Η καταγραφή χρόνου εργασίας επιτρέπει την καταγραφή και τεκμηρίωση των δικών σου ωρών εργασίας. Εάν ο οργανισμός έχει ορίσει ένα μοντέλο χρόνου εργασίας με προβλεπόμενες ώρες για τον εργαζόμενο, το υπόλοιπο υπολογίζεται αυτόματα βάσει των προβλεπόμενων και των πραγματικών ωρών και τηρείται λογαριασμός χρόνου. Σε αντίθεση με την καταγραφή χρόνου εργασίας, η καταγραφή χρόνου έργου αφορά την καταχώριση τιμολογήσιμων ωρών σε έργα πελατών, ώστε να μπορούν να χρεωθούν στον πελάτη. Λεπτομέρειες θα βρεις στο θέμα Καταγραφή χρόνου έργου.
Μια καταχώριση χρόνου μπορεί να πραγματοποιηθεί με τη χρήση της λειτουργίας Προσέλευση / Αποχώρηση ή απευθείας ως πλήρης καταχώριση. Υπάρχουν καταχωρίσεις με χρονικές ενδείξεις (Παρών, Επαγγελματικό ταξίδι, κ.λπ.) και ολοήμερες καταχωρίσεις χωρίς χρονική ένδειξη (Άδεια, Ασθένεια, Επιμόρφωση, κ.λπ.). Η φόρμα καταχώρισης προσαρμόζεται ανάλογα.
Εάν χρησιμοποιηθεί η λειτουργία «Προσέλευση», το PlainStaff δημιουργεί μια καταχώριση χωρίς ώρα λήξης και ξεκινά ένα χρονόμετρο, το οποίο υποδεικνύεται με ένα μπλε κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία και μια κάρτα στην αρχική σελίδα. Ένα κλικ στο κουμπί, στο μενού «Αποχώρηση» ή στην κάρτα ολοκληρώνει την καταχώριση, ενώ η ώρα έναρξης, η ώρα λήξης και η ημερομηνία μπορούν ακόμα να επεξεργαστούν.
Εάν χρησιμοποιηθεί ένας τύπος καταχώρισης για τον οποίο ο εργοδότης έχει ορίσει διαδικασία έγκρισης, εμφανίζεται ένα σχετικό μήνυμα κατά την αποθήκευση και ξεκινά η ροή έγκρισης. Οι καταχωρίσεις που δεν έχουν ακόμη εγκριθεί εμφανίζονται με διαγράμμιση στο ημερολόγιο.
Αφαίρεση υποχρεωτικών βάσει νόμου διαλειμμάτων
Ανάλογα με τις ρυθμίσεις του συστήματος από τον εργοδότη, ενδέχεται να αφαιρεθεί χρόνος από μια καταχώριση. Στη Γερμανία, για παράδειγμα, η νομοθεσία ορίζει διάλειμμα 30 λεπτών για χρόνο εργασίας άνω των 6 ωρών και 45 λεπτών για χρόνο εργασίας άνω των 9 ωρών. Εάν αυτό το διάλειμμα δεν καταγραφεί ως αντίστοιχης διάρκειας διακοπή της εργασίας στο PlainStaff, το σύστημα αφαιρεί αυτόματα αυτόν τον χρόνο διαλείμματος από τον καταγεγραμμένο χρόνο εργασίας.
Παράδειγμα
Καταχωρίζεται ώρα έναρξης 8:00 και ώρα λήξης 17:00. Αυτό δίνει έναν μεικτό χρόνο εργασίας 9 ωρών. Επειδή δεν καταγράφηκε διακοπή εργασίας, το σύστημα αφαιρεί αυτόματα διάλειμμα 30 λεπτών, με αποτέλεσμα ο καθαρός χρόνος εργασίας να είναι μόνο 8 ώρες και 30 λεπτά.
Ειδικοί κανόνες για τις καταχωρίσεις
Υπάρχουν ορισμένοι ειδικοί κανόνες για τις καταχωρίσεις:
- Επιτρέπεται μόνο μία ολοήμερη καταχώριση ανά ημέρα.
- Εάν αντί για ολοήμερη καταχώριση πρόκειται να πραγματοποιηθεί καταχώριση με ώρες προσέλευσης και αποχώρησης, πρέπει πρώτα να διαγραφεί η ολοήμερη καταχώριση της συγκεκριμένης ημέρας.
- Εάν αντί για καταχώριση με ώρες προσέλευσης και αποχώρησης πρόκειται να πραγματοποιηθεί ολοήμερη καταχώριση, πρέπει πρώτα να διαγραφεί η καταχώριση με ώρες προσέλευσης και αποχώρησης της συγκεκριμένης ημέρας.
- Μπορούν να υπάρχουν πολλαπλές καταχωρίσεις με ώρες προσέλευσης και αποχώρησης ανά ημέρα. Ωστόσο, αυτές οι καταχωρίσεις δεν επιτρέπεται να επικαλύπτονται.
- Ενδέχεται να υπάρχουν περαιτέρω περιορισμοί, τους οποίους μπορείς να ζητήσεις από το τμήμα προσωπικού σου. Παραδείγματα:
- Καταχωρίσεις σε συγκεκριμένες ημέρες, όπως Κυριακές
- Καταχωρίσεις συγκεκριμένων ωρών προσέλευσης και αποχώρησης εκτός ενός καθορισμένου χρονικού πλαισίου