tätigkeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt werden kann.
• Echte freie Dienstnehmer und Werkvertragsnehmer (Selbstständige), da für sie das AZG nicht gilt. Vorsicht: Bei weisungsgebundener Einbindung in den Betrieb droht die Einstufung als echtes Dienstverhältnis durch die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK) oder die Finanzpolizei (Gefahr von Scheinselbstständigkeit).

Was genau muss aufgezeichnet werden?

Zu dokumentieren sind für jeden Arbeitstag:

1. Beginn der Arbeitszeit
2. Ende der Arbeitszeit
3. Lage und Dauer der Ruhepausen (ab 6 Stunden Tagesarbeitszeit mindestens 30 Minuten Ruhepause nach § 11 AZG)

Nicht verlangt sind eine lückenlose Inhaltsüberwachung oder detaillierte Tätigkeitsbeschreibungen. Wer technische Kontrollsysteme einführt, die über die reine Zeiterfassung hinausgehen und die Menschenwürde berühren (z. B. permanente GPS-Ortung oder Keylogger), benötigt nach § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG zwingend die Zustimmung des Betriebsrats über eine notwendige Betriebsvereinbarung (in Betrieben ohne Betriebsrat die schriftliche Einzelzustimmung jedes Dienstnehmers).

Aufzeichnungsform und Fristen

Die Form ist im AZG nicht starr vorgegeben – Papier, Tabellenkalkulation oder digitale Zeiterfassungssoftware sind grundsätzlich möglich. Entscheidend ist, dass das System objektiv, verlässlich, manipulationssicher und für die Dienstnehmer sowie das Arbeitsinspektorat zugänglich ist:

Gemäß § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) und arbeitsrechtlichen Verjährungsfristen sollten alle Arbeitszeitdaten und Abrechnungsbelege mindestens 7 Jahre sicher aufbewahrt werden.

Sanktionen und Verwaltungsstrafen bei Verstößen

Die Verletzung der Aufzeichnungspflichten stellt eine Verwaltungsübertretung dar:

• Nach § 28 AZG drohen Geldstrafen von bis zu 1.815 Euro pro betroffenem Dienstnehmer, im Wiederholungsfall bis zu 3.600 Euro.
• Bei gleichzeitiger Unterschreitung des kollektivvertraglichen Mindestentgelts (Lohndumping) greift das Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz (LSD-BG) mit empfindlichen Strafen durch die Finanzpolizei bzw. die Bezirksverwaltungsbehörden.

Praktisch gravierender als die Verwaltungsstrafe ist jedoch die Beweislast im arbeitsgerichtlichen Verfahren: Kann der Dienstgeber bei Streitigkeiten über geleistete Überstunden keine ordnungsgemäßen Arbeitszeitaufzeichnungen vorlegen, folgt das Arbeits- und Sozialgericht (ASG) in der Praxis regelmäßig den glaubhaften Aufzeichnungen und Angaben des Dienstnehmers.

Vorlage und Umsetzung

Für den Einstieg – etwa in einem kleinen Team oder im Außeneinsatz ohne ständige Internetverbindung – kann vorübergehend ein strukturierter Stundenzettel dienen. Unsere Vorlage erfasst Beginn, Ende und Pausen normgerecht und rechnet Normalarbeitszeit sowie Mehrstunden automatisch zusammen.

Für den rechtssicheren Dauerbetrieb empfiehlt sich ein modernes SaaS-System wie PlainStaff, das Zeiterfassung, Pausenregeln nach AZG, Kollektivvertragslogiken und revisionssichere Exporte für Lohnverrechnung und Arbeitsinspektorat automatisiert bereitstellt.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Gesetze und Verordnungen

• § 3 AZG (Arbeitszeitgesetz) — Gesetzliche Normalarbeitszeit (8 Stunden täglich, 40 Stunden wöchentlich)
• § 9 AZG — Höchstgrenzen der Arbeitszeit (12 Stunden täglich, 60 Stunden wöchentlich)
• § 11 AZG — Gesetzliche Ruhepausen (mindestens 30 Minuten ab 6 Stunden Tagesarbeitszeit)
• § 12 AZG — Tägliche Ruhezeit (mindestens 11 zusammenhängende Stunden)
• § 26 AZG — Pflicht zur Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen
• § 28 AZG — Strafbestimmungen und Bußgelder bei Arbeitszeitverstößen
• §§ 2, 3 ARG (Arbeitsruhegesetz) — Wochenend- und Feiertagsruhe (mindestens 36 Stunden)
• § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG (Arbeitsverfassungsgesetz) — Notwendige Betriebsvereinbarung bei Kontrollmaßnahmen und Überwachungssystemen
• § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) — Gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren für Bücher, Belege und Arbeitszeitunterlagen
• § 4 ASchG (ArbeitnehmerInnenschutzgesetz) — Ermittlung und Beurteilung der Gefahren (Arbeitsplatz-Evaluierung)
• LSD-BG (Lohn- und Sozialdumping-Bekämpfungsgesetz) — Bereithaltung von Lohn- und Arbeitszeitunterlagen, behördliche Kontrollen

Rechtsprechung

• EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18 (CCOO) — Verpflichtung der Mitgliedstaaten zur Einführung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystems
• OGH, ständige Rechtsprechung zu Arbeitszeit und Überstunden — Grundsätze zur Beweislastverteilung und Deckungsprüfung bei All-in-Vereinbarungen und Überstundenpauschalen

Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.