Was das Formular abdeckt
Der Antrag erfasst Personendaten, den beantragten Zeitraum inklusive Zahl der Arbeitstage, die Art der Abwesenheit (Erholungsurlaub, Resturlaub aus dem vorangegangenen Urlaubsjahr, Sonderurlaub bzw. Dienstverhinderung, unbezahlter Urlaub, Zeitausgleich), den Stand des Urlaubskontos, die Vertretungsregelung sowie Felder für Genehmigung oder Ablehnung (Urlaubsvereinbarung).
Warum das Urlaubskonto mit auf den Antrag gehört
Der Urlaubsanspruch verjährt in Österreich gemäß § 4 Abs. 5 UrlG nach Ablauf von zwei Jahren ab dem Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist (faktisch somit nach 3 Jahren). Nach der Rechtsprechung von EuGH und OGH setzt eine wirksame Verjährung voraus, dass der Dienstgeber den Dienstnehmer individuell und konkret über den noch offenen Urlaubsanspruch sowie den drohenden Verfall belehrt hat. Ein Antragsformular, das den aktuellen Restanspruch beziffert, dokumentiert diesen Hinweis bei jedem Antrag transparent mit.
Aufbewahrung
Genehmigte Urlaubsanträge bzw. schriftliche Urlaubsvereinbarungen gehören zum Personalakt. Bei einer Beendigung des Dienstverhältnisses und der Abrechnung von Urlaubsersatzleistungen nach § 10 UrlG sind sie das entscheidende Beweismittel. Nach den steuer- und abgabenrechtlichen Aufbewahrungspflichten gemäß § 132 BAO sowie zur Abwehr allfälliger Nachforderungen sind diese Unterlagen mindestens 7 Jahre lang aufzubewahren.