PlainStaff Hilfe + FAQ

Grundlagen

PlainStaff kann mit den folgenden Browserversionen verwendet werden:

Grundlagen

Das Abonnement für die Nutzung von PlainStaff kann direkt innerhalb der App gekauft werden. Gehe dazu in den Einstellungen auf die Seite Abonnement. Hinterlege zunächst deine Rechnungsadresse und deine Kreditkarte, und wähle anschließend die zu lizenzierenden Module und Mitarbeiter aus. Nähere Informationen zur Sicherheit deiner Daten findest du hier. Hier geht es zu den Preisinformationen.

Grundlagen

Ein guter Start für die erstmalige Verwendung von PlainStaff ist der Einrichtungsassistent Booky. Er empfängt dich wenn du PlainStaff zu ersten Mal aufrufst. Solltest du ihn später erneut starten wollen, findest du ihn hinter dem Button “Setup starten” auf der Seite “Einstellungen”. Er führt dich durch alle Konfigurationen, die zur Verwendung von PlainStaff erforderlich sind.

Arbeitszeit Abwesenheiten

Mit Hilfe der Arbeitszeiterfassung können die eigenen Arbeitszeiten erfasst und somit dokumentiert werden. Wenn die Organisation für den Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell mit Soll-Stunden eingerichtet hat, wird anhand der Soll- und der Ist-Stunden automatisch der Saldo berechnet und ein Zeitkonto geführt. Im Gegensatz zur Arbeitszeiterfassung geht es bei der Projektzeiterfassung darum, fakturierbare Zeiten auf Kundenprojekte zu buchen, damit diese dem Kunden in Rechnung gestellt werden können. Details dazu unter dem Thema Projektzeiterfassung.

Projekte

Die Projektzeiterfassung dient der Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von projektbezogenen Arbeitszeiten. Im Gegensatz zur Projektzeiterfassung geht es bei der Arbeitszeiterfassung darum, auch nicht projektbezogene Arbeitszeiten zu erfassen, und Mehrarbeit sowie Fehlzeiten zu dokumentieren. Details dazu unter dem Thema Arbeitszeiterfassung.

Grundlagen Arbeitszeit

Buchungsarten werden verwendet, um die Zeitbuchungen zu klassifizieren. Sie entscheiden auch darüber, wie sich die Zeitbuchung auf den Gesamtsaldo auswirkt, welche Genehmigungsprozesse angewendet werden, und vieles mehr. PlainStaff liefert bereits einige vordefinierte Buchungsarten mit, es steht dir aber frei eigene zu definieren oder die vordefinierten an deine Bedürfnisse anzupassen.

Grundlagen

Diese Komponente ermöglicht das Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Mitarbeitern in PlainStaff. Der Mitarbeiterdialog unterteilt sich in die Bereiche Grundeinstellungen, Arbeitszeitmodelle, Urlaubsanspruch und Korrekturen.

Grundlagen Arbeitszeit

Feiertage sind notwendig, um die richtige Zielzeit für die Mitarbeiter zu berechnen. Für folgende Länder werden die Feiertag automatisch berücksichtigt (der Mitarbeiter muss lediglich der richtigen Region zugeordnet werden):

Projekte

Projekte sind die größtmögliche Einheit auf die in PlainStaff Projektzeiten erfasst werden können. Sie können entweder manuell in PlainStaff angelegt werden, oder aus Aufträgen aus dem ERP-System erzeugt werden. Letzteres ist jedoch nur mit der wecalapp Integration möglich. Folgende Einstellungen können für Projekte in PlainStaff gemacht werden:

Grundlagen Arbeitszeit

Regionen werden verwendet, um die Feiertage für die Mitarbeiter zu berechnen. Wenn Sie eine der vorgegebenen Regionen verwenden, werden die Feiertage automatisch ermittelt. PlainStaff kennt die Feiertage für folgende Länder. Sollte Ihr Land fehlen, senden Sie bitte eine Mail an sales@plainstaff.com.

Grundlagen Abwesenheiten

Für die Genehmigung von neuen und die Stornierung von existierenden Abwesenheiten, gibt es verschiedene vordefinierte Genehmigungsprozesse in PlainStaff. Diese können je Buchungstyp flexibel konfiguriert werden.

Grundlagen Integrationen

Die weclapp Integration bietet gegenüber den anderen ERP Integrationen ein zusätzliches Feature. Aufträge aus weclapp können als Projekte in PlainStaff importiert werden. Dabei wird aus jeder Position des Auftrages ein Task in PlainStaff. Der Stundensatz und das Budget werden ebenfalls aus dem Auftrag übernommen. Der Import der Aufträge wird über den Import Button oben rechts in der Projektübersicht gestartet. Es können entweder alle Aufträge importiert oder ein bestimmter Auftrag über die Auftragsnummer selektiert werden. Haben sich nachträglich Änderungen am Auftrag in weclapp ergeben, so kann der Auftrag einfach erneut importiert werden. Die Änderungen werden dabei übernommen.

Grundlagen Abwesenheiten

Der Urlaubsanspruch, die Genehmigung von Urlauben und die Berechnung des Resturlaubs sind alle Teil des Abwesenheitsmoduls. Der jährliche Urlaubsanspruch kann mit Gültigkeitszeitraum bei den Mitarbeitern hinterlegt werden. Auf diese Weise wird der Urlaubsanspruch auch korrekt berechnet, falls er sich unterjährig ändert etwa aufgrund einer Vertragsanpassung. Wird beim Urlaubsanspruch kein Enddatum hinterlegt, so gilt dieser Urlaubsanspruch auch für alle folgenden Jahre. Der Standard Urlaubsanspruch für neue Mitarbeiter kann in den Einstellungen hinterlegt werden. War der Mitarbeiter nicht das ganze Kalenderjahr im Unternehmen beschäftigt, wird der Urlaubsanspruch entsprechend anteilig umgerechnet.

Projekte

Mit PlainStaff können auf einfache Weise professionelle und einheitliche Tätigkeitsnachweise aus den erfassten Projektseiten erstellt werden. Einfach das Projekt und den Zeitraum wählen und auf dem Print Button drücken. Die Kopf- und Fußzeile des Tätigkeitsnachweises können vom Administrator in den Einstellungen definiert werden.

Abwesenheiten

Der Teamkalender zeig die genehmigten Abwesenheiten sowie die Geburtstage aller Teammitglieder. Er wird zum einen im Wochen- und Monatskalender in PlainStaff eingeblendet, und kann zum anderen in Outlook, Google oder Apple integriert werden. Das iCalendar-Format ist ein standardisiertes Datenformat zum Austausch von Terminen zwischen Applikationen. Die Termine im Teamkalender werden einmal täglich aktualisiert.

Arbeitszeit Projekte

Die Projektzeiten für ein Projekt können aus der Projektakte und die Arbeitszeiten können aus der Mitarbeiterübersicht exportiert werden.

Grundlagen Integrationen

Die Integration von PlainStaff in Dein ERP System kann an zwei Stellen erfolgen:

Projektzeit Arbeitszeit Abwesenheiten

Die Mitarbeiterübersicht bietet einen Überblick über alle Mitarbeiter für die der aktuelle Benutzer berechtigt ist. Von hier aus gelangst du mit einem Klick auf den Mitarbeiter zur Mitarbeiterakte. Die Mitarbeiterübersicht bietet je nach lizenziertem Modul für die Mitarbeiter folgende Kennzahlen:

Grundlagen Integrationen

Die Integration mit DATEV ermöglicht den Export der in PlainStaff erfassten Arbeitszeiten und Abwesenheiten für den Import in die Lohnabrechnung in DATEV.

Grundlagen

Verwenden Sie Teams, um Ihre Organisationsstruktur abzubilden. Jedes Team kann einen oder mehrere Manager haben. Die Manager haben Lese- und Schreibzugriff auf die Zeitkonten ihres Teams und werden für die Genehmigung von Abwesenheitsanträgen verwendet.

Mobile App

Die PlainStaff Mobile App kann in einen Multi-User Modus versetzt werden und so als “Stechuhr” im Betrieb verwendet werden. Öffne dazu die Einstellungen der PlainStaff App und tippe auf “Mehrbenutzermodus”:

Projekte

Die Kunden für die Projekte in PlainStaff werden in den Projekteinstellungen verwaltet:

Projekte

Falls du nicht möchtest, dass die Mitarbeiter in PlainStaff Euro-Beträge (Stundensätze, Umsätze, etc.) sehen können, so kannst du dies mit Hilfe eines Schalters in den Einstellungen verhindern.

Projekte

Wenn du für die in PlainStaff erzeugten Dokumente dein eigenes Briefpapier verwenden möchtest, so kannst du dieses im Admin-Bereich unter “Dokumenten Layout” hochladen.

Grundlagen Arbeitszeit

In der Arbeitswelt gibt es immer wieder aktuelle Themen, die für Arbeitgeber und Arbeitnehmer von großer Bedeutung sind. Eines dieser Themen ist die Arbeitszeiterfassung. Denn Arbeitszeiten sind nicht nur für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen von großer Bedeutung, sondern haben auch Auswirkungen auf die Arbeitszeitgestaltung und die Gesundheit der Arbeitnehmer.

Grundlagen

Die besten 10 Apps für Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung im direkten Vergleich.

Projekte

Mit Hilfe des PlainStaff Moduls Kapazitätsplanung lassen sich Projekte besser und übersichtlicher planen und vor allem die Auslastung der Mitarbeiter in der Projektplanung auf einen Blick optimieren. Sämtliche Änderungen an der Planung werden zunächst nur im Entwurf gemacht und erst mit einem Klick auf den “Speichern” Button werden die Änderungen tatsächlich durchgeführt.

Projekte

In der Projektübersicht werden alle im System vorhandenen Projekte dargestellt. Mitarbeiter mit den Rollen Admin, GF/BR und Projektadmin haben Zugriff auf die Projektübersicht mit allen Projekten. Mitarbeiter, die bei einem oder mehreren Projekten als Projektmanager eingetragen sind, haben nur Zugriff auf diese Projekte.

Archiv

Das Dokumentenarchiv in PlainStaff stellt für jeden Mitarbeiter und jedes Projekt eine digitale Personal- beziehungsweise Projektakte zur Verfügung. Diese Akten können mit Hilfe von Dokumentenarten Organisiert werden. Standardmäßig enthält PlainStaff bereits einige Dokumentenarten. Eigene Dokumentenarten können leicht hinzugefügt werden. Dabei stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Grundlagen Vergleichstest

Die richtige Arbeitszeiterfassung ist für Unternehmen unverzichtbar, um Arbeitszeiten präzise zu dokumentieren, Projekte effizient zu steuern und gesetzliche Anforderungen einzuhalten. In diesem Artikel stellen wir die 10 besten Tools für Arbeitszeiterfassung im Jahr 2025 vor, vergleichen ihre Funktionen, Vorteile und Zielgruppen und zeigen auf, welches Tool für welche Bedürfnisse am besten geeignet ist.