Ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο δεν είναι ένα απλό αρχείο PDF που αποστέλλεται μέσω email, αλλά ένα δομημένο σύνολο δεδομένων που το λογιστήριο του παραλήπτη μπορεί να επεξεργαστεί αυτόματα. Η κοινή βάση στην Ευρώπη είναι το πρότυπο EN 16931. Κάθε χώρα το συμπληρώνει με δικά της προφίλ και κανάλια διαβίβασης: η Γερμανία με το XRechnung και το ZUGFeRD, η Γαλλία με το Factur-X και μεγάλο μέρος της ΕΕ με το Peppol BIS.
Το PlainStaff δημιουργεί αυτές τις μορφές απευθείας από την τιμολόγηση των έργων σου. Οι διαθέσιμες μορφές εξαρτώνται από τη χώρα της εταιρείας σου: κάθε πρόγραμμα περιλαμβάνει ακριβώς τις μορφές που προβλέπονται σε αυτήν τη χώρα – στη Γερμανία XRechnung και ZUGFeRD, στη Γαλλία Factur-X, στην Αυστρία ZUGFeRD και Peppol BIS, στο Βέλγιο ή στην Ολλανδία Peppol BIS. Το πρόγραμμα Gold ξεκλειδώνει επιπλέον όλα τα υπόλοιπα προφίλ, ώστε να μπορείς να τιμολογείς κάθε πελάτη στη μορφή της δικής του χώρας.
Ισχύει ήδη η ηλεκτρονική τιμολόγηση για εσένα; Αυτό εξαρτάται από τη χώρα και τον τύπο παραλήπτη. Τα τιμολόγια προς τον δημόσιο τομέα (B2G) πρέπει να εκδίδονται ηλεκτρονικά εδώ και χρόνια στο μεγαλύτερο μέρος της Ευρώπης. Για το B2B, οι χώρες ακολουθούν διαφορετικά χρονοδιαγράμματα. Το PlainStaff εμφανίζει απευθείας στην καρτέλα του πελάτη την τρέχουσα αξιολόγηση για κάθε χώρα με πηγή και ημερομηνία ελέγχου (βλ. Επισήμανση χώρας παρακάτω).
Προαπαιτούμενα: Συμπλήρωση στοιχείων εταιρείας
Για να πληροί ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο τους κανόνες επικύρωσης του προφίλ του, τα στοιχεία της επιχείρησής σου πρέπει να είναι πλήρη. Άνοιξε Ρυθμίσεις → Στοιχεία εταιρείας και έλεγξε:
- Επωνυμία, διεύθυνση (οδός, Τ.Κ., πόλη, χώρα)
- ΑΦΜ / VAT ID και φορολογικά στοιχεία
- Διεύθυνση email και προαιρετικά τηλέφωνο
- Τραπεζικά στοιχεία (IBAN, BIC, όνομα τράπεζας)
- Τρόπο πληρωμής (π.χ. τραπεζική μεταφορά ή πάγια εντολή SEPA) και προθεσμία πληρωμής
- Προφίλ ηλεκτρονικού τιμολογίου: το πρότυπο της εταιρείας σου. Ισχύει για κάθε πελάτη που δεν έχει δική του μορφή: στη Γερμανία τυπικά XRechnung 3.0.2 για δημόσιες αρχές ή ZUGFeRD 2.3 για επιχειρήσεις, στη Γαλλία Factur-X, στις χώρες Peppol Peppol BIS 3.0.
Η λίστα ελέγχου στη σελίδα σου δείχνει ποια υποχρεωτικά στοιχεία λείπουν. Δημιούργησε ηλεκτρονικά τιμολόγια μόνο αφού ολοκληρωθεί πλήρως.
Η χώρα καθορίζει τις επιλογές. Εάν αλλάξεις χώρα στα στοιχεία εταιρείας, αλλάζει και η λίστα των διαθέσιμων προφίλ. Εάν το προηγούμενο προφίλ σου δεν είναι διαθέσιμο στη νέα χώρα, το PlainStaff μεταβαίνει αυτόματα στη συνιστώμενη μορφή για εκείνη τη χώρα.
Βήμα 1: Ενημέρωση καρτέλας πελάτη – Αναγνωριστικό παραλήπτη και κατηγορία ΦΠΑ
Κάθε ηλεκτρονικό τιμολόγιο φέρει μια αναφορά πελάτη (BT-10): το αναγνωριστικό με το οποίο ο παραλήπτης αντιστοιχίζει το τιμολόγιο στην εσωτερική του διαδικασία (αριθμός παραγγελίας, κέντρο κόστους, αριθμός σύμβασης). Οι δημόσιοι φορείς ορίζουν συχνά δικό τους αναγνωριστικό (στη Γερμανία είναι το Leitweg-ID, υποχρεωτικό για το XRechnung).
- Άνοιξε Πελάτες → Επεξεργασία πελάτη, ενότητα Ηλεκτρονική τιμολόγηση.
- Εάν πρόκειται για δημόσιο φορέα, ενεργοποίησε την επιλογή Δημόσιος φορέας / Αναθέτουσα αρχή.
- Καταχώρισε το αναγνωριστικό που απαιτεί ο παραλήπτης: το Leitweg-ID (γερμανικές αρχές) ή την Αναφορά πελάτη (όλοι οι άλλοι).
- Έλεγξε: υπόκειται ο πελάτης σε ΦΠΑ; Εάν όχι, επίλεξε την κατάλληλη κατηγορία ΦΠΑ (π.χ. E – απαλλαγή βάσει άρθρου 151 Οδηγίας ΦΠΑ, AE – αντίστροφη επιβάρυνση / Reverse Charge, K – ενδοκοινοτική παράδοση) και συμπλήρωσε την αιτιολογία απαλλαγής εάν απαιτείται.
- Αποθήκευσε τον πελάτη.
Για το BT-10 ισχύει αυστηρή ιεραρχία: ένα καταχωρισμένο Leitweg-ID υπερισχύει πάντα, ακολουθεί η αναφορά πελάτη που έχει οριστεί στο έργο και τέλος εκείνη που έχει οριστεί στον πελάτη.
Βήμα 2: Ορισμός μορφής ανά πελάτη
Από προεπιλογή, κάθε πελάτης λαμβάνει το εταιρικό πρότυπο προφίλ. Εάν ένας πελάτης εδρεύει σε άλλη χώρα, αυτό το προφίλ είναι συχνά ακατάλληλο: το XRechnung δεν έχει ισχύ εκτός Γερμανίας, στο Βέλγιο και την Ολλανδία απαιτείται Peppol BIS και στη Γαλλία Factur-X.
Στην ενότητα Ηλεκτρονική τιμολόγηση της καρτέλας πελάτη, επίλεξε μια συγκεκριμένη μορφή στο πεδίο Προφίλ ηλεκτρονικού τιμολογίου:
| Προφίλ | Χρήση | Διαθέσιμο χωρίς Gold για εταιρείες σε |
|---|---|---|
| EN 16931 – CII / UBL | Ουδέτερο ευρωπαϊκό πρότυπο χωρίς εθνικές επεκτάσεις | Ιταλία (UBL) |
| Peppol BIS Billing 3.0 | Ανταλλαγή στην ΕΕ μέσω του δικτύου Peppol (UBL) | Αυστρία, Βέλγιο, Ολλανδία, Δανία, Σουηδία, Φινλανδία, Νορβηγία |
| Factur-X 1.07 | Γαλλία, υβριδικό PDF κατά EN 16931 | Γαλλία |
| XRechnung 3.0.2 | Δημόσιος τομέας στη Γερμανία (XML) | Γερμανία |
| ZUGFeRD 2.3 (EN 16931) | B2B τιμολόγιο ως υβριδικό PDF με ενσωματωμένα δεδομένα | Γερμανία, Αυστρία, Ελβετία, Ηνωμένο Βασίλειο, ΗΠΑ |
Υβριδικό PDF ή καθαρό XML; Τα ZUGFeRD και Factur-X δημιουργούν ένα ενιαίο αρχείο PDF στο οποίο είναι ενσωματωμένο το σύνολο δεδομένων: ο παραλήπτης βλέπει ένα σύνηθες έγγραφο, ενώ το λογισμικό του διαβάζει τα δεδομένα. Τα XRechnung, Peppol BIS και τα προφίλ EN 16931 δημιουργούν ένα καθαρό αρχείο XML, στο οποίο το PlainStaff επισυνάπτει επιπλέον ένα ευανάγνωστο PDF.
Τα προφίλ που δεν περιλαμβάνονται στο πρόγραμμά σου εμφανίζονται στη λίστα με την ένδειξη PRO και απαιτούν το πρόγραμμα Gold. Εάν το PlainStaff δεν έχει συγκεκριμένη ρύθμιση για τη χώρα σου, τα XRechnung και ZUGFeRD παρέχονται ως βασική διαμόρφωση.
Εάν παραμείνει η επιλογή Πρότυπο (ρύθμιση εταιρείας), εξακολουθεί να ισχύει δυναμικά το εταιρικό σου πρότυπο για όλους τους πελάτες χωρίς εξατομικευμένη μορφή.
Επισήμανση χώρας. Μόλις δηλωθεί χώρα για τον πελάτη, το PlainStaff εμφανίζει μια εκτίμηση ανάλογα με τον τύπο παραλήπτη:
- Υποστηρίζεται – Το PlainStaff δημιουργεί τη συνήθη μορφή εκεί και η αποστολή μέσω email γίνεται δεκτή.
- Απαιτείται παράδοση σε πύλη – Δημιουργούμε το σωστό έγγραφο, αλλά η χώρα επιβάλλει συγκεκριμένο κανάλι διαβίβασης (π.χ. δίκτυο Peppol, Chorus Pro στη Γαλλία, ZRE/OZG-RE στη Γερμανία, USP στην Αυστρία). Μεταφορτώνεις το αρχείο στην πύλη ή το υποβάλλεις μέσω του παρόχου σου.
- Δεν υποστηρίζεται – Η χώρα απαιτεί εθνική μορφή που το PlainStaff δεν παράγει απευθείας (π.χ. FatturaPA στην Ιταλία, KSeF στην Πολωνία, Facturae στην Ισπανία, e-Factura στη Ρουμανία). Ένας πάροχος που μετατρέπει έγγραφα EN 16931 μπορεί να καλύψει αυτήν την ανάγκη.
- Έχει ανακοινωθεί – Μια υποχρέωση έχει ψηφιστεί αλλά δεν έχει τεθεί ακόμη σε ισχύ.
Κάθε επισήμανση περιλαμβάνει την πηγή και την ημερομηνία τελευταίου ελέγχου. Το συνιστώμενο προφίλ επιλέγεται απευθείας από τη λίστα.
Χωρίς το πρόγραμμα Gold μπορείς να επιλέξεις ελεύθερα μεταξύ των μορφών της χώρας σου για κάθε πελάτη. Τα υπόλοιπα προφίλ επισημαίνονται με PRO.
Βήμα 3: Δημιουργία τιμολογίου
- Άνοιξε το έργο και επίλεξε Εξαγωγή καταχωρίσεων στο φύλλο χρόνου εργασίας.
- Επίλεξε ως προορισμό Ηλεκτρονική τιμολόγηση και την περίοδο χρέωσης.
- Το PlainStaff ελέγχει το τιμολόγιο πριν από τη δημιουργία του σύμφωνα με τους επίσημους κανόνες του επιλεγμένου προφίλ, συμπεριλαμβανομένων των εθνικών κανόνων (όπως οι κανόνες BR-DE για το XRechnung ή οι κανόνες Peppol).
- Εάν όλα είναι εντάξει, το τιμολόγιο δημιουργείται αμέσως και ανοίγει ο επεξεργαστής email (βλ. Βήμα 5).
- Σε αντίθετη περίπτωση, ο πίνακας παραθέτει τα ευρήματα:
- Τα σφάλματα εμποδίζουν τη δημιουργία. Κάθε εύρημα εξηγείται κατανοητά με σύνδεσμο για άμεση διόρθωση.
- Οι προειδοποιήσεις δεν εμποδίζουν τη δημιουργία. Για παράδειγμα, εάν τιμολογείς σε άλλη χώρα και η θέση παραμένει στον εγχώριο κανονικό συντελεστή ΦΠΑ, το PlainStaff σε ειδοποιεί να ελέγξεις εάν πρόκειται για αντίστροφη επιβάρυνση, ενδοκοινοτική παράδοση ή εξαγωγή. Επίλεξε Επιβεβαίωση προειδοποιήσεων και κάνε κλικ στο Δημιουργία τιμολογίου.
Βήμα 4: Διαβίβαση τιμολογίου
Το PlainStaff δημιουργεί το ηλεκτρονικό τιμολόγιο και το αποστέλλει μέσω email. Ο παραλήπτης ή η νομοθεσία της χώρας του καθορίζει εάν αυτό επαρκεί:
«Υποστηρίζεται» – Το email επαρκεί. Η συνήθης περίπτωση για εμπορικούς πελάτες. Αμέσως μετά τη δημιουργία ανοίγει ο επεξεργαστής email (βλ. Βήμα 5). Μπορείς να αποκτήσεις πρόσβαση και αργότερα στο αρχείο μέσω της επιλογής Επαναποστολή. Το τιμολόγιο αποστέλλεται στη διεύθυνση email ηλεκτρονικής τιμολόγησης του πελάτη (ή εναλλακτικά στην κύρια διεύθυνση). Τα ZUGFeRD και Factur-X αποστέλλονται ως ενιαίο υβριδικό PDF, ενώ τα XRechnung, Peppol και EN 16931 ως PDF μαζί με ξεχωριστό αρχείο XML.
«Απαιτείται παράδοση σε πύλη» – Λήψη και υποβολή αρχείου. Το PlainStaff δεν συνδέεται απευθείας με πύλες ή δίκτυα όπως Peppol, SdI (Ιταλία), KSeF (Πολωνία), Chorus Pro (Γαλλία), ZRE/OZG-RE (Γερμανία) ή USP (Αυστρία). Κατέβασε το PDF και το XML από το αρχείο και υπόβαλέ τα στην πύλη της χώρας ή στον πάροχό σου.
Παράδειγμα Γερμανίας (B2G): Η διαβίβαση πραγματοποιείται μέσω της πύλης ZRE ή OZG-RE. Κατέβασε το αρχείο XML από το αρχείο τιμολογίων, συνδέσου στην πύλη και υπόβαλέ το με το Leitweg-ID του παραλήπτη.
«Δεν υποστηρίζεται» – Μέσω παρόχου. Εάν η χώρα απαιτεί εθνική μορφή που δεν παράγει το PlainStaff, χρησιμοποίησε έναν πάροχο που μετατρέπει έγγραφα EN 16931 σε αυτήν τη μορφή. Δημιούργησε το τιμολόγιο στο ουδέτερο προφίλ EN 16931 (CII ή UBL) και παρέδωσε το αρχείο στον πάροχο.
Βήμα 5: Αποστολή μέσω email με πρότυπα και συνημμένα
Μόλις δημιουργηθεί το τιμολόγιο, ανοίγει ο επεξεργαστής email στον ίδιο πίνακα. Μπορείς να ανοίξεις τον ίδιο επεξεργαστή αργότερα από το αρχείο μέσω της επιλογής Επαναποστολή.
- Οι παραλήπτες προσυμπληρώνονται από τη διεύθυνση email ηλεκτρονικής τιμολόγησης του πελάτη (εναλλακτικά την κύρια διεύθυνση).
- Το πρότυπο ορίζει θέμα, περιεχόμενο και υπογραφή με μία κίνηση. Τα πρότυπα διαχειρίζονται στις Ρυθμίσεις → Γενικά → Πρότυπα email.
- Οι μεταβλητές αντικαθίστανται αυτόματα:
{{invoiceNumber}},{{issueDate}},{{dueDate}},{{customerName}},{{projectName}},{{companyName}},{{totalGross}}και{{currency}}. - Συνημμένα: Το PDF και το XML επισυνάπτονται αυτόματα. Μπορείς να σύρεις επιπλέον αρχεία (PDF, JPG ή PNG, έως 20 MB συνολικά).
Μπορείς να ορίσεις ένα προεπιλεγμένο πρότυπο email ανά πελάτη (Πελάτες → Επεξεργασία πελάτη → Ηλεκτρονική τιμολόγηση).
Αρχείο τιμολογίων: Κατάσταση, επαναποστολή, ακύρωση
Το κεντρικό αρχείο βρίσκεται ανά έργο στο Έργα → Έργο → Ηλεκτρονικά τιμολόγια και συνολικά στο Ρυθμίσεις → Έργα → Ηλεκτρονικά τιμολόγια:
- Λίστα κάθε τιμολογίου με αριθμό, ημερομηνία έκδοσης, λήξη, πελάτη, ποσά, κατάσταση (Πρόχειρο, Εκδόθηκε, Απεστάλη, Ακυρώθηκε), πληρωμή και προφίλ.
- Φίλτρα κατά κείμενο, κατάσταση, περίοδο χρέωσης και πληρωμή (Εκκρεμεί, Πληρώθηκε, Υπενθυμίστηκε, Ληξιπρόθεσμο).
- Λήψη PDF/XML – για μεταφόρτωση σε πύλες ή παράδοση στον πάροχο.
- Λήψη υπενθύμισης πληρωμής – κάθε επίπεδο υπενθύμισης αποθηκεύεται ως PDF.
- Επαναποστολή σε περίπτωση αποτυχίας παράδοσης.
- Επισήμανση ως πληρωμένο – με δυνατότητα αναίρεσης.
- Δημιουργία υπενθύμισης πληρωμής – 1η, 2η ή 3η όχληση.
- Ακύρωση με υποχρεωτική αιτιολογία – το PlainStaff δημιουργεί αυτόματα πιστωτικό τιμολόγιο με δικό του αριθμό, επισημαίνει το αρχικό τιμολόγιο ως ακυρωμένο και καθιστά τις ώρες ξανά διαθέσιμες για τιμολόγηση.
Η στήλη Προφίλ δείχνει τη μορφή στην οποία όντως δημιουργήθηκε το έγγραφο.
Είσπραξη και λήξη προθεσμίας
Η κατάσταση αποστολής περιγράφει το έγγραφο, ενώ η πληρωμή εμφανίζεται σε ξεχωριστή στήλη:
- Εκκρεμεί – Το τιμολόγιο εκδόθηκε, τα χρήματα δεν έχουν εισπραχθεί ακόμα.
- Πληρώθηκε – Ορίζεται μέσω του Επισήμανση ως πληρωμένο.
- 1η, 2η ή 3η υπενθύμιση – Μόλις εκδοθεί όχληση, η στήλη αναφέρει το επίπεδο που επιτεύχθηκε.
Η στήλη Λήξη δείχνει την προθεσμία πληρωμής. Εάν έχει εκδοθεί υπενθύμιση, ισχύει η νέα προθεσμία της τελευταίας υπενθύμισης. Εάν παρέλθει η προθεσμία και το τιμολόγιο δεν έχει πληρωθεί ούτε ακυρωθεί, η γραμμή επισημαίνεται ως Ληξιπρόθεσμο.
Το φίλτρο Πληρωμή → Ληξιπρόθεσμο εμφανίζει άμεσα όλες τις οφειλές που χρήζουν παρακολούθησης.
Διαδικασία οχλήσεων: τρία επίπεδα
Μπορείς να δημιουργήσεις υπενθυμίσεις στο αρχείο μέσω του μενού ενεργειών → Δημιουργία υπενθύμισης πληρωμής → επιθυμητό επίπεδο:
| Επίπεδο | Ονομασία | Τυπικό τέλος όχλησης |
|---|---|---|
| 1 | Υπενθύμιση πληρωμής | 0,00 |
| 2 | 2η υπενθύμιση | 5,00 |
| 3 | Τελική όχληση | 10,00 |
Τα ποσά είναι προτάσεις στο νόμισμα του τιμολογίου και μπορούν να τροποποιηθούν ελεύθερα σύμφωνα με τη νομοθεσία της χώρας σου ή τη σύμβασή σου.
Στο παράθυρο διαλόγου ορίζεις:
- Επίπεδο όχλησης – Τα επίπεδα δεν παραλείπονται. Το επόμενο επιτρεπόμενο επίπεδο είναι προεπιλεγμένο.
- Νέα προθεσμία πληρωμής – Τυπικά 7 ημέρες από σήμερα.
- Τέλος όχλησης και τόκοι υπερημερίας – Προσυμπληρώνεται το τυπικό τέλος του επιπέδου.
- Αποστολή υπενθύμισης μέσω email στον πελάτη – Προαιρετικά.
Το PlainStaff δημιουργεί ένα PDF στο επιστολόχαρτό σου και στη γλώσσα του πελάτη, το αποθηκεύει στο αρχείο και το αποστέλλει άμεσα.
Τα εξοφλημένα και ακυρωμένα τιμολόγια δεν επιδέχονται όχληση.
Συνήθη σφάλματα
Αυτά τα ευρήματα εμφανίζονται ανεξάρτητα από το προφίλ:
| Επισήμανση | Αιτία | Επίλυση |
|---|---|---|
| Λείπει το ΑΦΜ/VAT ID | Ελλιπή στοιχεία εταιρείας | Συμπλήρωση ΑΦΜ στις Ρυθμίσεις → Στοιχεία εταιρείας |
| Λείπουν τραπεζικά στοιχεία | Δεν έχει δηλωθεί IBAN | Συμπλήρωση IBAN στις Ρυθμίσεις → Στοιχεία εταιρείας |
| Λείπουν όροι πληρωμής | Δεν έχει οριστεί προθεσμία πληρωμής | Ορισμός προθεσμίας πληρωμής στα στοιχεία εταιρείας |
| Προειδοποίηση: εγχώριος συντελεστής σε πελάτη εξωτερικού | Ο πελάτης εδρεύει σε άλλη χώρα αλλά η θέση έχει κανονικό συντελεστή S | Έλεγχος για αντίστροφη επιβάρυνση (AE), ενδοκοινοτική παράδοση (K) ή εξαγωγή (G) και προσαρμογή κατηγορίας ΦΠΑ στον πελάτη |
Αυτά τα ευρήματα προέρχονται από τους ειδικούς κανόνες κάθε προφίλ:
| Επισήμανση | Προφίλ | Αιτία και επίλυση |
|---|---|---|
| BR-DE-15: Λείπει το Leitweg-ID | XRechnung | Πελάτης του γερμανικού δημοσίου χωρίς Leitweg-ID – καταχώριση στην καρτέλα πελάτη |
| BR-DE-5: Λείπει υπεύθυνος επικοινωνίας | XRechnung | Το XRechnung απαιτεί στοιχεία επικοινωνίας του πωλητή – συμπλήρωση στα Στοιχεία εταιρείας |
| BR-DE-1: Λείπουν όροι πληρωμής | XRechnung | Ορισμός προθεσμίας πληρωμής στα στοιχεία εταιρείας |
| PEPPOL-EN16931-R004 / CL008: Μη έγκυρο σχήμα τελικού σημείου | Peppol BIS | Το Peppol ταυτοποιεί τα μέρη μέσω κωδικού σχήματος που προκύπτει από το ΑΦΜ. Καταχώρισε το ΑΦΜ στην εταιρεία και στον πελάτη |
Το Leitweg-ID είναι υποχρεωτικό μόνο στο XRechnung (γερμανικός κανόνας BR-DE-15). Για πελάτες σε άλλες χώρες με Peppol BIS, Factur-X ή EN 16931, αρκεί η αναφορά πελάτη ως BT-10.