Projekte sind die größtmögliche Einheit auf die in PlainStaff Projektzeiten erfasst werden können. Sie können entweder manuell in PlainStaff angelegt werden, oder aus Aufträgen aus dem ERP-System erzeugt werden. Letzteres ist jedoch nur mit der wecalapp Integration möglich. Folgende Einstellungen können für Projekte in PlainStaff gemacht werden:
- Kunde: Auswahl des Kunden, zu dem das Projekt gehört. Kunden können hier manuell angelegt oder aus dem ERP-System importiert werden.
- Projektnummer (optional): Eindeutiger Bezeichner des Projektes.
- Kostenstelle (optional): Kostenstelle für das Projekt
- Name: Name des Projektes.
- Beschreibung (optional): Beschreibung des Projektes.
- Projektleiter: Die Liste der Projektleiter. Jeder Projektleiter hat vollen Zugriff auf das Projekt.
- Zusätzliche Pflichtfelder (optional): Hier können Felder eingetragen werden, die für alle Zeitbuchungen in diesem Projekt pflicht sind. Diese Einstellung überschreibt die gleichnamige in der globalen Konfiguration.
- Status: "In Vorbereitung", "Läuft" oder "Beendet". Nur auf Projekte im Status "Läuft" können Zeiten erfasst werden.
- Währung: Währung des Projektes. Wird hier eine andere als die Hauswährung ausgewählt, müssen zwingend durch einen Administrator entsprechende Umrechnungskurse hinterlegt werden.
- Steuersatz: Mit diesem Feld kann der Mehrwertsteuersatz, der in der Konfiguration der Integration hinterlegt ist überschrieben werden. Auf diese Weise werden Rechnungen für dieses Projekt mit dem abgewandelten Mehrwertsteuersatz erstellt.
- Erfassung: Hiermit kann festgelegt werden, ob in diesem Projekt Stundenmengen oder Uhrzeiten erfasst werden sollen. Diese Einstellung überschreibt die gleichnamige in der globalen Konfiguration.
Tasks
Projekte können noch in Tasks untergliedert werden und diese Tasks können beliebig tief geschachtelt werden. Achte aber darauf, dass die Struktur nicht zu unübersichtlich wird. Für Tasks gibt es die folgenden Einstellungen:
- Name: Name des Tasks
- Beschreibung: Information über den Task. Diese werden den Mitarbeiter in ihren Kalendern mit dem Task angezeigt.
- Status: Status des Tasks (Neu, Aktiv, Geschlossen). Auf geschlossene Tasks können keine Zeiten mehr erfasst werden.
- Budget: Das Taskbudget in €. Für Tasks ohne festes Budget trage hier einfach 0 ein.
- Geplanter Aufwand: Der geplante Aufwand in Stunden. Trage hier ebenfalls eine 0 ein wenn der Aufwand nicht getrackt werden soll.
- Start- und Enddatum: Nur innerhalb dieser Grenzen können Zeiten auf den Task gebucht werden. Das Enddatum kann leer gelassen werden für unbegrenzt laufende Tasks.
- Zugeordnete Mitarbeiter: Hier werden die Mitarbeiter oder Teams zugeordnet, die auf den Task buchen können sollen. Es kann auch "Alle Mitarbeiter" ausgewählt werden. Für jede Zuordnung kann ein Stundensatz und ein geplanter Aufwand hinterlegt werden.