Die Umstellung auf die E-Rechnung ist keine Formatfrage, sondern eine Prozessfrage. Wer sie als Aufgabe der Buchhaltung behandelt, übersieht, dass sie an der Rechnungsstellung beginnt — und damit bei den Daten, aus denen Rechnungen entstehen.
Die Definition
Der entscheidende Punkt ist die maschinelle Verarbeitbarkeit. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ist zwar elektronisch übermittelt, aber keine strukturierte elektronische Rechnung im Sinne des Umsatzsteuer- und Rechnungslegungsrechts.
Die Formate
ebInterface — der österreichische XML-Standard für E-Rechnungen. Er ist der Kernstandard für die Einbringung von E-Rechnungen an den Bund und öffentliche Auftraggeber und voll kompatibel zur europäischen Norm EN 16931.
Peppol-UBL — der internationale Standard für den standardisierten Austausch über das Peppol-Netzwerk, ideal für grenzüberschreitende und hochautomatisierte B2B- und B2G-Prozesse.
Factur-X / ZUGFeRD ab Version 2 — hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Menschen lesen das PDF, Systeme verarbeiten das XML. Maßgeblich ist im Zweifel der strukturierte Datensatz. Schlanke Profile wie MINIMUM oder BASIC WL genügen der EN-16931-Norm nicht.
Empfang und Ausstellung
Während die E-Rechnung an die öffentliche Verwaltung (B2G) in Österreich über das Unternehmensserviceportal (USP) mittels ebInterface oder Peppol bereits gesetzlich vorgeschrieben ist, gewinnt die automatisierte Verarbeitung im B2B-Verkehr rasant an Bedeutung:
Der Empfang und die automatisierte Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen wird zum Standard in modernen ERP- und Buchhaltungssystemen. Formal genügt für den simplen Empfang ein E-Mail-Postfach — praktisch ist das aber die Minimallösung: Ohne strukturierte Schnittstelle landet der Datensatz im Postfach und muss manuell verarbeitet werden.
Für die Ausstellung im B2B-Bereich rüsten Unternehmen ihre Fakturierungsprozesse im Zuge der EU-weiten Harmonisierung (ViDA – VAT in the Digital Age) auf strukturierte Formate um, um Medienbrüche zwischen Leistungserfassung, Faktura und Buchhaltung zu eliminieren.
Ausnahmen
Von besonderen Formvorschriften ausgenommen bleiben in der Praxis Kleinbetragsrechnungen (bis 400 € inkl. USt gemäß § 11 Abs. 6 UStG), Fahrausweise sowie Umsätze an Endverbraucher (B2C).
Übermittlungswege
| Weg | Eignung |
|---|---|
| Unternehmensserviceportal (USP) / e-Rechnung.gv.at | verpflichtend für Rechnungen an Dienststellen des Bundes (B2G) |
| Peppol-Netzwerk | standardisiert, über zertifizierte Access Points, für hohe B2B- und B2G-Volumina |
| E-Mail mit XML-/Hybrid-Anhang | einfachster Weg im B2B, für kleinere Volumina |
| Kundenportal oder Web-EDI | bei etablierten, direkten B2B-Geschäftsbeziehungen |
Im reinen B2B-Bereich steht der Übermittlungsweg den Vertragspartnern frei; er ist zweckmäßigerweise im Rahmen der Geschäftsbeziehung zu vereinbaren.
Archivierung
In Österreich regelt § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) die Aufbewahrungspflicht: Bücher, Aufzeichnungen, Belege sowie elektronische Rechnungsdatensätze sind 7 Jahre lang geordnet, lesbar und unveränderbar aufzubewahren. Rechnungen im Zusammenhang mit Grundstücken unterliegen einer verlängerten Aufbewahrungsfrist von 22 Jahren (§ 18 Abs. 10 UStG).
Umsetzung: die Reihenfolge
- Empfang und Schnittstellen sicherstellen. Postfach und Peppol-Empfang festlegen, automatisierte Verarbeitung und die 7-jährige revisionssichere Archivierung des Originalformats (§ 132 BAO) gewährleisten.
- Stammdaten prüfen. UID-Nummern (ATU-Nummer) der Geschäftspartner, vollständige Firmenbuch- und Adressdaten sowie Auftragsreferenzen pflegen.
- Ausgangsseite strukturieren. Die Rechnungsdaten müssen von Grund auf strukturiert vorliegen — nicht als Layout, aus dem nachträglich ein XML rekonstruiert wird.
- Format wählen. ebInterface für B2G und österreichische Standards; Peppol bzw. Factur-X/ZUGFeRD für den internationalen und flexiblen B2B-Verkehr.
- Testen. Mit den wichtigsten Partnern und über die Testportale (z. B. USP-Validierung) Probeläufe durchführen.
- Verfahrensdokumentation ergänzen. Den internen Erfassungs-, Prüf- und Archivierungsprozess nachvollziehbar dokumentieren.
Der Bezug zur Projektzeiterfassung
Bei Abrechnung nach Aufwand entstehen die Rechnungsdaten direkt in der Projektzeiterfassung. Für eine strukturierte E-Rechnung müssen deshalb bereits dort die abrechnungsrelevanten Felder sauber gepflegt sein: Leistungsbeschreibung, Menge/Stundenzahl, Stundensatz, Steuersatz und Leistungszeitraum.
Ein Prozess, der aus Zeitbuchungen zunächst ein PDF erzeugt und daraus dann ein XML ableitet, arbeitet am Problem vorbei. Der durchgehende Weg lautet: Buchung → Freigabe → strukturierte Rechnungsposition → E-Rechnung.
Quellen und Rechtsgrundlagen
Gesetze und Verordnungen
- § 11 UStG (Österreich) — Ausstellung von Rechnungen, Formvorschriften und Pflichtangaben
- § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) — Gesetzliche Aufbewahrungspflicht (7 Jahre) für Bücher, Aufzeichnungen und Belege
- § 190 UGB (Unternehmensgesetzbuch) — Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung
- IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG) — Gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung an den Bund
Weitere Quellen
- Unternehmensserviceportal (USP) – E-Rechnung an den Bund — Plattform und Vorgaben zur Einbringung strukturierter E-Rechnungen (ebInterface / Peppol)
- ebInterface Standard (Wirtschaftskammer Österreich – WKO) — Der österreichische XML-Rechnungsstandard nach EN 16931
- Umsatzsteuerrichtlinien (UStR) des BMF — Rz 1540 ff. zur elektronischen Rechnungslegung und Vorsteuerabzug
Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
Häufige Fragen
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- PlainStaff Redaktion
- Fachredaktion Personalwesen
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