Ψηφιακός φάκελος έργου: Άψογη διαχείριση εγγράφων & ασφαλές αρχείο έργων
Βάλε τέλος στο χάος των διάσπαρτων αρχείων, των ατελείωτων αλυσίδων e-mail και των παρωχημένων εγγράφων. Με τον ψηφιακό φάκελο έργου του PlainStaff δημιουργείς έναν κεντρικό, ασφαλή και έξυπνο χώρο για όλη τη γνώση των έργων σου.
Ο ψηφιακός φάκελος έργου στο PlainStaff ως κεντρικό αρχείο έργων
Το άλμα αποδοτικότητάς σου με μια ματιά:
Γνωρίζεις το συναίσθημα όταν ένα κρίσιμο έγγραφο είναι άφαντο ακριβώς τη στιγμή που το χρειάζεσαι περισσότερο; Όταν μέλη της ομάδας εργάζονται με παλιές εκδόσεις και χάνεται πολύτιμος χρόνος στην αναζήτηση πληροφοριών; Ο ψηφιακός φάκελος έργου του PlainStaff είναι η απάντηση σε αυτό το καθημερινό χάος. Είναι πολύ περισσότερο από έναν απλό χώρο αποθήκευσης cloud: είναι η ζωντανή καρδιά των έργων σου. Εδώ συγκλίνουν όλα: από την αρχική ιδέα και τα αναλυτικά σχέδια μέχρι τα σημαντικά πρακτικά, τα σχόλια πελατών και την τελική εκκαθάριση.
Μετατρέπουμε τη διαχείριση εγγράφων σου από κουραστική υποχρέωση σε στρατηγικό πλεονέκτημα. Δημιούργησε μια μοναδική, αξιόπιστη πηγή αλήθειας (Single Source of Truth) διαθέσιμη σε όλη την ομάδα σου οποιαδήποτε στιγμή και από οπουδήποτε. Το αποτέλεσμα είναι τεράστια εξοικονόμηση χρόνου και ένα νέο επίπεδο συνεργασίας, διαφάνειας και επαγγελματισμού. Το αρχείο έργων σου μετατρέπεται από μια παθητική αποθήκη σε μια ζωντανή βάση γνώσεων που οδηγεί στην επιτυχία των έργων σου.
Κεντρική πηγή αλήθειας
Ένας χώρος για όλα τα έγγραφα. Τέλος στην αναζήτηση, καλώς ήρθες παραγωγικότητα! Το αρχείο έργων σου είναι πάντα ενημερωμένο.
Ομαλή συνεργασία
Ενίσχυσε τη συνεργασία μέσω κοινής πρόσβασης σε όλες τις σχετικές πληροφορίες και έγγραφα.
Ασφαλής τεκμηρίωση
Εκπλήρωσε τις νόμιμες υποχρεώσεις διατήρησης αρχείων μέσα από λεπτομερή δομή δικαιωμάτων.
Έξυπνη αναζήτηση
Βρες οποιοδήποτε έγγραφο σε δευτερόλεπτα – οπουδήποτε και αν βρίσκεσαι. Η αποδοτική διαχείριση εγγράφων εξοικονομεί χρόνο.
Μέγιστη ασφάλεια
Προστάτευσε τα ευαίσθητα δεδομένα των έργων σου με λεπτομερή δικαιώματα πρόσβασης και φιλοξενία στην Ευρώπη.
Πλήρης έλεγχος
Διατήρησε πάντα την πλήρη εικόνα και διαχειρίσου τα έργα σου προληπτικά με πανοραμική θέαση 360° σε όλα τα έγγραφα.
Από το χάος των εγγράφων στην απόλυτη τάξη – Διαισθητικά και ισχυρά
Το καλύτερο λογισμικό είναι αυτό που απολαμβάνεις να χρησιμοποιείς. Γι' αυτό σχεδιάσαμε τη διαχείριση εγγράφων στο PlainStaff όσο πιο απλή και εύχρηστη γίνεται. Πρόσθεσε έγγραφα με απλό drag-and-drop στο πρόγραμμα περιήγησης, ανέβασέ τα από τον υπολογιστή σου ή κατάγραψέ τα απευθείας μέσω της εφαρμογής PlainStaff. Τράβηξε μια φωτογραφία ενός σχεδίου στο εργοτάξιο, σκάναρε ένα δελτίο αποστολής ή αποθήκευσε ένα πρωτόκολλο παράδοσης σε PDF. Κάθε αρχείο καταλήγει άμεσα στο σωστό αρχείο έργων, ταξινομημένο και προσβάσιμο σε όλα τα εξουσιοδοτημένα μέλη της ομάδας.
Σύνδεσε έγγραφα απευθείας με συγκεκριμένες καταχωρίσεις χρόνου, εργασίες ή ορόσημα. Έτσι δημιουργείς ένα πλαίσιο που ξεπερνά κατά πολύ την απλή αποθήκευση. Φαντάσου να μη βλέπεις μόνο ότι καταγράφηκαν 8 ώρες στον σχεδιασμό, αλλά να μπορείς με ένα κλικ να ανοίξεις το αντίστοιχο έγγραφο προδιαγραφών. Αυτή η βαθιά σύνδεση καταγραφής χρόνου και διαχείρισης εγγράφων προσφέρει απαράμιλλη διαύγεια και καθιστά το αρχείο έργων σου έναν ζωντανό οργανισμό που υποστηρίζει έξυπνα την ομάδα σου.
Αρχειοθέτηση εγγράφων απευθείας κατά την καταγραφή χρόνου στον ψηφιακό φάκελο έργου
Ομαδική εργασία με τον ψηφιακό φάκελο έργου
Η ομαδική εργασία επαναπροσδιορίζεται: Μοιράσου γνώση, αναπτυχθείτε μαζί
Τα επιτυχημένα έργα βασίζονται στην απρόσκοπτη επικοινωνία και στην κοινή κατανόηση. Ο ψηφιακός φάκελος έργου είναι το απόλυτο εργαλείο σου για να καταργήσεις τα στεγανά πληροφοριών και να εδραιώσεις μια κουλτούρα ανταλλαγής. Κάθε μέλος της ομάδας, από τον υπεύθυνο έργου μέχρι τους εξωτερικούς συνεργάτες, έχει πρόσβαση ακριβώς στις πληροφορίες που χρειάζεται για τη δουλειά του – πάντα στην πιο πρόσφατη έκδοση.
Τέρμα στα ατελείωτα e-mail για να βρεις την τελευταία έκδοση μιας παρουσίασης ή στις παρανοήσεις λόγω παρωχημένων σχεδίων. Σχολίασε έγγραφα απευθείας στο PlainStaff, κάνε συζητήσεις εκεί που ανήκουν και διασφάλισε ότι όλες οι αποφάσεις είναι διαφανείς και ανιχνεύσιμες. Το αρχείο έργων γίνεται το κεντρικό σημείο συνεργασίας που εκτοξεύει την αποδοτικότητα και οδηγεί ολόκληρη την ομάδα στην επιτυχία.
Ασφάλεια και έλεγχος: Τα δεδομένα σου, οι κανόνες σου
Τα έγγραφα των έργων σου είναι από τα πιο πολύτιμα περιουσιακά σου στοιχεία. Τα προστατεύουμε με τη μέγιστη φροντίδα. Ο ψηφιακός φάκελος έργου του PlainStaff σου προσφέρει ένα εξελιγμένο αλλά εύκολο στη διαχείριση σύστημα δικαιωμάτων. Ορίζεις λεπτομερώς ποιος μπορεί να βλέπει, να κατεβάζει, να επεξεργάζεται ή να διαγράφει έγγραφα. Είτε πρόκειται για εσωτερικές ομάδες, εξωτερικούς συνεργάτες ή πελάτες – έχεις πάντα τον πλήρη έλεγχο.
Όλα τα έγγραφα αποκτούν αυτόματα ιστορικό εκδόσεων. Βλέπεις ανά πάσα στιγμή ποιος δημιούργησε ή τροποποίησε ένα έγγραφο και πότε. Αυτό δημιουργεί εμπιστοσύνη και καλύπτει σημαντικές απαιτήσεις συμμόρφωσης. Τα δεδομένα σου αποθηκεύονται αποκλειστικά σε κέντρα δεδομένων υψηλής ασφάλειας στην Ευρώπη, πιστοποιημένα κατά ISO 27001. Εμπιστεύσου μια διαχείριση εγγράφων και ένα αρχείο έργων που όχι μόνο υπόσχονται ασφάλεια, αλλά την εγγυώνται.
