Reisekostenabrechnung in Österreich – Taggelder, Kilometergeld und Fahrtkosten

Die Reisekostenabrechnung ist eine der wenigen Stellen, an denen Dienstnehmer steuerfreie Kostenersätze erhalten können — und gleichzeitig eine der häufigsten Fehlerquellen bei der gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben (GPLA/PLB). Der Schlüssel liegt im korrekten Dienstreisebegriff.

Der Dienstort und der steuerliche Dienstreisebegriff

Die Zuordnung des Dienstorts erfolgt primär durch den Dienstvertrag bzw. Dienstzettel. Fehlt eine Festlegung, gilt die Betriebsstätte, an der der Dienstnehmer überwiegend tätig ist.

Dienstnehmer ohne festen Dienstort — Außendienst, Servicetechniker, mobile Pflege — haben ihren Mittelpunkt der Tätigkeit in einem definierten Einsatzgebiet oder sind durchgehend im Außendienst tätig.

Taggelder (Verpflegungsmehraufwand)

Steuerfreie Taggelder (Diäten) nach § 26 Z 4 EStG setzen voraus, dass eine Dienstreise vorliegt und eine Mindestabwesenheit erreicht wird. Gesetzlich gilt das Zwölftel-System:

Die konkreten Höchstsätze richten sich nach § 26 Z 4 EStG bzw. den Bestimmungen des jeweils anwendbaren Kollektivvertrags (KV). Sieht der Kollektivvertrag günstigere oder abweichende Regelungen vor (z. B. Kalendertags- oder 24-Stunden-Regelung), sind diese im Rahmen der steuerlichen Höchstgrenzen maßgeblich. Ein Einzelnachweis tatsächlicher Verpflegungskosten ist steuerfrei nicht zulässig — es gelten die Pauschalsätze.

Kürzung bei Mahlzeitengestellung

Wird dem Dienstnehmer vom Dienstgeber oder auf dessen Veranlassung durch Dritte (z. B. Kunden, Seminarveranstalter) eine Mahlzeit unentgeltlich bereitgestellt, ist das Taggeld zu kürzen:

Werden sowohl Mittag- als auch Abendessen kostenlos beigestellt, entfällt der Anspruch auf steuerfreies Taggeld für diesen Tag in der Regel zur Gänze.

Begrenzung bei längeren Einsätzen (Mittelpunkt der Tätigkeit)

Wird ein Dienstnehmer längerfristig oder wiederkehrend an demselben Einsatzort tätig, begründet er dort nach steuerlicher Rechtsprechung und den Lohnsteuerrichtlinien (LStR) einen neuen Mittelpunkt der Tätigkeit:

• 5-Tage-Regel: Bei einer durchgehenden Tätigkeit an einem Einsatzort an mehr als 5 aufeinanderfolgenden Arbeitstagen entfällt ab dem 6. Tag der Anspruch auf steuerfreie Taggelder.
• 15-Tage-Regel: Bei regelmäßig wiederkehrenden Einsätzen am selben Ort an mehr als 15 Tagen im Kalenderjahr dürfen ab dem 16. Tag keine steuerfreien Taggelder mehr ausbezahlt werden.

Sobald ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entstanden ist, gelten Fahrten dorthin als Fahrten zwischen Wohnung und Dienstort.

Fahrtkosten und Kilometergeld

Öffentliche Verkehrsmittel und Flugreisen: Erstattung der tatsächlichen Kosten gegen Vorlage der Originalbelege bzw. Tickets.

Eigener PKW: Auszahlung des amtlichen Kilometergeldes (nach amtlicher Festlegung) zur Abgeltung aller Aufwendungen (Treibstoff, Abnutzung, Versicherung, Maut). Voraussetzung ist ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch mit Datum, Ausgangs- und Zielort, Reisezweck und gefahrenen Kilometern.

Firmen- bzw. Dienstwagen: Keine Auszahlung von Kilometergeld oder Fahrtkostenersätzen, da sämtliche Kosten bereits direkt vom Dienstgeber getragen werden.

Nächtigungskosten

Tatsächliche Kosten: Steuerfreier Ersatz der tatsächlichen Hotelkosten gegen Beleg. Ist das Frühstück im Hotelpreis inkludiert, aber nicht gesondert ausgewiesen, ist der Nächtigungsbeleg in voller Höhe anerkennbar.

Pauschales Nächtigungsgeld: Wird keine Hotelrechnung vorgelegt (z. B. private Übernachtung), kann das gesetzliche bzw. kollektivvertragliche Pauschalnächtigungsgeld steuerfrei gewährt werden, sofern die Übernachtung glaubhaft gemacht wird.

Auslandsdienstreisen

Für Auslandsdienstreisen gelten länderspezifische Auslandstages- und Nächtigungsgelder, die in der Reisegebührenvorschrift (RGV) bzw. den Lohnsteuerrichtlinien geregelt sind. Maßgeblich für die Berechnung des Taggeldes ist die Zeit ab dem Grenzübertritt (bzw. Abflug/Landung) und der jeweilige Zielsatz des Landes.

Reisezeit als Arbeitszeit

Reisekostenersatz und arbeitszeitrechtliche Bewertung sind zwei getrennte Rechtsbereiche:

• Arbeitszeitgesetz (§ 20b AZG): Reisezeiten (passive Wegzeiten im Zug/Flugzeug oder aktive Lenkzeiten) unterliegen den Bestimmungen des AZG. Kollektivverträge oder Betriebsvereinbarungen regeln oft eine gesonderte, abweichende Vergütung für reine Reisezeiten.
• Zeiterfassung: Reisezeiten müssen im Zeiterfassungssystem präzise als solche deklariert und dokumentiert werden, um die Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten (§ 9 AZG) und der täglichen Ruhezeit (§ 12 AZG) lückenlos nachzuweisen.

Was ein Abrechnungsprozess in Österreich leisten muss

1. Dienstort und Betriebsstätte je Dienstnehmer im Dienstzettel und System eindeutig hinterlegt.
2. Reise- und Abwesenheitszeiten direkt aus der Zeiterfassung (§ 26 AZG) übernehmen, um Doppelerfassungen zu vermeiden.
3. Automatische Zwölftelberechnung und Kürzungslogik bei gestellten Mahlzeiten.
4. Überwachung des Mittelpunkts der Tätigkeit (5-Tage- und 15-Tage-Regelung) bei wiederkehrenden Einsatzorten.
5. Revisionssichere digitale Belegerfassung unter Einhaltung der 7-jährigen Aufbewahrungspflicht (§ 132 BAO).
6. Lohnarten-Trennung: Exakte Trennung von steuerfreien Kostenersätzen (§ 26 EStG) und steuer-/beitragspflichtigen Entgeltbestandteilen für die Lohnverrechnung.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Gesetze und Richtlinien

• § 26 Z 4 EStG 1988 — Steuerfreie Einnahmen: Kostenersätze für Dienstreisen, Taggelder und Kilometergelder
• § 20b AZG (Arbeitszeitgesetz) — Gesetzliche Regelung von Reisezeiten
• § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) — Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren für Belege und Aufzeichnungen

Weitere Quellen

• Lohnsteuerrichtlinien (LStR 2001, Rz 273 ff.) — Amtliche Auslegung des BMF zu Dienstreisen, Mittelpunkt der Tätigkeit und Reisekostenersätzen
• Kollektivverträge der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) — Branchenspezifische Diäten-, Taggeld- und Reisezeitregelungen

Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.