Die Umstellung auf die E-Rechnung ist keine Formatfrage, sondern eine Prozessfrage. Wer sie als Aufgabe der Buchhaltung behandelt, übersieht, dass sie an der Rechnungsstellung beginnt — und damit bei den Daten, aus denen Rechnungen entstehen.
Die Definition
Der entscheidende Punkt ist die maschinelle Verarbeitbarkeit. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung ist elektronisch übermittelt, aber keine elektronische Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts.
Die Formate
XRechnung — reines XML, der deutsche CIUS der EN 16931. Für die Verarbeitung ideal, für die manuelle Prüfung ohne Betrachtersoftware unbrauchbar.
ZUGFeRD ab Version 2 — hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Menschen lesen das PDF, Systeme verarbeiten das XML. Maßgeblich ist im Zweifel der strukturierte Datensatz.
Beide erfüllen die Norm, sofern ein normkonformes Profil verwendet wird. Die schlanken ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL genügen nicht.
Empfang und Ausstellung
Die Umstellung erfolgt in Stufen:
Der Empfang strukturierter E-Rechnungen im inländischen B2B-Verkehr ist bereits verpflichtend. Formal genügt dafür ein E-Mail-Postfach — praktisch ist das aber die Minimallösung: Ohne Verarbeitung landet der Datensatz im Postfach und muss manuell ausgewertet werden.
Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen, die sich unter anderem nach dem Vorjahresumsatz richten. Die jeweils geltenden Stichtage sind vor der Planung am aktuellen Gesetzesstand zu prüfen.
Ausnahmen
Von der Pflicht ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV, Fahrausweise nach § 34 UStDV und Umsätze an Endverbraucher. Für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG bestehen ebenfalls Erleichterungen.
Die Ausnahmen betreffen die Ausstellung — die Empfangspflicht besteht unabhängig davon.
Übermittlungswege
| Weg | Eignung |
|---|---|
| E-Mail mit Anhang | einfachster Weg, für kleine Volumina ausreichend |
| Peppol-Netzwerk | standardisiert, über zertifizierte Zugangspunkte, für höhere Volumina |
| Rechnungseingangsplattformen | verpflichtend im Verkehr mit der öffentlichen Verwaltung |
| Kundenportal oder EDI | bei etablierten Geschäftsbeziehungen |
Eine gesetzliche Vorgabe des Übermittlungswegs gibt es im B2B nicht; er ist zwischen den Parteien zu vereinbaren.
Archivierung
Es gelten die üblichen Anforderungen der GoBD: Unveränderbarkeit, Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist, maschinelle Auswertbarkeit und ein nachvollziehbarer Verfahrensablauf.
Umsetzung: die Reihenfolge
- Empfang sicherstellen. Postfach benennen, Verarbeitungsweg festlegen, Archivierung des Originalformats sicherstellen.
- Stammdaten prüfen. Leitweg-IDs bei öffentlichen Auftraggebern, USt-IdNr. der Kunden, vollständige Anschriften.
- Ausgangsseite strukturieren. Die Rechnungsdaten müssen strukturiert vorliegen — nicht als Layout, aus dem ein XML rekonstruiert wird.
- Format wählen. ZUGFeRD, wenn Empfänger noch manuell prüfen; XRechnung bei durchgehender Automatisierung.
- Testen. Mit den wichtigsten Kunden und Lieferanten einen Testlauf durchführen, bevor die Frist greift.
- Verfahrensdokumentation ergänzen. Der neue Prozess gehört dokumentiert.
Der Bezug zur Projektzeiterfassung
Bei Abrechnung nach Aufwand entstehen die Rechnungsdaten in der Projektzeiterfassung. Für eine strukturierte E-Rechnung müssen deshalb bereits dort die abrechnungsrelevanten Felder sauber gepflegt sein: Leistungsbeschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz und Zeitraum der Leistung.
Ein Prozess, der aus Zeitbuchungen zunächst ein PDF erzeugt und daraus dann ein XML ableitet, arbeitet am Problem vorbei. Der durchgehende Weg lautet: Buchung → Freigabe → strukturierte Rechnungsposition → E-Rechnung.
Quellen und Rechtsgrundlagen
Gesetze und Verordnungen
- § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen, Pflichtangaben, E-Rechnung
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnungen
- § 34 UStDV — Fahrausweise als Rechnungen
- § 147 AO — Aufbewahrungspflichten und -fristen für steuerlich relevante Unterlagen
- § 257 HGB — handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten und -fristen
Weitere Quellen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung — Anwendungsschreiben zu Format, Pflichtangaben und Übergangsregelungen der E-Rechnung nach § 14 UStG
- GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl I S. 1269, zuletzt geändert am 14.07.2025) — Anforderungen an Unveränderbarkeit, Protokollierung und Datenzugriff bei elektronischen Aufzeichnungen
Stand der Auswertung: August 2026. Der Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
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