Zeiterfassung neu gedacht

Ja. PlainStaff dokumentiert Beginn, Ende und Pausen jeder Arbeitszeit lückenlos und protokolliert jede nachträgliche Änderung – genau das fordern das EuGH-Urteil von 2019 und der BAG-Beschluss von 2022. Arbeitszeitmodelle, Höchstarbeitszeiten sowie Pausen- und Ruhezeitregeln stellst du passend zum Arbeitszeitrecht deines Landes ein. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform, der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist Bestandteil des Nutzungsvertrags.

In europäischen Rechenzentren von Microsoft Azure – Übertragung und Speicherung sind durchgehend verschlüsselt. Die Rechenzentren sind dreifach redundant ausgelegt, zusätzlich sichern wir täglich vollständig an einen mindestens 300 km entfernten Standort innerhalb der EU und halten diese Backups sieben Tage vor. Die genutzten Rechenzentren sind unter anderem nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Wahlweise bieten wir auch Rechenzentren in den USA oder Australien an.

Abgerechnet wird pro Nutzer und Monat: Bronze für 3,50 €, Silber für 4,90 € und Gold für 6,90 €. Bronze enthält Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung, Silber ergänzt Projektzeiten, Schichtplanung und Rechnungsstellung, Gold zusätzlich Kapazitätsplanung und Compliance-Funktionen. Einrichtungsgebühren fallen nicht an.

Ja, 30 Tage lang und ohne Kreditkarte. Die Registrierung dauert etwa eine Minute – wahlweise mit deiner geschäftlichen E-Mail-Adresse oder direkt über dein Microsoft-365-Konto. Du probierst PlainStaff mit deinem eigenen Team aus und entscheidest erst danach, welches Paket zu dir passt.

Gar nicht. Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und ist jederzeit kündbar. Tarif wechseln, Nutzer hinzufügen oder kündigen erledigst du selbst auf der Abonnement-Seite in PlainStaff, die Zahlung läuft über Stripe. Ein Anruf beim Support ist dafür nicht nötig.

Ja. Mehr als zehn fertige Integrationen stehen bereit, darunter DATEV Lohn und Gehalt beziehungsweise LODAS, Lexware Office, weclapp, sevDesk, easybill, BuchhaltungsButler und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die Anmeldung per Microsoft 365 ist ebenfalls möglich. Alles darüber hinaus baust du dir über unsere öffentliche REST-API selbst.

Ja. Die App für iOS und Android erfasst Kommen, Gehen und Projektzeiten direkt am Einsatzort, dazu Urlaubsanträge und Genehmigungen. Im Büro arbeitest du im Browser, und für Mitarbeitende ohne Smartphone oder PC gibt es das PlainStaff-Terminal: Kommen und Gehen mit einem Knopfdruck.

PlainStaff führt die Urlaubskonten automatisch, inklusive Resturlaub und Übertrag ins Folgejahr. Anträge laufen digital über einen ein- oder zweistufigen Genehmigungsprozess, der Teamkalender zeigt sofort, wer wann fehlt. Die Feiertage aller deutschen Bundesländer und 15 weiterer europäischer Länder sind hinterlegt und werden automatisch berücksichtigt.

Ab dem Paket Silber erstellt PlainStaff Rechnungen automatisch aus den erfassten Projektzeiten – als E-Rechnung im XRechnung- und ZUGFeRD-Format, je Kunde frei wählbar. Gold ergänzt Peppol BIS, Factur-X und EN 16931 für Kunden im Ausland.

Ja. Das Paket Gold enthält ein GoBD-konformes Audit-Log, das jede Änderung revisionssicher protokolliert, einen IDEA-konformen Export für den Z3-Zugriff der Prüfer sowie die Archivierung aller Daten über zehn Jahre. Damit lieferst du Finanzamt oder Zoll die geforderten Nachweise auf Knopfdruck.

Die Einführung einer Zeiterfassung ist nach § 87 BetrVG mitbestimmungspflichtig. PlainStaff arbeitet mit rollenbasierten Berechtigungen, sodass jede Person nur die Daten sieht, für die sie zuständig ist – heimliche Überwachung ist ausgeschlossen und jede Auswertung bleibt nachvollziehbar. Das erleichtert die Verhandlung einer Betriebsvereinbarung, zu der du in unserem Wissensbereich einen Leitfaden findest.