Ηλεκτρονική τιμολόγηση για δημόσιο & επιχειρήσεις: EN 16931, Peppol, XRechnung & ZUGFeRD με το PlainStaff

Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο δεν είναι απλό αρχείο PDF μέσω e-mail, αλλά ένα δομημένο σύνολο δεδομένων που αναγιγνώσκεται αυτόματα από το λογιστικό σύστημα του παραλήπτη. Η κοινή βάση στην Ευρώπη είναι το πρότυπο EN 16931. Τα κράτη το συμπληρώνουν με δικά τους προφίλ και διαύλους διαβίβασης: η Γερμανία με XRechnung και ZUGFeRD, η Γαλλία με Factur-X, μεγάλο μέρος της ΕΕ με Peppol BIS. Ακριβώς εδώ υπεισέρχεται το PlainStaff:

• Πέντε προφίλ, μία διαδικασία: Τα EN 16931 (CII και UBL), Peppol BIS, Factur-X, XRechnung και ZUGFeRD δημιουργούνται απευθείας από την τιμολόγηση έργων – ως υβριδικό PDF ή ως αρχείο XML μαζί με αναγνώσιμο PDF.
• Αυτόματη επικύρωση: Πριν από την έκδοση, το PlainStaff επικυρώνει το τιμολόγιό σου με βάση τους επίσημους κανόνες του επιλεγμένου προφίλ – συμπεριλαμβανομένων εθνικών κανόνων όπως οι BR-DE για το XRechnung – και επισημαίνει άμεσα τυχόν ελλείποντα υποχρεωτικά στοιχεία με άμεσο σύνδεσμο για τη συμπλήρωσή τους.
• Οδηγίες ανά χώρα με πηγές: Για κάθε χώρα πελάτη βλέπεις ποια μορφή αναμένεται, αν αρκεί η αποστολή μέσω e-mail ή αν απαιτείται πύλη – με αναφορά της πηγής και της ημερομηνίας τελευταίου ελέγχου.
• Μορφή ανά πελάτη: Κάθε πελάτης μπορεί να λάβει τη δική του μορφή: σε κάθε πακέτο ανάμεσα στις μορφές της χώρας σου, και στο πακέτο Gold επιπλέον όλες τις υπόλοιπες: ο Βέλγος πελάτης Peppol BIS, ο Γάλλος Factur-X, ο Γερμανός XRechnung.
• Πληρωμές και υπενθυμίσεις: Ημερομηνία λήξης, είσπραξη και στάδιο υπενθύμισης εμφανίζονται στην ίδια λίστα με το τιμολόγιο – οι ληξιπρόθεσμες οφειλές επισημαίνονται και η υπενθύμιση δημιουργείται με τέλη, τόκους και νέα προθεσμία απευθείας από εκεί.

Από τη δημιουργία μέχρι την πληρωμή διατηρείς τον απόλυτο έλεγχο: Το αρχείο τιμολογίων περιλαμβάνει κάθε e-τιμολόγιο με κατάσταση, μορφή, έγγραφα, αποδεικτικό παράδοσης, λήξη και κατάσταση πληρωμής – συμπεριλαμβανομένων υπενθυμίσεων και ακύρωσης μέσω αυτόματου πιστωτικού.

Μία ενιαία μορφή τιμολογίου αρκεί όσο όλοι οι πελάτες βρίσκονται στην ίδια χώρα. Μόλις τιμολογήσεις εκτός συνόρων, αυτό αλλάζει: Στο Βέλγιο και την Ολλανδία χρησιμοποιείται το Peppol, στη Γαλλία το Factur-X, ενώ το XRechnung δεν έχει ισχύ εκτός Γερμανίας. Το PlainStaff το επιλύει αυτό μέσω ενός προεπιλεγμένου προφίλ εταιρείας και ενός διαφορετικού προφίλ ανά πελάτη – και τα δύο διαθέσιμα σε κάθε πακέτο.

Τι ξεκλειδώνει το πακέτο σου. Χωρίς το πακέτο Gold έχεις στη διάθεσή σου τις μορφές που ισχύουν στη χώρα της εταιρείας σου: στη Γαλλία το Factur-X, στην Αυστρία τα ZUGFeRD και Peppol BIS, στην Ολλανδία το Peppol BIS, στη Γερμανία τα XRechnung και ZUGFeRD. Μόνο όταν θέλεις να τιμολογήσεις πελάτες άλλων χωρών στη δική τους μορφή χρειάζεσαι το Gold – τότε είναι διαθέσιμα όλα τα προφίλ.

Οδηγίες ανά χώρα απευθείας στην καρτέλα πελάτη. Το PlainStaff σου δείχνει για τη χώρα του πελάτη σου ποια μορφή είναι συνήθης, αν πρόκειται για δημόσιο φορέα, επιχείρηση ή ιδιώτη – αναφέροντας την πηγή και την ημερομηνία ελέγχου. Με ένα κλικ εφαρμόζεται η προτεινόμενη μορφή, χωρίς αυτόματες μη ηθελημένες αλλαγές.

Διαφάνεια στην παράδοση: Το PlainStaff παράγει το έγγραφο και το αποστέλλει μέσω e-mail. Για επιχειρηματικούς πελάτες αυτό είναι επαρκές στις περισσότερες χώρες. Ορισμένες χώρες επιβάλλουν επιπλέον συγκεκριμένο δίαυλο διαβίβασης: το δίκτυο Peppol, το σύστημα SdI στην Ιταλία, το KSeF στην Πολωνία, το Chorus Pro στη Γαλλία ή τις πύλες ZRE και OZG-RE για τιμολόγια δημοσίου στη Γερμανία. Το PlainStaff δεν συνδέεται απευθείας με αυτές τις πύλες: ανεβάζεις το έτοιμο αρχείο στην πύλη ή μέσω του παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Η ένδειξη στην καρτέλα πελάτη σε ενημερώνει έγκαιρα πριν την έκδοση του τιμολογίου.

Ένα τιμολόγιο ολοκληρώνεται πραγματικά μόνο όταν εισπραχθούν τα χρήματα. Γι' αυτό το PlainStaff δεν σταματά στη δημιουργία: αποστολή, ημερομηνία λήξης, είσπραξη και υπενθυμίσεις βρίσκονται στην ίδια προβολή με το ίδιο το τιμολόγιο – χωρίς εξωτερικά φύλλα Excel.

Πάνελ αποστολής με καθοδήγηση. Μετά τη δημιουργία, ο επεξεργαστής e-mail ανοίγει δίπλα στο τιμολόγιο: οι παραλήπτες προσυμπληρώνονται από τη διεύθυνση e-τιμολόγησης του πελάτη, ενώ θέμα, κείμενο και υπογραφή προέρχονται από ένα πρότυπο e-mail – με πεδία αντικατάστασης για αριθμό τιμολογίου, ημερομηνία, λήξη, πελάτη, έργο και ποσό. Μπορείς να ορίσεις προεπιλεγμένο πρότυπο ανά πελάτη. Το PDF και το XML επισυνάπτονται αυτόματα, ενώ προσθέτεις επιπλέον αρχεία (PDF, JPG, PNG έως 20 MB) με απλό drag-and-drop.

Σε λήξη, ανεξόφλητο, ληξιπρόθεσμο. Το αρχείο εμφανίζει την ημερομηνία λήξης κάθε τιμολογίου και επισημαίνει τα ληξιπρόθεσμα στοιχεία μαζί με τον αριθμό ημερών καθυστέρησης. Όταν ένας πελάτης πληρώσει, επισημαίνεις το τιμολόγιο ως εξοφλημένο, ενέργεια που αναιρείται ανά πάσα στιγμή. Η κατάσταση πληρωμής έχει δική της στήλη και τα φίλτρα Ανεξόφλητο, Εξοφλημένο, Σε υπενθύμιση και Ληξιπρόθεσμο σου δείχνουν άμεσα τις οφειλές προς παρακολούθηση.

Διαδικασία υπενθύμισης σε τρία επίπεδα. Υπενθύμιση πληρωμής, 2η και 3η όχληση δημιουργούνται απευθείας από το τιμολόγιο: με τέλη υπενθύμισης, τόκους υπερημερίας και νέα προθεσμία πληρωμής. Η υπενθύμιση παράγεται σε PDF με το επιστολόχαρτό σου και στη γλώσσα του πελάτη, αρχειοθετείται και αποστέλλεται άμεσα μέσω e-mail. Τα στάδια δεν παραλείπονται, ενώ εξοφλημένα ή ακυρωμένα τιμολόγια δεν επιδέχονται υπενθύμιση.